Бизнес-процессы и их функции

Выстраивание бизнес-процессов необходимо для простого понимания того, как работает бизнес или как он должен работать. Это возможно посредством создания наглядной схемы, которая представляет специфику и механизм работы компании. Неопытному сотруднику сложно разобраться с большим пластом новой информации, но если она подается структурировано, четко и лаконично, это намного упрощает задачу.

Выстраивание бизнес-процессов ― это:

• технология для описания и информирования о текущем или предполагаемом будущем состоянии компании;
• метод построения этапов, привлечения участников и выстраивания логики принятия решений в бизнес-процессах;
• способ повышения организационной эффективности и качества бизнеса (его начало было положено в бизнесе, ориентированном на прибыль, но методология применима к любой организованной деятельности);
• ориентирование на повышение эффективности бизнеса за счет оптимизации взаимосвязанных действий при предоставлении продукта или услуги;
• список задач и действий для представления бизнес-процессов формальным способом, позволяющий анализировать и совершенствовать эти процессы.

Выстроенные процессы представляют собой комбинацию разных этапов, связанных с отображением и обнаружением информации, моделированием, анализом и совершенствованием.

Популярность методики

Процессное управление (ПУ) быстро развивалось на протяжении последних 20-30 лет и заменило предыдущие методы повышения эффективности организации: исследование времени и движения, общее управление качеством. Такой высокий спрос объясняется рядом факторов.

1. Увеличением прозрачности и отчетности всех организаций, включая государственные службы и правительство.

2. Расширенным использованием информационно-коммуникационных систем.

3. Современной сложностью бизнеса.

Налаживание бизнес-процессов очень полезно при управлении изменениями в организациях и этот способ можно рассматривать как инструмент управления качеством в силу его:

• технической природы;
• акцента на процессе;
• аналитических подходов и обязанностей, возникающих при повышении качества на рынке.

Главные функции бизнес-процессов

Функции представляют собой определенную цепочку действий. Процессное управление ― это диаграмма, состоящая из последовательности конкретных шагов. Обычно она показывает события, действия, ссылки или точки подключения от начала до конца. Эта модель включает в себя как IT-процессы, так и процессы персонала.

Моделирование бизнес-процессов ― это межфункциональное состояние, обычно объединяющее работу и документацию более чем одного отдела организации.

В ПУ ресурсы представлены с точки зрения того, как они обрабатываются. Люди (команды, отделы) характеризуются по тем параметрам, которые они выполняют (что, для чего, когда, по каким причинам). Подробные детали указывать особенно важно, если существуют различные возможности или варианты. Выстраивание процессов может также включать работу систем внешних организаций, которые входят в основную деятельность.

В крупных организациях модели бизнес-процессов, как правило, анализируют и представляют более подробно, чем в небольших фирмах.

Это логичное следствие масштаба компании и сложности ее функционирования. Моделирование бизнес-процессов может определяться различными компьютеризированными инструментами или программным обеспечением.

1. Расшифровка моделирования бизнес-процессов.

Состоит из символов, которые используются в качестве представления задач и рабочих процессов. В этом методе можно применять любые символы, но использование стандартизированных знаков позволит легче сотрудничать с внешними аналитиками и избавит от необходимости изобретать свой собственный визуальный язык.

Символы подразделяются на следующие категории.

• Объекты потока ― показывают ход процесса, представлены следующим образом:
  • Круглые фигуры для размещения событий;
  • Прямоугольные фигуры для размещения мероприятия;
  • Ромбовидные фигуры, в которых показываются контрольные точки или шлюзы.
• Соединение объектов ― используется для отображения того, как связаны задачи и в какой последовательности они выполняются:
  • Сплошные линии, показывающие передачу задач;
  • Пунктирные линии, показывающие сообщения.
• Дорожки ― предусматривают подпроцессы, которые разделяют обязанности и то, как они взаимодействуют.
• Линии — это люди или отделы, на которых влияет подпроцесс.
• Артефакты ― используются, если у вас есть дополнительная информация, не являющаяся потоком последовательностей или потоком сообщений, но которая дополнительно объясняет процесс.
• Пунктирные линии ― указывают на объект потока, на который распространяется дополнительная информация.
• Квадраты, очерченные точками, и тире. Эти элементы группы связаны на диаграмме.
• Квадратная скобка. Здесь добавлены текстовые аннотации.

2. Унифицированные диаграммы языка моделирования.

Унифицированный язык моделирования — это более современный подход к моделированию и документированию процессов. Изначально был разработан разработчиками программного обеспечения, но успешно использовался в моделировании бизнес-процессов с использованием более объектно-ориентированного подхода к 14 типам диаграмм.

3. Методика построения технологической схемы.

Это графическое представление того, что изготовлено или произведено. Оно дает людям, участвующим в проекте или процессе, единую точку отсчета. Блок-схемы используют базовые фигуры и стрелки для определения взаимосвязей, таких как процессы, решения или данные.

4. Диаграммы потоков данных.

Показывают, как данные поступают в систему из внешних источников, как перемещаются внутри системы и как они хранятся. Символы немного различаются, но в целом основаны на тех же принципах.

• Квадраты ― показывают внешние объекты, которые являются либо источником данных, либо местом назначения.
• Закругленные прямоугольники ― это процессы, которые получают данные в качестве входной информации, взаимодействуют с ней, а затем выдают выходные данные.
• Стрелки ― показывают поток данных либо в виде электронных данных, либо в виде физических элементов.
• Открытые прямоугольники ― это хранилища данных: электронные хранилища (базы данных или XML-файлы), физические хранилища (шкафы для хранения документов или стопки бумаги).

5. Диаграммы ролевой активности.

Используются для отображения нематериальных ролей или идей поведения, которые требуются в компании. Часто это могут быть функции внутри бизнеса, системы в IT или роли клиентов и поставщиков. Они легко читаются, понятны, часто дают другой взгляд на процесс, что помогает поддерживать связь.

6. Диаграммы взаимодействия ролей.

Диаграммы взаимодействия — это модели бизнес-процессов, которые графически иллюстрируют работу различных процессов друг с другом в системе. Существует два типа диаграмм взаимодействия, обычно используемых для описания различных аспектов взаимодействия в системе.

• Диаграмма последовательности показывает взаимодействие между объектами в той очередности, в которой они происходят. Она описывает функционирование объектов в системе, их последовательность и частоту использования для документирования и понимания того, что требуется новым и существующим системам.
• Диаграммы совместной работы используются для определения и уточнения ролей объектов, которые выполняют определенный поток событий в визуальном формате, и служат основным источником информации при определении обязанностей класса и интерфейсов.

7. Диаграммы Ганта.

В конце 19 века диаграммы Ганта были золотым стандартом. Сейчас они пользуются популярностью у компаний, готовящихся к проектам с четкими временными рамками или с чувствительными ко времени процессами, которые необходимо фиксировать и отслеживать. Диаграммы Ганта позволяют людям, участвующим в различных частях процесса, легко видеть, когда они должны приступить к работе, к какому времени каждая задача должна быть завершена, а также проверять, все ли подпроцессы выполняются по расписанию.

8. Интегрированное определение для моделирования функций.

Интегрированное определение для моделирования функций отображается, когда родительские действия приводят к появлению дочерних диаграмм. Существует 15 форм, каждая из них адресует другой тип потока для функций, информации, данных, проектирования имитационной модели, сбора описания процесса.

9. Цветные сети Петри.

Когда в системе множество процессов, которые взаимодействуют и синхронизируются друг с другом, то цветные сети Петри идеальны. Этот метод моделирования используется для проектирования, уточнения, моделирования и проверки систем.
Сети Петри уникальны тем, что они могут представлять и состояние ― пассивное, неотправленное или ожидание, и действие ― отправка, получение или передача. И все действия можно изобразить на одной и той же диаграмме.

Цветные сети используют цвета, чтобы различать свои символы, и формальное математическое представление с четко определенным синтаксисом и семантикой.

10. Объектно-ориентированные методы.

Это больше, чем просто моделирование с объектами: он включает передачу сообщений, инкапсуляцию (где скрыта внутренняя детализация), наследование от класса к подклассу и полиморфизм (где одна и та же процедура может работать с разными типами данных).

Методов моделирования бизнес-процессов достаточно много. Важно найти тот, который позволит всем участникам системы или процесса выполнять свои задачи последовательно и эффективно, обеспечивая предсказуемый и измеримый результат. Необходимо стремиться к созданию информативной и простой для восприятия схемы. Именно в таком формате она дает истинное представление того, как процесс выполняется в реальных условиях.

Сопровождение при трудоустройстве для топ-менеджеров

Узнайте, как гарантированно получить работу в крупнейших российских и международных компаниях вместе с TakeMyTime и методикой от успешных руководителей высшего звена

Подробнее

Автор публикации

не в сети 2 года

Татьяна Добрякова

0

Комментарии: 0Публикации: 250Регистрация: 08-02-2022