Работа топ-менеджера напрямую связана с планированием и постановкой задач. Без процесса целеполагания работа компании будет хаотичной. Бизнес-цели — это точные формулировки того, что необходимо достичь в течение определенного периода времени. Они более конкретны, чем общая миссия, и подпадают под пункты бизнес-плана.
Независимо от того, руководит ли управленец крупной корпорацией или небольшим частным стартапом, без умения ставить четкие бизнес-цели и двигаться в правильном направлении будет весьма непросто.
Значение целеполагания
Тони Роббинс, ведущий американский мотивационный оратор и коуч, сказал: «Постановка целей — это первый шаг превращения невидимого в видимое». Фраза простыми словами описывает теорию целеполагания. Фокус внимания находится на достижении результатов, где предполагается приверженность делу всех участников процесса. Целеполагание также придает реальный вес любым установленным бизнес-моделям, поскольку демонстрирует стремление к действию, а также подкрепляет заявления о миссии компании.
Рассмотрим несколько преимуществ профессиональной постановки целей.
1. Максимальный фокус на достижении нужных результатов
Ежедневная занятость работников повседневными рутинными делами часто отвлекает внимание от достижения стратегических целей. Целеполагание с разбивкой на квартальные или ежемесячные этапы обеспечивает направление движения, фокусировку и определенный ритм работы.
2. Придание деятельности реального смысла
Никто не хочет работать бесцельно. Постановка конкретных задач и объяснение, почему необходимо их достичь, ― ключ к мотивации команды. Более вовлеченные сотрудники способствуют формированию позитивной рабочей культуры, лучшей результативности, большей продуктивности и чувству удовлетворения от результатов своей деятельности.
3. Помощь в расстановке приоритетов
По роду своей деятельности топ-менеджеры должны быть в курсе работы всех отделов. Очень сложно направлять разные департаменты, не имея четкого плана. Вот почему важно уметь составлять дерево целей и применять его на практике.
Не стоит пускать процесс целеполагания на самотек. Руководителям рекомендуется проходить соответствующие тренинги, регулярно повышать квалификацию и читать тематическую литературу. Ведь базовые принципы целеполагания остаются неизменными, а вот инструменты и методики постоянно совершенствуются.
Методология целеполагания: какие инструменты чаще всего используются на практике
Управленцу не всегда достаточно знания базовых основ постановки целей. Конечно, в бизнесе частично действуют те же правила, которые можно использовать в личной жизни. Необходимо ставить цели, которые:
● четко определены, не слишком сложны;
● отображают долгосрочную стратегию бизнеса;
● амбициозны, но достижимы.
Однако на практике приходится использовать специальные инструменты, ведь процесс целеполагания включает обоснование и постановку целей.
Использование SWOT-анализа
Чтобы поставить цели, необходимо понимать, в каком состоянии находится бизнес. Один из действенных способов оценить статус ― провести SWOT-анализ. Заглавные буквы — это аббревиатура от английских слов: strong, weaknesses, opportunities, threats.
SWOT-анализ позволяет оценить, какие именно зоны нужно улучшить, куда можно расти.
● S, сильные стороны — то, что работает на стороне бизнеса;
● W, слабые стороны — то, что может мешать достижению целей;
● О, возможности — процессы, продукты и другие факторы, в которых есть потенциал для роста;
● T, угрозы — препятствия со стороны конкурентов, заказчиков, государства и т. д.
На основании SWOT-анализа ставят первичные цели, достигнув которых, можно улучшать состояние бизнеса в целом.
Система целеполагания SMART
Эта стратегия, получившая широкую популярность, используется как в личной жизни, так и в бизнесе. На самом деле каждая цель, которую необходимо поставить, должна быть SMART: конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и своевременной.
Рассмотрим этот инструмент целеполагания на конкретном примере. Предположим, что топ-менеджер хочет сделать компанию лидером отрасли. Сама по себе такая цель слишком расплывчата, хоть и амбициозна. Но если использовать технику SMART, можно преобразовать утверждение в реальную схему, по которой будут предприниматься конкретные шаги.
1. S, конкретность
Минимум обобщенности и двусмысленности, максимум конкретики. Важно точно определить, чего вы пытаетесь достичь. Как устроена отрасль? Есть ли какие-либо официальные рейтинги, которые отображают лидеров и аутсайдеров? Возможно, лидерство меряется по сумме дохода? Необходимо найти конкретный критерий, который укажет на то, что цель достигнута.
2. М, измеримость
Чтобы отслеживать прогресс в достижении задачи, важно найти способ его измерить. Для этого нужно понять, в какой отправной точке находится компания. Также рекомендуется разработать график достижений: определить промежуточные подцели и сроки реализации.
3. A, достижимость
Цели, которые ставят топ-менеджеры, должны быть амбициозными, но реальными. Например, цель «за 1 год превратить компанию-стартап в мирового лидера» вряд ли достижима. Учитывайте возможности и ограничения, такие факторы, как финансы, трудовые ресурсы и производственные мощности. Оптимальный вариант: собирать независимый комитет, состоящий из специалистов разных сфер, и «защищать» каждую цель.
Например, на управляющем комитете, посвященному вопросу вывода компании в лидеры отрасли, необходимо защитить бюджет, понять, стоит ли вообще заниматься проектом.
4. R, актуальность
В крупных компаниях между идеей и подписанием конкретного документа проходит множество совещаний и согласований. Удивительно, но за это время цель может стать неактуальной. К примеру, к моменту подписания новой стратегии вывода компании на первое место в отрасли может разразиться кризис. В таких условиях важно удержать хотя бы текущий уровень дохода и ликвидности. Поэтому перед тем, как доносить цель нижестоящим сотрудникам, важно еще раз убедиться в том, что она все еще актуальна.
5. T, ограниченность во времени
Конкретную дату реализации не всегда возможно определить, особенно для долгосрочных, стратегических целей. Но нужно, как минимум, задать временной период для реализации. В идеале каждая задача, которую вы ставите, должна иметь целевую дату завершения.
Результат целеполагания рекомендуется оформить конкретным документом. Можно сделать паспорт проекта для глобальных, стратегических, целей и приказы для промежуточных, тактических.
Методика PACT
PACT — еще один метод целеполагания. Аббревиатура PACT расшифровывается как целеустремленность, действие, непрерывность и возможность отслеживания. Этот метод больше чем другие ориентирован на результат, отлично подходит для долгосрочных целей, достижение которых требует постоянного отслеживания прогресса.
Рассмотрим подробнее каждый элемент методики.
1. P (Patient), переводится как терпение, но русскоязычные консультанты предпочитают переводить термин как целеустремленность
Стратегические цели должны быть основаны на корпоративных ценностях, поэтому необходимо постоянно сверяться с некой ключевой идеей. Используя вышеприведенный пример, перед подписанием конкретного документа, топ-менеджер должен задать себе вопрос: «Что именно даст компании переход в статус «лидера отрасли»?
2. A (Action) действие
Процесс целеполагания подразумевает готовность к действию. После «принятия» цели все ответственные лица должны работать и демонстрировать ежедневный прогресс. Хоть цели, поставленные PACT, как правило, долгосрочные, для их достижения нужны хотя бы небольшие действия каждый день.
3. С (Continuous) непрерывность
Эта стадия означает, что нужно работать до тех пор, пока не получится добиться прогресса. Специалисты рекомендуют избегать чрезмерного анализа или излишне беспокоиться по поводу «неправильного» выбора. Процесс достижения стратегических целей достаточно растянут во времени. Вполне нормально совершать ошибки, главное не бросать свои повседневные действия, учиться на ошибках и продолжать работать.
4. T (Tracking) отслеживаемость
Постоянное отслеживание прогресса не только позволяет оставаться на правильном пути, но и помогает понять, какие методы позволили продвинуться дальше, а какие не сработали. Отслеживание отличается от «измеримости» в методике SMART. Процессы не накладываются на график. Необходимо просто сравнивать разные подходы с полученным результатом, масштабировать успешные практики.
Цели по SMART и целеполагание по PACT не противоречат друг другу. Их можно использовать вместе с другими методиками. Всё сводится к выбору того, что лучше всего работает лично для вас и вашей компании.
5 распространенных ошибок, связанных с деятельностью целеполагания, и как их исправить
Хотя целеполагание и кажется не очень сложным процессом, вероятность совершения ошибок высока. Специалисты проанализировали самые популярные проколы, определили 5 ловушек, в которые попадают даже опытные руководители.
1. Ставить цели конкретным должностным лицам (зачастую руководящим), а не командам в целом.
Если цели устанавливаются для отдельных лиц, еще и подвязываются под их личный KPI, то мотивация у сотрудников низшего звена — минимальная. Поэтому рекомендуется ставить задачи всем, кто будет задействован в реализации.
Целеполагание включает в себя спускание целей «сверху вниз». Но чтобы достичь максимальной эффективности, рекомендуется собирать команды, обсуждать будущие задачи, периодически проверять актуальность тех заданий, которые уже находятся «на исполнении». Главное ― полностью не отдавать реализацию во владение руководителей отделов.
2. Ставить слишком жесткие цели со строго регламентированным порядком их достижения.
Бывают сложные, нетипичные задачи, для реализации которых действительно нужно составлять дорожную карту. Но если руководитель не просто ставит цель, но и в рамках целеполагания каждый раз подробно описывает путь ее достижения, то это убивает творческое мышление. В результате более простые, бюджетные варианты решения проблем остаются вне поля зрения.
Опытные руководители, как правило, полагаются на навыки своих подчиненных. Лучше инвестировать в обучение персонала. Необходимо мотивировать работников искать новые способы получения оптимальных результатов. Также стоит поощрять гибкость, адаптивное мышление. Краткий совет топ-менеджерам таков: будьте конкретны в отношении описания тех результатов, которые хотите получить, но допускайте некоторую свободу в рядовых процессах. Это будет способствовать вовлечению и развитию исполнителей.
3. Проявлять излишнюю амбициозность.
Бизнес-коучи, успешные люди часто акцентируют внимание на том, что не нужно бояться амбициозных целей. В противном случае развитие невозможно. Но процесс целеполагания включает в себя проверку задачи на «реальность». Если этот параметр не выдерживает никакой критики, то стоит хотя бы разбить амбициозную цель на несколько подцелей, которые можно достичь в краткосрочной перспективе.
Например, если компания имеет большой долг по кредиту, не выплачивает заработную плату по несколько месяцев, то амбициозный посыл топ-менеджера «К концу года выйти на первое место в отрасли» вызовет раздражение. Эффективность целеполагания гораздо выше, если все, кто участвует в реализации стратегии, верят в то, что они делают. Поэтому амбициозную задачу «выйти в лидеры» лучше временно оставить у себя на столе, а «вниз» довести простые и понятные цели: «уменьшить дебиторскую задолженность на Х процентов к концу квартала», «увеличить объем отгрузок.
4. Ставить цели, но не давать структурированного плана их достижения.
Определенная свобода в действиях очень важна. Но если исполнители явно демонстрируют, что не могут и не знают порядок действий, необходимо принять активное участие самому. Необязательно давать конкретный порядок действий на каждый день, но можно составить перечень подзадач, план-график.
5. Не контролировать прогресс.
Одна из ошибок неопытных руководителей ― поставить цель, а в конце планового периода спросить о результатах. Целесообразно проводить периодические совещания, чтобы своевременно выявлять проблемы, отклонения, корректировать курс движения. Руководителю нужно не просто заслушивать отчеты, но активно вовлекаться в обсуждения, периодически переоценивать актуальность всех видов целей.
Целеполагание — гибкий процесс. Без периодического контроля можно осознать, что ресурсы затрачены зря и результаты уже никому не нужны. Зная основы целеполагания, руководитель сможет привести компанию к успеху, а без четко поставленных целей даже работники не будут знать, в каком направлении им двигаться.
Автор публикации
4
