Руководителям приходится ставить десятки задач ежедневно. В идеале каждое из поручений должно понемногу приближать компанию к достижению «высшей цели». Но для этого необходимо четко понимать, как именно повлияет каждое решение на итоговый результат.
Дерево целей — простой инструмент, который позволяет руководителю держать под контролем все процессы, связанные с целеполаганием, понимать приоритеты задач, выполняемых подчиненными.
Что такое дерево целей и задач и зачем оно нужно
Под «деревом целей» подразумевается схема, которая позволяет визуализировать влияние каждого принятого решения на достижение главной задачи компании. Визуально блок-схема может иметь матричный или линейный вид.
Чем полезно регулярное построение дерева целей?
1. Превратить поток разрозненных текущих потребностей и возникающих проблем в конкретные задачи, выполнение которых приблизит всю компанию к желаемому результату.
2. Сделать путь достижения ключевых целей прозрачным, понятным. Благодаря схеме, руководитель будет понимать какие предварительные условия должны быть выполнены, прежде чем можно будет судить об успехе или провале. Руководители, которые активно используют в работе модель дерева целей, быстрее других могут увидеть, что первоначально согласованные KPI нереалистичны. А значит, будет время на внесение изменений.
3. Собрать статистику, которая пригодится для постановки целей в будущем. Анализ граф дерева целей поможет оценить затраты ресурсов на достижение конечного результата. Ведь если перед компанией стоит несколько задач: получение определенной прибыли, увеличение объема производства, выход на новый рынок, то затраченные ресурсы на достижение одной из них могут нивелировать возможные преимущества от достижения других.
4. Для защиты численности персонала, бюджета на реализацию определенных проектов. Конечно, одного графика недостаточно для того, чтобы убедить заинтересованных лиц. Однако качественно заполненный документ станет отличным подспорьем для того, чтобы наглядно показать количество работников и рабочего времени, требуемого для реализации той или иной задачи. Если затраты не соотносимы с полученной ценностью, показатели могут быть пересмотрены.
Но нужно помнить, что основная цель построения блок-схемы в виде дерева — достижение целей. Поэтому необходимо в первую очередь обращать внимание на критерии SMART, и только потом на всё остальное.
Принципы построения дерева целей
Перед тем, как «расшивать» процессы достижения заданных KPI, необходимо составить и проанализировать «дерево проблем». На основании этой блок-схемы можно построить дерево целей. Существует несколько методик, каждая из которых позволяет добиться желаемого результата.
1. От отрицательного исхода к положительному.
Тем, у кого есть глубоко проработанное дерево проблем, рекомендуется просто продолжить цепочку «причины-следствия».
Пример.
- Проблема: низкая сумма средних чеков в точках розничной торговли.
- Причина: товар имеет невысокую цену, размещен на нижних полках.
Следствие: товар берут только «преданные» покупатели, которые приходят за конкретной единицей и знают, где ее искать.
Пример цели для дерева задач:
привлечь внимание к товару с помощью флажков-рамок на ценниках с надписью «низкая цена»;
рассчитать соотношение стоимости временной аренды средних полок и потенциального роста продаж.
Решение каждой проблемы можно трансформировать в конкретную задачу. Для этого даже не нужно создавать отдельный файл.
2. От итогового результата к плану действий.
Если руководителю «спускают» показатели сверху, то привязку к проблеме можно сделать разве что по факту. Например, начальнику отдела продаж дают задачу увеличить сумму среднего чека до показателя Х. Однако эта задача приходит уже после того, как условные проблемы с неправильным размещением товара были решены и средний чек уже вырос на определенное количество пунктов.
Соответственно для того, чтобы обеспечить новый виток роста, необходимо поставить несколько подцелей:
- провести брейнсторминг, по результатам которого и выстроить дерево достижения цели;
- провести фокус-группу, чтобы понять, чего не хватает конечным потребителям для того, чтобы употреблять больше продукта;
- разработать новую рекламную акцию.
Исходя из примера, легко сделать вывод, что этот метод построения дерева целей более гибкий. На первом этапе схема может состоять всего из 2-х блоков: конечный результат и первый шаг, после выполнения которого будут достраиваться новые окна-задачи.
Таким образом, владея двумя методиками, руководитель сможет как быстро разбираться с текущими проблемами, так и «расшивать» масштабные задачи.
Как строить дерево целей
Дерево целей представляет собой блок-схему, поэтому тем, кто впервые знакомится с методикой, будет достаточно листа бумаги и ручки. Хотя профессионалам рекомендуется использовать специальное программное обеспечение. Однако основные правила построения дерева целей одинаковы для любого инструмента.
- Записать конечный результат.
Чего хочется достичь в результате деятельности? Какую проблему необходимо решить? Мысль необходимо «сжать» до нескольких слов и записать в блок.
- Внести информацию о подцелях и действиях, которые необходимо выполнить для достижения.
Подцели также важно сформулировать кратко. Задачи, которые можно выполнять параллельно, записываются в блоки, расположенные на одной линии. Если же приступить к выполнению задачи нельзя до полного завершения предыдущей, то блоки располагаются друг под другом, где вверху будут более поздние задачи, а внизу «ближние по времени».
По факту сам процесс построения дерева целей проекта ограничивается этими двумя пунктами. Но чтобы построенная блок-схема не просто пылилась в дальней папке, необходимо периодически заниматься обновлением и анализом. В идеале, обновлять документ нужно после выполнения каждой подцели, а также, если станет понятно, что выполнить поставленную подцель уже точно не удастся.
Советы тем, кто впервые составляет дерево целей проекта
Обучиться методике могут даже подростки. Но чтобы документ был функциональным, следуйте правилам построения дерева целей
1. Максимально сокращайте информацию в блоках.
Перед тем, как построить дерево целей, посмотрите примеры. Так станет понятно, что готовый документ должен уместиться на один лист. Подробно расписывать каждую подцель нецелесообразно, потому что таблица станет загроможденной, сложной для понимания. Рекомендуется использовать максимально четкие и краткие формулировки.
Если возникает необходимость добавить дополнительные объяснения, условия, то лучше сделать ссылку на отдельный файл, а не пытаться уместить все свои мысли в дерево планирования.
2. Используйте «условные» блоки для прогнозирования результатов.
Очень мало сфер предсказуемы настолько, что можно один раз составить дерево задач проекта и строго идти по нему. Если вернуться к ранее описанному примеру, можно предположить, что фокус-группа показала, что товар вообще неинтересен конечным потребителям и спрос в будущем будет только падать. Конечно, можно продолжать следовать концепции дерева целей, разрабатывать стратегии привлечения внимания. Но выигрышный вариант — вообще отказаться от задачи увеличения среднего чека и задуматься над тем, чтобы полностью изменить ассортимент.
Поэтому структура дерева целей может включать и условные блоки. При планировании можно идти по схеме «если, то». Для этого нужно выделить наиболее вероятный вариант развития событий и вписать его в блок, соединенный с главной задачей жирной линией.
Пример. Цель дерева задач: увеличить размер среднего чека до суммы Х.
После анализа или брейншторминга менеджер решил, что для достижения требуемого показателя будет достаточно прикрепить флажки «выгодно», «низкая цена». Цель по разработке дизайна флажков и согласование с супермаркетами вписывается как базовая.
Но во время брейншторминга маркетологи предположили, что флажки будут иметь лишь частичный эффект и для достижения желаемой суммы среднего чека придется проводить акцию для стимулирования увеличения количества позиций в чеке.
Тогда необходимо пририсовать пунктирной линией еще один блок с задачей «разработать условия акции с учетом выхода на нужный показатель». Эта цель в иерархии дерева будет третичной. Блок нужно присоединить к основному и вторичному пунктиром, с условием, что приступать к выполнению нужно только если не удастся достичь результата путем первого варианта.
Не стоит рассматривать такие альтернативные уровни дерева целей как демонстрацию неуверенности в себе, своих решениях. Процесс целеполагания отчасти базируется на неких предположениях. И отражение вариативности в блок-схеме лучше расценивать как предусмотрительность.
3. Используйте специальные программы.
Все этапы построения дерева целей можно пройти с помощью специального софта.
Для новичков подойдет MS Project, который входит в пакет MS Office. В программу включены стандартные шаблоны и примеры дерева целей. Использование образцов, разработанных профессионалами, поможет разобраться в самой сути методики, а затем перейти к разработке собственных уникальных схем (такая возможность тоже есть в MS Project). В интернете можно найти и платные ресурсы, которые позволяют добавлять в файл логотип компании, типографику из бренд-бука и создавать блок-схемы, которые можно импортировать сразу в презентацию Power Point.
Разобравшись с системой дерева целей, менеджер сможет повысить свою эффективность, упростить процесс движения к конечному результату. Но нельзя забывать, что схема имеет и недостатки. Слепое движение по заранее установленной системе дерева целей может привести к тому, что руководитель не заметит более простые, менее ресурсозатратные пути достижения.
Но правильный менеджмент дерева целей имеет массу преимуществ. В любой момент времени руководитель может:
- сказать, что нужно сделать для достижения желаемого результата;
- чего ожидать, если на каком-либо этапе стратегия не сработает;
- проанализировать причины неудач.
Понятие дерева целей используется не только в бизнесе. Методика активно применяется психологами, а также на тренингах по личностному росту. Поэтому те, кто знают, как составить дерево целей смогут получить выгоду как в работе, так и в личной жизни.
Автор публикации
4
