Еженедельная рабочая планерка: как проводить, что следует обсуждать

Получите бесплатное электронное руководство от партнеров по развитию карьеры «TakeMyTime»

«6 шагов к успешному
трудоустройству топ-менеджера»


Получить руководство


Нет, спасибо

Еженедельная рабочая планерка

Татьяна Добрякова
Время чтения: 6 минут
0
211

Еженедельная рабочая планерка

Еженедельная планерка ― это короткая деловая встреча для обсуждения, оценки и прогноза поставленных задач. От совещания отличается продолжительностью. Длится, как правило, не больше получаса.

Такая летучка считается отличным средством коммуникации с подчиненными, помогает контролировать процесс исполнения поручений. Чем продуктивнее встреча, тем выше эффективность работы и меньше сомнений у персонала.

Для чего нужна планерка

Ключевое преимущество встречи ― скорость проведения. Обычно для обсуждения текущих вопросов и задач достаточно 15 минут.

Организация летучек дает много плюсов руководству.

  • Оперативное управление. Менеджеры следят за работой персонала, корректируют ее, помогают подчиненным решить возникшие проблемы. Планерка ― это возможность для персонала быстро получать ответы на вопросы, которые не удалось задать в течение рабочего времени.
  • Своевременное решение проблем. На коротких встречах удается определить, в чем причина невыполнения планов, конфликтов и других неприятностей.
  • Постановка целей. Для каждого участника и для команды в целом формируются отдельные цели, достижение которых важно для всей компании.
  • Выслушивание идей и предложений. Проведение планерок позволяет выслушивать идеи персонала о продвижении бренда, создании нового продукта, видении компании в будущем.

Короткие встречи с подчиненными позволяют руководителям быть в курсе происходящих событий, быстро реагировать на возможные конфликты, поддерживать постоянную связь с подчиненными.

Систематическое проведение летучек решает такие задачи:

  • подводятся итоги рабочих периодов;
  • формируются и обсуждаются цели, планы;
  • обсуждается текущее положение организации;
  • выявляются проблемы и пути их разрешения;
  • поощряются выдающиеся работники.

Перед тем, как провести планерку в коллективе, нужно подготовиться и составить план, учитывая все особенности таких собраний, чтобы заранее продумать вопросы для обсуждения.

Виды планерок

Собрания разделяются по видам в зависимости от периодичности проведения.

  • Ежедневные ― короткие летучки с подчиненными, которые проводятся по утрам с целью определения целей на текущий рабочий день.
  • Еженедельные ― проводятся в конце рабочей недели с целью оценки выполненных задач и определения планов на следующую неделю.
  • Ежемесячные ― проводятся с целью анализа пройденного месяца, оценки эффективности применяемых методик.
  • Экстренные или внеплановые ― могут проводиться в течение дня для срочного решения важных вопросов.

Рабочая планерка проводится по определенной теме, что также определяет ее вид.

  • Распределение задач и определение целей ― самая распространенная причина организации ежедневных и еженедельных летучек.
  • Рабочий вопрос ― это повод для внеплановых встреч, когда нужно срочно решить один рабочий вопрос.
  • Предложения, идеи ― проводятся с целью генерации идей, получения предложений по достижению поставленной цели от персонала.
  • Информационная ― обсуждается текущая ситуация в компании.
  • Мотивационная ― для поддержания эффективной и продуктивной работы персонала.
  • Обучающая ― проводится обучение посредством подачи информации небольшими блоками.

Чаще всего руководители проводят комплексные планерки, на которых обсуждаются все текущие вопросы, проблемы и цели бизнеса.

Важные составляющие элементы планерки

Планерка у начальника имеет семь основных составляющих элементов. Важно понимать их все, чтобы грамотно выстроить встречу и эффективно использовать каждую минуту.

1. Причина встречи. Это основная тема, которая обсуждается на собрании.

2. Участники. Все участники собрания должны быть оповещены о встрече заранее.

3. Место встречи. Планерки могут проводиться на производстве, в офисе, переговорной, столовой. Главное, чтобы всем хватило места и было комфортно.

4. Время встречи. Чаще всего летучки проводятся утром, в начале дня. Но возможны и другие варианты, например, за час до окончания работы или после обеда.

5. План. Участники встречи должны быть в курсе, о чем пойдет речь, что будет обсуждаться.

6. Куратор. Это человек, который проводит собрание: менеджер отдела, главный руководитель, региональный менеджер.

6. Секретарь. Проведение планерок может быть документально зафиксировано, для чего на встрече присутствует секретарь.

Грамотная подготовка гарантирует успех проведения собрания.

Важные составляющие элементы планерки

Как правильно провести планерку в коллективе

Понимание этапов проведения встречи позволяет учесть все ее особенности.

Шаг 1. Определение целей планерки.

На первом этапе важно представить результаты, которых должна достигнуть компания. На основе этого формируются цели и руководство к действию.

  • Распределение задач. Для эффективной работы не следует перегружать сотрудников. Каждый должен выполнять посильный перечень заданий и отвечать за свои итоги работы. Можно попросить подчиненных составить список задач на их усмотрение, как они видят свой рабочий день и порядок достижения цели. Далее этот список рассматривается на планерке, вносятся коррективы по необходимости.
  • Коммуникация с сотрудниками. Эффективные планерки включают общение с персоналом для разъяснения вопросов, связанных с выполнением своих должностных обязанностей. Часто подчиненные боятся подходить к начальству. Это приводит к ошибкам в процессе работы, становится причиной конфликтов. Чтобы сохранить высокую производительность труда, руководству нужно налаживать коммуникацию с персоналом. Это может стать одной из целей коротких встреч.
  • Обмен опытом, обучение. На собраниях персонал может делиться своим опытом, что позволит повысить эффективность работы. Для этого начальство просит подчиненных рассказать о своих достижениях, полученных знаниях. В рамках реализации такой цели можно построить встречу в игровой форме, придумав реальную ситуацию.
  • Тимбилдинг. Команда должна быть сплоченной, чувствовать себя единым целым. Для этого на встречах нужно чаще обсуждать достижения компании, чтобы у персонала возникала гордость за свою организацию.
  • Мотивация. Чтобы у сотрудников было желание и стремление работать, достигать целей, их нужно правильно мотивировать. Для этого на собраниях выделяется время на похвалу, разъяснение результатов при выполнении задач, обязательно подчеркивается важность и ценность каждого подчиненного.

На основе тем, которые планируется обсудить, составляется план.

Шаг 2. Формирование регламента.

На втором этапе создается план собрания. Желательно, чтобы он был распечатан и вывешен в месте, доступном для сотрудников. Это позволит им ознакомиться с регламентом, подготовить вопросы, документы.

Шаг 3. Подготовка к собранию.

Третий этап ― создание чек-листа. Делать это лучше накануне. Список должен содержать все темы, которые будут освещены в определенной очередности. Помимо основных рабочих вопросов, желательно включить в чек-лист отвлеченные темы: новости, развлекательные мероприятия. Заканчиваться планерка должна на положительной ноте, чтобы люди разошлись по рабочим местам с хорошим настроением и зарядом для продуктивного дня.

Шаг 4. Проведение планерки.

Начинать собрание нужно с приветствия, вопросов о настроении и настрое, а заканчивать ― напутствиями, пожеланиями хорошего дня, поддержкой.

При проведении встречи нужно стараться контролировать время, чтобы уложиться в 15-30 минут, реже ― в 60 минут.

Пример схемы планерки

Мини-встречи в разных отделах могут проводиться по следующей схеме.

  • Приветствие, представление. Если участвует ограниченное количество человек, проводится перекличка.
  • Озвучивание тем, вопросов, которые будут обсуждаться на летучке и примерная продолжительность собрания.
  • Подведение результатов за прошедший период, озвучивание достигнутых показателей.
  • Оценка положения дел. Сначала куратор каждого отдела делает доклад на планерке, рассказывает о достижениях своего отдела, затем руководство оценивает выслушанные новости.
  • Выяснение проблем. О возникших вопросах рассказывают как работники всех отделов, так и руководители.
  • Поиск решений. Руководство совместно с подчиненными ищут способы решения проблем и вопросов.
  • Фиксация договоренностей. Все достигнутые совместные решения письменно фиксируются, затем документ подписывается участниками собрания.
  • Напутствие. Завершается планерка напутствиями, мотивацией, пожеланиями хорошего дня.

Возможно проведение собрания по другой схеме, но с сохранением очередности.

Для многих планерка вызывает только негатив, что снижает ее эффективность. Чтобы избежать отрицательных эмоций, нужно понимать причины их возникновения и стараться исключить.

1. Часто летучки ассоциируют с плохой коммуникацией руководителей и подчиненных. Они полагают, что собрания проводятся только из-за того, что руководство не нашло способов обсудить с работниками текущие вопросы иными способами. Чтобы избавиться от такого мнения, нужно показать персоналу важность собраний, обсуждать текущие события и не тратить время на пустые разговоры.

2. Еще одна причина ― большие временные затраты. Подчиненные считают, что примерно одна пятая рабочего времени уходит на планерки, но лишь половина времени тратится на продуктивное обсуждение вопросов, остальное ― на споры, возмущения, разговоры не по делу. Проблема решается составлением регламента и четким его соблюдением, чтобы не тратить время персонала.

3. Частые сборы приводят к тому, что сотрудники начинают воспринимать их как пустую формальность и посещают встречи для галочки. Решение проблемы ― сборы только по важным вопросам. Если есть необходимость в ежедневных встречах, то проводить их максимально коротко и быстро.

Своевременно увидеть и устранить проблему позволяет общение с персоналом. Если руководство будет чаще обращаться к подчиненным, то от собраний станет больше пользы и меньше недовольства.

Как увеличить пользу от планерки

Увеличить пользу от собрания можно с помощью пяти действенных приемов.

  • Создавать положительный настрой. Не стоит постоянно отчитывать подчиненных за невыполнение плана или ошибки. Нужно предложить вместе найти решение проблемы и исправить ситуацию.
  • Больше поощрять, меньше депремировать. Хорошая мотивация для персонала — это материальное поощрение за выполнение планов, соблюдение дедлайнов и внутреннего режима. За посещение планерок тоже нужно хвалить, ставить в пример, а не наказывать публично тех, кто отсутствовал.
  • Соблюдать хронометраж. Проводить собрания необходимо строго по составленному плану. Если куратор не укладывается в отведенное время, то стоит вежливо его остановить и перейти к запланированному вопросу. Так руководство учит подчиненных говорить лаконично, без воды, соблюдая составленный регламент.
  • Проводить встречу «на ногах». Не использовать стулья во время летучки ― один из способов уложиться в небольшой промежуток времени. Для здоровья такая поза тоже полезна, особенно при сидячей работе.
  • Организовывать собрания по мере необходимости. Не нужно проводить собрания только ради принципа, потому что «надо», тем самым отвлекая людей от работы без веской причины. Если вопросов для обсуждения нет, то летучку лучше отложить.

Как увеличить пользу от планерки

Планерка на производстве или в офисе ― важное и необходимое средство коммуникации руководства с персоналом. Но проводить ее имеет смысл лишь в том случае, если она правильно организована, несет пользу и не мешает рабочему процессу.

0

Автор публикации

не в сети 10 месяцев

Татьяна Добрякова

0
Комментарии: 0Публикации: 249Регистрация: 08-02-2022

Получайте новую статью каждую неделю

Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Понравилось?
Расскажите друзьям

Оцените статью
Оценка
[Всего: 0 Средний рейтинг: 0]
Предыдущая статья
Следующая статья

Добавить комментарий

Авторизация
*
*
Генерация пароля
У меня есть пароль
Войти
Получите гостевой доступ

Бесплатный доступ к закрытым материалам сайта по коду, выданному на бесплатной встрече.

Записаться на встречу