Функциональная организационная структура ― самая популярная и естественная система управления. Она заключается в том, что на каждом уровне управления команда выполняет определенные функции. Так в компании формируются отделы: по продажам, рекламе, закупкам, экономическим вопросам, работе с иностранными клиентами и т.д.
Яркий и понятный пример такой структуры — государство. Для выполнения каждой функции создана отдельная организация (например, Министерство образования отвечает за образование, Министерство культуры ― за культуру). Изучив преимущества и недостатки функциональной организационной структуры, можно принять правильное решение о целесообразности ее внедрения на своем предприятии.
Особенности системы
В основе функциональных организационных структур управления лежит горизонтальное разделение управленческого труда, которое предполагает разделение большого объема работы на части. В рамках этой системы компания группирует сотрудников с учетом их специализированных функций или выполняемых задач. Каждая группа выполняет только те обязанности, которые подходят им по должности.
Недостаток функциональной структуры управления заключается в том, что использовать ее можно только для тех задач, которые не требуют срочных решений и быстрого реагирования на изменения рынка. Система лучше всего подходит для небольших компаний и тех направлений бизнеса, которые сосредоточены на одном продукте. Она предназначена для стабильной среды, где разработанные стратегии практически не нуждаются в изменениях и обновлениях.
Преимущества функциональной организационной структуры
Ее популярность объясняется легкостью внедрения и возможностью использования практически в любом направлении бизнеса. Проанализируйте следующие преимущества, чтобы понять, подходит ли эта система вашей организации.
- Компетентность и высокая квалификация сотрудников, отвечающих за выполнение задачи. Это основная особенность системы, позволяющая быстро и эффективно реализовывать планы компании.
- Снижение потребности в специалистах широкого профиля. При решении задач могут использоваться консультации опытных участников команды. Это позволяет компании обходиться своими силами, не привлекая людей из других организаций.
- Уменьшение риска принятия неверных решений. В рамках одной задачи работают сотрудники, соответствующие по квалификации направлению проекта. Это позволяет оперативно решать постоянные и новые проекты в режиме многозадачности, независимо от их сложности.
- Функции управления не дублируются. У команды нет большого количества начальства с равными правами, которые могут давать разные указания.
- Менеджеры освобождаются от решения специализированных вопросов, что увеличивает их возможности для оперативного управления производством. Начальники среднего звена выполняют свои основные функции, контролируя выполнение задач.
Преимуществами функциональной структуры управления являются расширенные возможности линейных руководителей. Они получают возможность для профессионального роста и карьерного повышения.
Недостатки функциональной модели управления
Основной недостаток функциональной структуры управления — сложности во взаимодействии разных функциональных служб. Несмотря на то, что вся организация работает с одной целью, наблюдается перекладывание ответственности, конфликты на почве особого отношения руководства. В большинстве компаний специалисты разных отделов плохо взаимодействуют друг с другом, что не может не отразиться на общих показателях.
Недостатки функциональной структуры:
- Решения управленцами принимаются долго, затянуто. Эта структура не отличается быстротой согласования результатов, поэтому она не используется в тех компаниях, где на прибыль в первую очередь влияет скорость принятия решений.
- Отсутствует единство и взаимопонимание между функциональными отделами. Это затормаживает развитие компании, уменьшается производительность.
- Может снизиться продуктивность специалистов, поскольку каждый перекладывает свои задачи на напарников. Этот недостаток функциональной структуры управления проектом влияет на многие показатели работы организации и для многих руководителей становится решающим фактором при выборе модели управления.
- Ход решения задач трудно контролировать в рамках одного проекта и в целом при достижении поставленных целей. Часто за видимостью интенсивной работы скрывается лень и безответственность сотрудников.
- Еще одним недостатком функциональной структуры управления проектом является чрезмерная заинтересованность в реализации проекта своей командой. Так рождается конкуренция, которая, когда в меру, повышает продуктивность персонала и способствует быстрому принятию решений. Но часто становится проблемой и приводит к конфликтным ситуациям.
- Персональная ответственность за конечный результат отсутствует. Если смотреть на преимущества функциональной структуры, то выделяется командная работа специалистов одной области. Но в случае ошибок или неверных решений найти ответственных лиц проблематично.
- Функциональная группа отвечает только за свою область. Она может выполнить работу на «отлично», но из-за низких показателей других отделов лишиться премий и наблюдать за крахом компании, несмотря на свои старания.
- Отсутствие гибкости. Данный метод управления плохо реагирует на изменения, поэтому считается застывшим.
Преимущества и недостатки функциональной структуры управления зависят во многом от организации рабочего процесса. Если главный руководитель принимает меры по улучшению атмосферы в коллективе, активно участвует в жизни компании и не закрывает глаза на конфликты, то данная система работает отлично. Несмотря на то, что ответственность за выполнение задач ложится на конкретные отделы, генеральный директор должен лично контролировать реализацию большинства проектов. Это позволяет рационально распределять труд и ресурсы, создавать благоприятную рабочую атмосферу, делать отношения внутри компании более согласованными.
Линейно-функциональная структура
Функциональная организационная структура управления может быть линейной. Она подразумевает разделение команды на две составляющие: линейные управленческие звенья, руководящие проектом, и функциональные звенья, отвечающие за консультирование, подготовку проектов и планов. Особенность этой структуры ― во влиянии руководителей функциональных групп на другие производственные подразделения компании. Это позволяет объединить несколько функциональных групп для реализации проектов.
Линейно-функциональная структура службы компании имеет свои преимущества.
- Решения и планы тщательно прорабатываются, что позволяет достичь хороших результатов;
- С линейных руководителей снимается ответственность за финансовое планирование и другие задачи, которые не находятся в их компетенции;
- У каждого сотрудника есть только один руководитель, отношения строятся по иерархическому принципу.
Недостатки этой системы:
- Звенья линейно-функциональных систем заинтересованы в решении собственных задач, а не общей цели компании;
- Хорошо развита система вертикального взаимодействия при плохом горизонтальном взаимодействии.
Преимущества и недостатки функциональной организационной структуры практически аналогичны линейно-функциональной системе. Но линейная система считается более гибкой и универсальной. Она позволяет принимать быстрые решения и моментально вливаться в новую задачу. При этом результат и ответственность коллектива зависит, прежде всего, от руководителя проекта.
Особенности внедрения системы
Учитывая достоинства и недостатки функциональной структуры управления, можно сделать выводы о целесообразности ее внедрения на своем предприятии. Она подходит для:
- небольших компаний с ограниченным ассортиментом;
- однопродуктовых организаций;
- компаний, реализующие сложные, но долгие проекты, не требующие внесения регулярных изменений и обновлений;
- узкоспециализированных компаний;
- научно-исследовательских организаций.
Внедрение этой системы управления требует тщательной подготовки и разгрузки подразделений. Нельзя в один момент поставить перед специалистами сложные задачи и ждать их быстрого и качественного выполнения. Обязательно нужен руководитель, который возьмет на себя ответственность за распределение заданий и контроль их выполнения. Конечный результат будет напрямую зависеть от этой функции. Если сложную задачу поручить новому сотруднику, а более опытному отдать что-то простое, то это приведет к потере времени, ошибкам, недовольствам и прокрастинации на рабочем месте.
Все достоинства функциональной структуры управления заметны только при ее правильном внедрении. Она может помочь придерживаться порядка в принятии решений, преодолевать разногласия, определять лидера бизнес-процессов, понимать принцип работы всей компании. Недостаточно просто распределить специалистов по отделам и выдать задания, поэтому такой формат управления подходит опытным руководителям.
Автор публикации
4
Комментарий (1)
Спасибо за статью, было очень полезно для теории и практики почитать.