Как организовать свое рабочее время и всё успевать

По мнению тибетских монахов, неважно, во сколько вы встаете утром, главное, просыпаться раньше солнца.

А их сложно упрекнуть в плохом здоровье или неорганизованности. Пользу раннего подъема отмечают также психологи и врачи, и вот почему.

1. Запас энергии на максимуме.

   Именно в утренние часы лучше всего планировать день и принимать важные решения. Вы можете здраво рассуждать: вас ничего не отвлекает, вы не успели устать или пережить стресс.

2. Много времени перед работой.

   Если вы проснулись за 15 минут до выхода из дома и пытаетесь собраться на ходу, ни о каком планировании не может быть и речи. Ранний подъем позволит вам спокойно начать день и расписать все задачи.

3. Легче сохранять заряд бодрости весь день.

   Если сразу вы успешно справитесь с трудным делом, у вас будет больше мотивации для выполнения остальных задач. И в течение дня вы свободно найдете время для перерыва.

В последнем пункте списка нет никакой магии. Одна из популярных идей в методике организации рабочего времени известного бизнес-тренера Брайана Трейси — делать самое важное и трудоемкое (и потому неприятное) дело в первую очередь, прямо с утра.

Он сравнивает такое дело с огромной лягушкой, которую нужно съесть, отбросив брезгливость. И лучше на завтрак, чтобы не вспоминать о ней днем.

Если выматывающие переговоры назначить на вечер, то мысли о них будут снижать вашу эффективность в течение дня. А если «отстреляться» с утра, весь день будет свободен для других дел, а голова не будет забита тревожными мыслями.

Следуя правилу Брайана Трейси, составлять список дел нужно по убыванию их важности.

Как расставить приоритеты при планировании работы руководителя? Можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра или диаграммой Ганта.

Эйзенхауэр разделил все дела на 4 больших блока:

• важные и срочные (горящие)

• важные и несрочные (рутинная работа)

• не важные и срочные (форс-мажоры)

• не важные и несрочные (то, от чего можно отказаться)

Хитрость в том, чтобы сосредоточить силы на втором пункте и не допускать перехода дел из списка несрочных в горящие.

По Ганту нужно установить время для выполнения каждой задачи и изобразить это в виде диаграммы. Так вы сможете проанализировать, куда уходит больше всего сил. Чтобы быстро выполнять большой объем работы, вам будет полезно научиться концентрировать и удерживать внимание на всех деталях с помощью этих упражнений.

Возникает вопрос: если сконцентрироваться только на важных делах, то когда отдыхать?

Все специалисты по тайм-менеджменту сходятся в одном: хобби, семья и отдых — это важные дела. Это обязательно нужно учитывать и выделять для них время.

Например, Радислав Гандапас планирует игру в гольф как очень важное и срочное дело. Он признается, что в противном случае просто не найдет на это времени.

Отдых — одна из составляющих продуктивности топ-менеджера.

В идеале, неважные дела нужно вообще выбросить из головы. Но если это невозможно, что-то из этого списка стоит передать вашей команде или конкретному человеку.

Занимайтесь только тем, что требует вашего личного вмешательства. Вы всё равно не сможете работать за всех, тем более что это обязательно скажется на вашей эффективности.

Не пытайтесь выполнить все трудоемкие задачи за раз. Так вы только увеличите риск выгорания и начнете искать повод отложить работу.

Используйте «метод салями»: разбивайте большие задачи на составляющие и идите к намеченной цели по шагам.

Это как пытаться проглотить палку колбасы целиком или съедать по 1-2 тонких ломтика. Второй вариант явно проще.

Важно соблюдать порядок шагов и не отклоняться от списка.

Этой методикой поделился один из партнеров по развитию карьеры из числа руководителей компании «TakeMyTime».

Он разработал ее сам, обобщив известные принципы планирования работы руководителя, собственный опыт, наработки тренеров, и успешно использует уже много лет.

В основе авторской методики — установка 3 приоритетных целей на каждый период времени: день, неделя, месяц, год и так далее.

1. Каждое утро выбирайте по 3 приоритетные задачи на день, выполнение которых поможет «закрыть» приоритеты на неделю.

2. В конце недели выберите 3 приоритета на следующую неделю. При этом они должны приближать вас к достижению целей, поставленных на месяц.

3. В конце месяца выберите 3 приоритета на следующий месяц, чтобы они помогли вам достичь целей на квартал.

Таким образом, все приоритеты связаны между собой: три дневные приближают вас к реализации планов на неделю, а те, в свою очередь, связаны с задачами месяца. И дальше по той же схеме вы можете планировать даже на 5 или 10 лет.

Так же, как в рабочей сфере, на каждый период времени планируйте по 3 приоритетные личные цели. Тем самым вы реализуете индивидуальный потенциал в связке с профессиональными целями и целями компании.

Кстати, в этой методике тоже заложен один из базовых принципов организации рабочего времени: планирование всех сфер жизни.

Нельзя использовать управление временем как разгрузочный день — сегодня пить один кефир, а завтра есть пирожные килограммами.

Скорее, тут как с правильным питанием, которое должно быть образом жизни. Вы станете максимально эффективны только в том случае, если будете постоянно управлять своим временем.