ИТ-стратегия — это набор документации, охватывающей как общее видение компании, так и стратегическое планирование в сфере информационных технологий. Документы могут иметь различные названия: стратегия информационных и коммуникационных технологий, стратегия развития информационных систем (ИС). Независимо от номенклатуры, IT-стратегия компании определяет основу для создания устойчивой ценности с помощью информационных технологий. В процессе стратегического планирования необходимо участвовать представителям каждого отдела, а возглавлять комитет должен директор по информационным технологиям.
Элементы ИТ-стратегии предприятия
Многие российские предприятия, основная сфера деятельности которых не связана с информационными системами, рассматривают IT как вспомогательную функцию. Однако этому направлению необходимо уделять первоочередное внимание. Из-за характера ведения современного бизнеса, IT-системы в скором времени будут играть центральную роль во многих организациях (даже не связанных с компьютерной и интернет-сферой). Не зря консультанты, которые сопровождают открытие новых компаний, называют ИТ одним из сегментов, на которых строится бизнес. Следовательно, разработка ИТ-стратегии и ее внедрение ― основополагающие факторы достижения целей.
Если нет возможности нанять внешнего консультанта, который знает и применяет лучшие отраслевые практики, придется самостоятельно разбираться во всех нюансах. Можно ориентироваться на следующие пункты.
1. Видение и миссия
Самые важные компоненты, которые необходимо определить на первом этапе. Видение и миссия указывают: к чему стремится бизнес и как этого можно достичь.
2. Дорожная карта
Подробная инструкция, описывающая шаги, которые должна предпринять организация, чтобы извлечь максимум пользы из своих инвестиций в ИТ и получить конкурентное преимущество.
3. Точки взаимодействия с другими сферами бизнеса
Учитывая глубокую интеграцию IT с каждым отделом компании, необходимо проследить за тем, чтобы ИТ-цели не шли вразрез с другими. Для этого нужно отобразить, в какой именно точке каждый из департаментов использует информационные технологии, влияет на них.
4. Бюджет
Любая IT-стратегия будет неполной без финансовой составляющей. Поэтому к разработке документа обычно привлекаются представители экономического отдела, которые могут грамотно рассчитать бюджет и связанные со стратегией расходы.
5. SWOT-анализ
Любой стратегический документ направлен на то, чтобы обеспечивать преимущество перед конкурентами. Поэтому необходимо провести SWOT-анализ и определить преимущества, недостатки компании в ИТ-сфере по сравнению с конкурентами, выделить сильные и слабые стороны бизнеса.
6. Тактические и стратегические цели
В документе должно быть четко указано, каких тактических (краткосрочных) целей необходимо достичь, чтобы выполнить стратегические (долгосрочные) задачи.
Тактические цели могут включать:
- обучение персонала компьютерным программам и технологиям;
- оценку ИТ-инфраструктуры;
- обзор ИТ-технологий;
- инжиниринг процессов.
Долгосрочные цели должны быть четко сформулированы и соответствовать глобальной стратегии организации. Пример стратегических задач ИТ-стратегии: использование технологии искусственного интеллекта, внедрение новой системы планирования ресурсов предприятия (ERP).
7. Описание ИТ-инфраструктуры
Здесь необходимо описать все программное обеспечение, оборудование, приложения, сети и системы, необходимые для ведения бизнеса. Этот раздел тесно связан с бюджетированием, поэтому для его разработки также необходимо привлечь экономистов.
Важно понимать, что было бы большой ошибкой разработать документ один раз и следовать ему долгие годы. Управление ИТ-стратегией ― важная часть работы руководителя отдела и топ-менеджера. Рынок постоянно меняется, соответственно разработанный план должен быть «пластичным», быстро реагировать на возникающие кризисы, новые вызовы. Если же строго следовать первоначальной стратегии, то в такой динамично развивающейся сфере как IT, можно быстро отстать от конкурентов.
Преимущества наличия продуманной стратегии развития ИТ
Многие небольшие и даже средние компании решают сэкономить и пустить работу отдела информационных технологий на самотек. Однако разработка документа стоит вложений: финансов, усилий, времени. Само наличие политики имеет множество преимуществ. Компании, которые активно следуют ИТ-стратегии, всегда на шаг впереди конкурентов.
Какой бы пример IT-стратегии ни был взят в качестве образца, всегда можно рассчитывать на определенную упорядоченность, как минимум, в действиях работников ИТ-отдела. Документ обеспечивает единый подход к обработке и обмену информацией в компании, что позволяет повысить эффективность, свести к минимуму дублирование работы разных отделов и уменьшить количество возможных ошибок. Также стратегия облегчает сбор, обработку и аналитику данных. Многие современные технологии, например, использующие искусственный интеллект и Big Data, требуют наличия строгих правил, согласно которым бизнес-аналитики будут выстраивать свою работу.
Документ помогает создать целостный и комплексный подход к кибербезопасности, анализировать возможные пробелы в выстроенной системе, чтобы компания эффективно защищала данные клиентов и сотрудников. Это особенно важно, если предприятие работает в отрасли, контролируемой государством.
Как пример, ИТ-стратегия компании может играть активную роль в распределении ресурсов и планировании всех проектов. Имея на руках конкретный документ, гораздо проще принимать решения, расставлять приоритеты. Само собой на основании регламента можно будет выстраивать взаимодействие между ИТ-отделом и руководителями других департаментов, добиваться большей согласованности действий, вовлекать больше заинтересованных сторон в ИТ-инициативы. Можно сказать, что следование стратегии приводит к улучшению текущих бизнес-процессов.
Как разработать ИТ-стратегию организации
Неопытному человеку будет достаточно сложно составить действительно качественный документ с нуля. Да и в разработке должны участвовать сразу несколько представителей разных департаментов. В качестве помощника можно использовать дорожную карту. Отвечая на определенные вопросы шаг за шагом, легко создать базовый пример ИТ-стратегии предприятия, а затем «шлифовать» его в процессе деятельности.
1. Собрать существующие бизнес-цели и определить цель ИТ-стратегии в согласовании с ними
Первый шаг ― сбор бизнес-целей каждого отдела и всей организации в целом. В разработке стратегии поможет план продаж и развития, маркетинговые цели, прогноз спроса и предложения. Главное ― обеспечить целостный подход, отвечающий потребностям всех бизнес-подразделений.
2. Собрать информацию от ключевых заинтересованных сторон
Чтобы разработать дальновидную ИТ-стратегию компании, которая бы не только отвечала текущим технологическим требованиям, но и поддерживала будущий рост каждого департамента, необходимо понять и проанализировать ключевые запросы ответственных лиц. Для этого рекомендуется провести интервью с самыми важными сотрудниками, которые отвечают за различные аспекты бизнеса.
3. Определить требования к информационной инфраструктуре и области ее применения
Следующий шаг ― определение требований и временных рамок документа. Также важно описать соответствие стратегии целям каждого бизнес-подразделения и всей организации. Хотя основное внимание на этом этапе уделяется долгосрочному видению, необходимо сразу же определить временные периоды, по истечению которых некоторые элементы стратегии будут периодически пересматриваться. Если эффективность и актуальность не будет подтверждена, вносятся изменения.
4. Провести аудит текущих возможностей и инфраструктуры
Далеко не всегда документ разрабатывается с нуля. В большинстве случаев компании работают долгие годы, имеют ИТ-отдел, в котором сотрудники работают по должностным инструкциям и «горящим» целям. Иногда даже существует документ с описанием политики, который никто не актуализирует. В таком случае необходимо взять уже имеющийся образец ИТ-стратегии и постараться понять, насколько доступная инфраструктура (например, оборудование, массивы данных) позволяют достичь поставленных на предыдущих шагах целей с минимальными вложениями и в кратчайшие сроки.
Также нужно учитывать человеческий фактор. Все департаменты компании могут быть укомплектованы по последнему слову техники. Но то, как сотрудники на самом деле используют современные технологии, реагируют на проблемы, с которыми сталкивается каждый отдел, могут сводить все затраченные усилия и вложения к минимуму.
5. Сформировать архитектуру IT-департамента
Как только у разработчика ИТ-стратегии развития компании появится четкое представление «to be» (каких целей нужно достичь), необходимо заняться ответом на вопрос «как этого достичь». Для этого придется разработать ИТ-архитектуру, которая будет включать программное обеспечение, оборудование, другие инструменты и ресурсы.
В архитектуре должны учитываться технологии, необходимые для конкретных отделов (например, графические редакторы для департамента маркетинга; автономные серверы для службы безопасности). На данном этапе можно прописать и пути интеграции этих элементов в общекорпоративную систему.
6. Определить ключевые показатели эффективности
Нельзя забывать о том, что выполняется только то, что можно измерить и отметить финансами. Чтобы убедиться, что IT-стратегия развития компании не останется только на бумаге, а будет действительно изучаться и исполняться всеми сотрудниками, необходимо определить набор KPI (ключевых показателей производительности). За достижение каждого из показателей будет выплачиваться определенный процент премии. Пример KPI от ИТ-отдела: бережное использование компьютерной техники, количество обращений в службу поддержки.
7. Получить все необходимые визы высшего руководства, подтвердить бюджет
После того, как все проекты документов будут подготовлены, необходимо заручиться поддержкой лидеров компании. Также важно согласовать бюджет, чтобы реализовать стратегию. Для этого, совместно с экономистами, нужно рассчитать объем первичных инвестиций и срок их окупаемости.
8. Определить конкретные ресурсы
Хотя в большинстве компаний уже есть ИТ-команда, часто она занимается повседневным обслуживанием ИТ-систем. Ресурсов на разработку и реализацию IT-политики компании обычно не хватает. Перед тем, как начинать крупные проекты (цифровая трансформация, полное обновление технологических систем), важно заранее оценить ресурсоемкость предприятия. Если есть возможность, лучше нанять внешних консультантов и работников строго под временный проект.
Выполнив все шаги, рекомендуется показать согласованную политику третьему, независимому и незаинтересованному лицу. Лучше на этом этапе потратить деньги на профессионального аудитора, чем обнаружить слишком поздно, что стратегия ведет к убыткам. Сильная ИТ-стратегия — ключевое конкурентное преимущество на современном рынке.
Почему и на каких этапах важно заказывать консультации профессионалов
Даже если собранная команда имеет реальный практический опыт, обладает достаточными теоретическими знаниями, необходимыми для разработки и реализации стратегии, на определенных критических этапах потребуется дополнительная поддержка со стороны независимых профессионалов. Чаще всего к таким задачам относится подстройка готовой ИТ-стратегии под резко изменившиеся условия. Иногда крупные корпорации передают на аутсорсинг однообразные повседневные операции, а своих собственных сотрудников освобождают для важных стратегических задач.
ИТ-стратегия в основном интересна топ-менеджерам, руководителям высшего звена. Но не стоит делать документ конфиденциальным или недоступным для рядовых менеджеров. Чтобы добиться успеха в сфере информационных технологий, компания должна иметь поддержку и приверженность работников всех уровней. Поэтому крупные корпорации также тратят дополнительные финансы на то, чтобы внешние консультанты донесли простыми словами даже сотрудникам, далеким от сферы IT, нюансы внедренной политики.
Независимая оценка ИТ-стратегии — отличный способ определить не только целесообразность технологических инициатив, но и обозначить их приоритетность. Внешний консультант подтвердит, что все пункты документа не противоречат друг другу, поддерживают цели и ценности организации. Но при найме советника топ-менеджер должен четко сообщить о своих ожиданиях, сопровождать аудитора во время его работы.
Автор публикации
4
