Постановка задач подчиненным ― это регламентированный процесс, который напрямую связан с целеполаганием. Цели и задачи часто считают синонимами.
Действительно, обе должны быть конкретными, измеримыми, ограниченными во времени. Но у терминов есть и различия. Их важно понимать руководителям всех уровней, чтобы получать желаемые результаты. Работники, которым четко озвучивают и объясняют план работы, обычно демонстрируют высокую производительность. Если же сотрудники не чувствуют поддержки руководителей или не видят возможностей достичь поставленных целей, то быстро теряют интерес к работе, у них снижается продуктивность труда и в конце концов они могут уйти на поиски лучшей должности.
Разница между целями и задачами
Цель ― это краткое изложение желаемого результата, который должен быть достигнут в течение достаточно длительного периода времени. Под целью подразумевается некое широкое утверждение с фокусом внимания на желаемых достижениях, но без детального описания методов, используемых для получения намеченного результата.
Задачи ― это конкретные выполнимые действия, которые необходимо сделать в ограниченный период времени, чтобы достичь цели. Два понятия тесно переплетены между собой.
Другие различия между целями и задачами.
● Порядок и приоритизация. Цели формируются, исходя из миссии организации, а задача ставится для достижения цели. Поэтому цели имеют более высокий приоритет.
● Конкретика. Цели представляют собой широкие намерения, иногда не могут быть измерены в количественных единицах. Задачи более конкретные и узкие, описываются детально.
Лучше всего разница видна на конкретном примере постановки задачи подчиненным.
«Обеспечить обслуживание высокого уровня для клиентов» ― это нематериальная масштабная цель. А вот «сократить время ожидания клиента до одной минуты» — конкретное задание, выполнение которого приблизит к достижению глобальной цели.
Почему важно знать, как правильно ставить задачи сотрудникам
Современные менеджеры не особо разделяют цели и задачи. Неудивительно, ведь в последние несколько десятилетий разработано множество методик, призванных исключить «обобщение» при постановке целей. Методички говорят о том, что задача должна быть конкретной, измеримой и ограниченной во времени. Но это справедливо и для цели. Такое упрощение помогает менеджеру, знающему основы целеполагания, с тем, как правильно ставить задачи подчиненным.
Но если руководитель не изучал теорию, самое время восполнить этот пробел, ведь раздавать указания, руководствуясь порывом, опасно. В следующих общепринятых и проверенных методиках есть ряд преимуществ.
1. Повышение вовлеченности сотрудников.
Информировать подчиненных о глобальных целях и объяснять роль каждого в процессе их реализации очень важно. Но только люди, которые обучались менеджменту, могут сами поставить подцели, понять, каким образом достичь желаемого. Рядовым сотрудникам комфортнее работать по четкому плану. Таким образом можно увеличить вовлеченность сотрудников нижних грейдов в работу, а также повысить мотивацию и производительность труда.
2. Конкурентное преимущество.
Некоторые руководители поощряют свободу действий своих подчиненных, предлагают различные возможности достигать поставленных целей доступными и удобными способами. Но многие управленцы считают, что лучше сопровождать постановку целей подробными инструкциями. Польза от такого подхода в плане развития работников сомнительна. Но в краткосрочной перспективе этот тип постановки задач стимулирует рост организации.
3. Снижение текучки.
Одна из частых причин увольнения офисных работников ― непонятные задания, нереализуемые цели. Поэтому топ-менеджерам очень важно следить за тем, чтобы руководители высшего и среднего звена не только спускали информацию «сверху вниз», но и помогали подчиненным. Поощрение развития соответствующих навыков и непрерывное обучение кадров помогает снизить текучесть персонала.
Основные ошибки, которые допускают руководители, не знающие правила постановки задач подчиненным:
● ставят задания, не соответствующие общей стратегии компании;
● возлагают нереалистичные или недостижимые ожидания;
● не отслеживают прогресс, не собирают обратную связь.
Правильная постановка задач подчиненным по отлаженным методикам однозначно имеет много плюсов. Только талантливые топ-менеджеры могут ставить цели, не опираясь ни на какие теории, постулаты, и при этом достигать успеха.
Методы постановки задач подчиненным
Все методики целеполагания справедливы и для постановки задач. Конечно, не стоит проводить тщательный анализ, если нужно всего лишь попросить секретаря отксерить документы. Однако даже это простое задание можно озвучить правильно и неправильно.
Сравните два примера.
«Снимите копии с этой стопки документов» и «К совещанию, которое состоится в 16:00, мне необходимы данные из этого отчета. Снимите, пожалуйста, копии. Страницы с графиками должны быть цветными».
Два варианта постановки простейшего задания. Но в первом случае есть вероятность, что помощник посчитает задание неприоритетным и не успеет подготовить копии к совещанию. Также без уточнения информации неопытный ассистент может сделать все копии черно-белыми и многокомпонентные графики станут нечитаемыми.
Поэтому знание о том, как ставить задачи подчиненным, обязательно поможет и в повседневной работе, облегчив ее, и на глобальном рынке.
Как поставить задачу подчиненному по OKR
Методика OKR в переводе расшифровывается как «цели и ключевые результаты». От руководителя требуется определить не только цель, но и перечень приоритетных заданий, которые нужно выполнить. Метод подходит для масштабных проектов и требует значительных временных затрат, при этом в нем не нужно отслеживать каждый шаг. Контроль необходимо осуществлять периодически, только на самых важных этапах.
Такая методика ― оптимальный вариант для тех, кто хочет воспитать самостоятельных сотрудников, но не желает терять контроль над ситуацией.
Пример того, как ставить задачи сотрудникам согласно OKR.
Цель: наладить коммуникации с сотрудниками нового филиала.
Задача 1: до 10.09 разработать схему бизнес-процессов, в которых одновременно задействованы сотрудники главного офиса и нового филиала.
Ключевой результат 1: файл со схемой бизнес-процессов.
Задача 2: до 12.09 проанализировать связи, выписать взаимодействующих лиц.
Ключевой результат 2: перечень сотрудников, взаимодействующих друг с другом.
Задача 3: организовать и провести общее собрание, на котором обсудить, создать и донести до всех работников порядок взаимодействия.
Ключевой результат 3: протокол совещания, подписанный всеми участниками.
Итог: утвержденная схема коммуникации с сотрудниками нового филиала.
Как правильно поставить задачу подчиненному по целям
Управление по целям (management by objectives) ― это стратегия постановки задач, исходя из конечных целей, миссии компании. В качестве основы можно взять построенное дерево целей и трансформировать подцели с «нижних веток» в задания. Иногда ответственных за выполнение вписывают прямо в документ с блок-схемой. Методика МВО способствует повышению эффективности работы как сотрудников, так и компании в целом. Также метод используют как вспомогательный при расчете KPI.
МВО практически полностью исключает ситуацию, когда сотрудники выполняют «бессмысленную работу». Любая деятельность направлена на достижение определенной высшей цели организации.
Трансформация методики SMART под постановку задач
Метод целеполагания SMART известен многим. Аббревиатура в переводе с английского расшифровывается так: конкретность, измеримость, достижимость, актуальность и ограниченность во времени.
Современные менеджеры немного доработали концепцию для постановки задач подчиненным, добавив в конце аббревиатуры буквы E (эффективность) и R (обратная связь). Метод SMARTER иллюстрирует важность оценки результатов выполнения каждого задания, а также сбора информации непосредственно у работников. Специалисты, которые выполняли задание, могут дать много ценных советов, касательно дальнейших действий.
Хорошему руководителю мало просто поставить задачу. Важно также обеспечить ее выполнение. Прежде чем человек приступит к работе, начальник сначала должен убедиться, что у подчиненного есть необходимое оборудование, время и ресурсы. Если поставленное задание ― критически важное и его невыполнение нарушит всю цепочку стратегического планирования, то стоит организовать установочное совещание, встретиться с ключевыми сотрудниками.
Типы задач
В идеальной организации каждое задание соответствует общей стратегии и помогает выполнению миссии. Но иногда работникам приходится заниматься «текучкой», саморазвитием или социальными вопросами. Исходя из этого менеджер может выделить разные группы заданий и качественно управлять ими.
1. Командные.
Назначаются группам людей, работающим вместе. Обязательно нужно назначить одного ответственного, который будет отчитываться за всех. По возможности необходимо организовать работу, помочь с распределением ролей и разработать командную стратегию.
2. Индивидуальные.
Назначаются лично работникам. Далеко не всегда они связаны непосредственно с должностными обязанностями. Иногда производственные компании участвуют в благотворительных акциях, социальных инициативах. Если руководитель планирует поставить задание «в нагрузку» к основной работе, будет корректным уточнить, есть ли у подчиненного желание заниматься благотворительностью. Даже перед тем, как поставить индивидуальную задачу, касающуюся непосредственно рабочих обязанностей, начальник должен оценить загрузку подчиненного.
Не стоит бояться вовлекать сотрудников в процесс постановки целей и разбивки их на задания. Такой подход прививает ответственность, дает свободу и поддерживает стремление к саморазвитию.
Практические советы
Руководителю приходится ставить десятки задач в день. Держать в голове все выданные поручения нецелесообразно. Разработаны специальные инструменты, облегчающие контроль за выполнением заданий.
1. Использование специальных программ.
Как говорит Зиг Зиглар, американский бизнес-оратор: «Цель без плана — это просто желание». Составить перечень заданий можно на листе бумаги, но современные руководители используют таск-менеджеры: To Do List, Goal Planner. Простейшая альтернатива ― календарь в Outlook или Google-календарь.
Но мало ставить задачи, также необходимо понимать прогресс их выполнения. Здесь пригодятся системы отслеживания, которые можно установить каждому подчиненному. Хороший вариант подобной программы ― Trello.
2. Обучение подчиненных самостоятельности.
Важные стратегические цели необходимо подробно обсуждать с подчиненными. Менее серьезные задачи можно делегировать работникам, не забывая проверять успехи по контрольным точкам. Но не стоит заниматься микроменеджментом.
Разбивка целей на задачи и отслеживание результатов — это ответственный подход. Однако контроль за каждым шагом подчиненных — это токсично и неэффективно. Если у некоторых сотрудников действительно не получается от начала и до конца самостоятельно выполнять сложные многокомпонентные задания, то стоит задуматься о курсах повышения квалификации, профильных тренингах.
3. Понимание того, что работники в первую очередь ищут выгоду для себя.
Опытный топ-менеджер не просто выдает план действий, но и ищет лицо, наиболее заинтересованное в его выполнении. Большая ошибка полагать, что единственное, чего хотят все работники, это развитие компании. Действительно, есть сотрудники, которые готовы пожертвовать личным временем, другими обязанностями ради выполнения задания. Но в большинстве случаев излишнее рвение проявляют работники, которые хотят получить премию, повышение, место в проектной команде.
Стоит периодически беседовать с подчиненными, в том числе и в неформальной обстановке, чтобы понимать мотивацию каждого. Это помогает правильно распределять задания. Но нельзя исключить тот факт, что существуют люди, готовые работать за идею даже в самые кризисные времена.
4. Поощрение сотрудников.
Даже если в компании разработана система ключевых показателей эффективности, а достижение целей и выполнение заданий справедливо оплачиваются, то это не повод забывать о психологической поддержке и мотивации. Иногда слово авторитетного руководителя значит больше, чем выплата премии. Высокий моральный дух позволяет создавать позитивную, процветающую и творческую среду. Но и провалы, невыполнение плана нельзя игнорировать. Следует проводить подробный разбор ошибок, но без «публичной порки». Критиковать работников лучше наедине, за закрытыми дверями.
Правильная постановка задач приближает компанию к достижению целей и стимулирует работников к саморазвитию.
Автор публикации
4
