Для успешной и эффективной работы организации менеджер должен выполнять определенные действия. Они направлены на повышение работоспособности персонала, увеличение прибыли компании, достижение поставленных целей.
Основные или общие функции управления были выделены еще в начале 20 века А. Файолем, но актуальны и сейчас, несмотря на стремительное развитие рынка и глобальные перемены в экономике. К ним относится 4 составляющих: планирование, организация, мотивация, контроль. Осуществляя их, можно стабилизировать состояние бизнеса, увеличить его рост, устранить кадровую текучку, получить в штат достойных специалистов.
Планирование (прогнозирование)
Планирование ― это основная функция менеджмента. Она направлена на формирование ряда мер, необходимых для достижения целей компании. Позволяет ответить на важные организационные вопросы: что нужно сделать для достижения целей, какие для этого необходимы ресурсы, сколько времени будет потрачено.
Планирование в менеджменте представляет собой:
- экономический инструмент, позволяющий оценить имеющиеся у организации ресурсы, определить перспективы развития и пути дальнейших действий;
- вид управленческих действий, направленный на оценку перспектив развития управляемой системы.
Из всех функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль), прогнозирование всегда будет на первом месте. Связано это с тем, что от него зависит результат и качество как управленческой деятельности, так и развития компании в целом.
Планирование предусматривает решение долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных задач. Они решаются на разных уровнях руководства и влияют на весь результат.
- Долгосрочные планы направлены на размещение и увеличение производственных мощностей, выбора продукции и особенностей ее производства. Функции планирования и контроля в долгосрочной перспективе самые важные. Они позволяют оценить возможности предприятия в будущем, настроить производственный процесс для максимальной доходности. Долгосрочным планированием занимается высшее руководство: генеральный директор, топ-менеджеры.
- Среднесрочное планирование подразумевает поиск способов рационального использования производственных мощностей на срок от 6 месяцев. При разработке стратегий учитываются вероятные колебания спроса на продукцию. За этот процесс отвечают менеджеры среднего звена (руководители отделов), которые занимаются решением тактических задач.
- Краткосрочное планирование решает текущие задачи, срок исполнения которых менее полугода. Связаны они, прежде всего, с нагрузкой оборудования, последовательностью запуска продукции в производство. Им занимаются менеджеры третьей ступени: начальники смены, бригадиры.
Процесс планирования включает три направления.
1. Стратегическое. Это основная, общая стратегия, используемая компанией для достижения глобальных и небольших целей. Планирование на стратегическом уровне определяет поведение компании в своем рабочем сегменте.
2. Тактическое. Направлено на определение промежуточных целей и разработку планов по их достижению.
3. Оперативное. Определяет стратегию постановки повседневных задач для менеджеров.
Без планирования невозможно существование даже небольшой фирмы. Каждое предприятие должно иметь схему, согласно которой происходит развитие бизнеса в течение краткосрочных и долгосрочных периодов.
Организация
Организация направлена на рационализацию деятельности менеджеров и подчиненных. Она помогает из большого объема задач определить, кто должен выполнять конкретные задачи и в каком количестве.
Принципы функции:
- целесообразность ― организация, как и контроль, планирование, мотивация, работает на достижение долгосрочных и краткосрочных целей компании;
- устойчивость ― организация должна быть выстроена таким образом, чтобы ее элементы не подвергались серьезным изменениям под влиянием внутренней и внешней среды;
- эластичность ― при организации работы персонала важно найти равновесие между административными правилами и свободой сотрудников;
- прямое подчинение ― для реализации задач выстраивается иерархия, чтобы у каждого подчиненного был начальник.
Организация охватывает исполнительную и оперативную деятельности. Ее главная цель ― это формирование управляющей и управляемой подсистем, установление конкретных параметров и режимов работы филиалов предприятия. Благодаря ей формируется взаимодействие между объектами и субъектами управления.
Мотивация
Чтобы функции управления (планирование, организация, мотивация и контроль) работали правильно, нужно грамотно стимулировать персонал. Мотивация ― это побуждение к достижению определенных целей компании. Эта функция может применяться в отношении отдельного человека и группы людей, а еще тесно связана с двумя понятиями:
- стимулирование ― воздействие извне с целью побудить человека к выполнению определенной деятельности;
- мотивация ― побуждение человека или группы людей к деятельности, которое вызвано его собственными эмоциями и желаниями.
Мотивация необходима персоналу для достижения общих целей, поставленных руководителями. Она представляет ряд действий, направленных на появление и увеличение желания выполнять трудовую деятельность. Мотивация может быть материальной: премия за выполнение плана, 13-я заработная плата за хорошие показатели и другие надбавки к окладу. Также есть нематериальные поощрения в качестве мотивации: дополнительные выходные, бесплатные путевки в санаторий или абонемент в спортзал, курсы по повышению квалификаций.
Работают функции менеджмента только в комплексе. Нельзя мотивировать сотрудников, не спланировав правильно работу коллектива и не обозначив цели предприятия.
Какой именно способ мотивации выбрать, зависит от ситуации, особенностей работы компании и начисления заработной платы. Чаще всего ― это денежная компенсация за хорошие показатели в работе, премия за увеличение товарооборота, надбавки за стаж.
Благодаря философии современного менеджмента можно увидеть, что мотивация должна влиять не на самого человека, а на его интересы, жизненные ценности, реальные цели. Например, если он стремится к саморазвитию, то вместо денежной премии мотивировать его лучше оплатой курсов по повышению квалификации или доступом на закрытое мероприятие с известными бизнес-лидерами.
Если не мотивировать сотрудников, их продуктивность будет стремительно падать. Это отрицательно скажется на показателях компании в целом. Каждый специалист должен чувствовать свою важность и то, что он приносит пользу организации. Поэтому личная похвала менеджера, периодическое общение тет-а-тет, поддержка инициативы ― эффективные способы мотивации сотрудников.
Мотивация должна отвечать следующим требованиям:
- быть постоянной, а не по настроению начальника;
- быть понятной, чтобы специалисты точно знали, за что им полагается поощрение;
- быть достижимой, чтобы старательные работники обязательно достигали своих целей и получали награждение;
- не быть слишком легкой ― если для получения вознаграждения не требуется прилагать много усилий, то это станет причиной лени среди персонала.
Мотивация ― важная управленческая функция, от которой зависит лояльность сотрудников, благоприятная рабочая атмосфера в коллективе, успешность всей компании.
Контроль
Контроль в менеджменте ― это завершающая стадия цикла управления. Она используется в качестве связующего элемента управляющей и управляемой системы. Дополняет функции управления (планирование, организация, мотивация), помогает достигать поставленных целей со строгим соблюдением сроков и показателей.
Контроль заключается в проведении замеров, анализе работы персонала с целью соблюдения соответствия выполняемых задач разработанному плану. Еще контроль можно определить как процесс наблюдения за тем, как компания продвигается к намеченной цели для своевременных корректировок. В цикле «планирование, организация, координация, мотивация, контроль» эта функция занимает замыкающую позицию, но по значимости им не уступает.
Контроль как функция менеджмента выполняет несколько задач:
- учет и анализ сведений о результатах деятельности всех отделов предприятия;
- сравнение фактических результатов с запланированными показателями;
- поиск отклонений и причин их возникновения;
- разработка мероприятий по устранению отклонений и достижению поставленных целей.
Особая потребность в контроле возникает при неуверенности внешней и внутренней среды, сильном давлении со стороны конкурентов, необходимости поддержания имиджа компании и достигнутого успеха.
Как управленческая деятельность, контроль должен отвечать следующим требованиям:
- быть неотъемлемой частью работы ― менеджерам организации необходимо регулярно контролировать производственные процессы, работу персонала, достижение целей;
- учитывать конечные цели, использоваться как инструмент их достижения и решения задач;
- носить регулярный, непрерывный характер;
- быть понятным для тех сотрудников, которые отвечают за проверку и контроль;
- быть гибким ― не мешать основной работе;
- быть экономным ― не требовать больших затрат на проведение;
- быть эффективным ― показывать хорошие результаты.
В цикле «планирование, управление, контроль» различают три вида контроля в зависимости от времени проведения.
1. Предварительный. Осуществляется перед активной деятельностью компании. Его проводят, чтобы убедиться в том, что организация, ее персонал, система управления и другие элементы готовы к работе.
2. Текущий. Выполняется с использованием обратной связи в виде стратегического и оперативного контроля. Направлен на проверку эффективности использования ресурсов предприятия.
3. Заключительный. Направлен на оценку выполнения запланированных работ. Также этот вид контроля позволяет увидеть слабые и сильные стороны бизнеса.
В менеджменте планирование, организация, мотивация, контроль ― это четыре главные функции, направленные на правильную, эффективную работу системы управления. С ними работа предприятия и персонала выходит на новый уровень, появляется больше возможностей для реализации намеченных целей.
Автор публикации
1.8
