Коммерческая служба предприятия

Коммерческая служба ― это структурное подразделение на предприятии, отвечающее за коммерческую деятельность компании.

Она включает несколько отделов: маркетинг, закупки, сбыт. Главная задача службы ― покупка и продажа продукции с целью извлечения прибыли.

Функции

Функции коммерческой службы определяются отделами, работа которых ей регулируется. К ним относятся:

• исследование и анализ рынка, изучение конкурентов и востребованных товарных позиций;
• продвижение выпускаемой продукции, создание эффективной рекламы;
• стимулирование сбыта товаров;
• организация товарной и ценовой политик в соответствии с текущим положением на рынке;
• разработка маркетингового плана и стратегий развития фирмы;
• контроль за правильным обслуживанием клиентов;
• формирование выгодных взаимоотношений с клиентами;
• контроль над формированием портфеля заказов;
• планирование способов сбыта продукции;
• организация сбыта товаров в подразделениях собственной сети;
• исследование рынка материалов и сырья, которые используются для производства продукции;
• формирование коммерческих взаимоотношений с поставщиками и продавцами сырья;
• планирование процесса закупок сырья и оборудования для производственного цикла;
• финансовый анализ запланированных затрат на сырье;
• исследование участников внешнего рынка;
• заключение сделок с иностранными клиентами;
• выполнение таможенных функций.

Коммерческий отдел может выполнять и другие функции. Это зависит от того, над какими департаментами предприятия взят контроль.

Например, дополнительно в состав службы может входить логистика. В этом случае прибавляются задачи по организации поставок.

Задачи коммерческого отдела на предприятии

Коммерческое подразделение называют сердцем компании, которое отвечает за распределение и правильную организацию бизнес-процессов, направленных на получение прибыли.

Эффективность работы службы зависит от множества факторов: компетентность руководителя, квалификация сотрудников, атмосфера в коллективе, правильно выстроенная структура, грамотно сформированные и реализованные цели.

Задачи, которые решает коммерческая служба:

• разработка финансового плана и долгосрочной стратегии развития бизнеса;
• разработка планов производства в долгосрочной и краткосрочной перспективе;
• организация сбыта продукции при минимизации расходов;
• создание условий для заключения сделок с контрагентами компании;
• расширение хозяйственной связи;
• участие в торговых мероприятиях, где можно организовать сбыт своих товаров или прорекламировать их;
• анализ положения продукции на рынке, его популярность и уровень спроса;
• организация работы складов, создание условий, необходимых для сохранности производимой продукции и ее потребительских качеств;
• создание условий для рационального использования транспорта, осуществляемого погрузку, разгрузку и доставку товаров;
• усовершенствование процесса логистики для уменьшения сроков доставки;
• организация работы по вторичной переработке побочной продукции, правильной утилизации отходов производства;
• составление финансовых документов и сметы;
• подготовка отчетов по выполнению планов реализации;
• предоставление отчетов и подготовка документов по материальному, техническому снабжению и финансовой деятельности.

Задачи формируются генеральным и коммерческим директорами предприятия. Цели меняются в зависимости от текущего положения бизнеса, вида и объема выпускаемой продукции, размера компании.

Структура коммерческого отдела

Основа коммерческой службы ― директор. Это главное руководство, отвечающее за правильное функционирование департамента и контролирующее работу подчиненных. У коммерческого менеджера много обязанностей, включая координацию департаментов, входящих в состав службы.

Структура коммерческого отдела в современных фирмах зависит от размера компании. Две составляющие есть в любой организации: высшее руководство и отдел продаж, отвечающий за привлечение клиентов.

Одно предприятие может иметь несколько отделов продаж, где каждый несет ответственность за формирование долгосрочных, максимально эффективных отношений с покупателями.

Как только потенциальный покупатель переходит в категорию клиента, им занимается клиентский отдел. Здесь происходит оформление документации, выставление и ведение платежей.

Заказы выполняет соответствующий департамент ― производство, склад, логистика.

Создание коммерческой службы выполняется с учетом размера компании. В крупных корпорациях, к которым относятся оптовое производство, торговые сети, фирмы с филиалами в нескольких городах, формируется большой отдел коммерции.

Он состоит из нескольких подразделений, работающих самостоятельно. Каждое подразделение выполняет определенные функции, но все они находятся под управлением коммерческого директора.

Рекламный и маркетинговый департаменты отвечают за продвижение товара, фирмы, бренда, выполняя следующие функции:

• проведение маркетинговых исследований, анализа рынка для определения спроса на производимую продукцию;
• создание рекламной политики предприятия;
• формирование стратегии продвижения продукции и самой компании;
• организация мероприятий, направленных на создание положительного имиджа бизнеса.

Второй важный элемент структуры службы ― отдел снабжения. Он выполняет следующие функции:

• поиск надежных поставщиков, предлагающих выгодные условия сотрудничества, заключение договоров;
• создание каталога с ассортиментом продукции совместно с другими подразделениями;
• управление поставками материалов, производственного сырья и оборудования;
• совершенствование ассортимента компании, повышение качества выпускаемых товаров.

Не менее важен отдел продаж. Он отвечает за реализацию продукции, чтобы товар пользовался спросом.

Функции отдела продаж:

• разработка политики продажи товаров и услуг;
• поиск, привлечение покупателей для оптовых продаж, заключение с ними контрактов;
• организация логистики, обеспечение своевременных поставок;
• контроль запасов продукции.

Хранится товар на складах, где работу ведет соответствующее подразделение. Оно выполняет следующие функции:

• прием поступающей продукции, организация его хранения;
• комплектация заказов покупателей;
• отгрузка и отправка товаров.

Важное условие успешной работы коммерческого отдела ― тесное сотрудничество всех подразделений. Если между отделами отсутствует координация, то возникают трудности с реализацией продукции, что приводит к уменьшению прибыли.

В небольших фирмах структура службы отличается. Содержать большое количество подразделений нет возможности, поэтому отделы продаж и снабжения объединяются, преобразуясь в департамент работы с контрагентами.

Не всегда есть потребность в маркетинговом отделе. Его функции могут выполнять сторонние аутсорсинговые компании.

Создание коммерческого отдела

При формировании этого департамента учитывается объем продаж, размер предприятия.

В крупных организациях структура отдела создается по одному из нескольких принципов.

1. Географический. Подразумевает наличие в каждом регионе нахождения официального представителя компании ― менеджера, представляющего интересы организации. Также в каждом регионе может быть сформировано отдельное подразделение.

2. Продуктовый. Коммерческое отделение отвечает за определенный продукт или товары конкретной категории. Служба несет ответственность за создание, повышение качества и реализацию этого продукта.

3. Клиентский. Отделения формируются для работы с определенной категорией клиентов. Разделение может быть таким: розничные, оптовые, региональные, иностранные, постоянные и новые.

4. Функциональный. Организация работы службы по данному принципу заключается в том, что формируется несколько команд, каждая несет ответственность за реализацию продукции на определенном этапе.

5. Матричный. Подходит для реализации крупных и непростых проектов. Суть в том, что формируется команда, состоящая только из опытных специалистов ― лучших кадров в своем отделе. Она занимается реализацией только одной задачи. Для выполнения следующего проекта создается другая команда.

При создании отдела коммерции важно, чтобы подобранная структура делала работу эффективно и результативно. Если итоговые показатели хуже ожидаемых, то рекомендуется пересмотреть принцип организации работы службы.

Также при формировании коммерческого департамента руководство должно следовать важным принципам выбора и построения структуры:

• помощь в достижении целей компании и решении поставленных задач;
• разработка с учетом определенной функции;
• описание прав и обязанностей всех участников;
• определение уровня контроля с учетом объемов продаж, инициативности менеджеров;
• гибкость, чтобы подстраиваться под текущее состояние рынка, ассортимент товаров, колебания цен;
• рассмотрение интересов других отделов, чтобы обеспечить слаженную работу всей компании.

Каждое предприятие уникально, поэтому перечисленные принципы нельзя принимать как единственно правильное решение.

Во многих случаях для эффективной работы департамента нужно обратиться к специалистам, которые помогут создать коммерческую службу и качественно настроить на работу.

Коммерческий блок: штат менеджеров

Для результативной работы коммерции нужно набрать команду специалистов и распределить их по этапам иерархии. Важно, чтобы каждый работник занимал свое место, показывал высокую эффективность и был настроен на продуктивную работу.

Чтобы достичь этого, назначается менеджер, имеющий большой опыт в управлении персоналом и готовый к работе в режиме многозадачности.

В крупной фирме должно быть минимум 4 руководителя, начальник отдела и его заместитель. Каждому отделу требуется свой управленец, который отчитывается непосредственно топ-менеджеру.

Чем крупнее компания и больше клиентов, тем обширнее руководящий состав. Но и чрезмерно увлекаться наймом менеджеров не стоит, чтобы сильно не травмировать бюджет предприятия.

Руководитель коммерческого отдела

Чтобы каждый сотрудник коммерческого отдела выполнял свои задачи максимально продуктивно, а служба достигала запланированных результатов, нужен грамотный руководитель.

На эту должность назначается специалист, обладающий определенными знаниями и навыками:

• особенности формирования бюджета;
• регулирование и управление готовой продукции;
• управление кадрами организации;
• ведение переговоров;
• запуск рекламы и налаживание связей с общественностью;
• поиск каналов сбыта.

Коммерческое управление заключается в распределении задач, составлении планов, стратегий на долгосрочную и текущую перспективу.

Функции коммерческого директора:

• контроль бюджета ― запрос и направление финансирования в нужное русло;
• разработка маркетинговой политики на основе проведенных исследований и анализов;
• меры по сокращению расходов;
• контроль за качеством оказываемых услуг и продаваемых товаров, в том числе учитывая жалобы и пожелания клиентов;
• сотрудничество и ведение переговоров с региональными, иностранными клиентами;
• организация профильного обучения для сотрудников, повышение их квалификации;
• создание систем мотивации и премирования для подчиненных.

На должность назначается специалист с опытом работы в системе управления не менее 3 лет, с высшим экономическим или финансовым образованием, имеющий опыт работы в продажах и хорошее знание английского языка.

Человек должен быть коммуникабельным, пунктуальным, ответственным, корректным, с хорошей стрессоустойчивостью и умением работать в режиме многозадачности.

На предприятии коммерческий директор имеет право:

• предлагать генеральному директору варианты продвижения компании и продукции;
• принимать самостоятельные решения в плане сбыта товаров;
• контролировать расходы и доходы фирмы;
• устанавливать причины повышения расходов, устранять их совместно с экономическим отделом;
• принимать участие в совещаниях, выслушивать предложения других департаментов компании;
• делегировать свои задачи компетентным специалистам;
• привлекать к работе сторонние службы и специалистов в рамках имеющегося бюджета;
• запрашивать документы в бухгалтерии, экономическом и других подразделениях, если это необходимо в рамках работы.

Коммерческая служба ― важная часть любого предприятия. Она отвечает за производство и продажу товаров, сотрудничество с поставщиками и клиентами. Правильно организованная работа коммерческого департамента обеспечивает хорошую прибыль и большой спрос на товары, услуги.

Для эффективной работы службы требуется назначить опытного руководителя, умеющего управлять, делегировать задачи и достигать поставленных целей.

Автор публикации

не в сети 2 года

Татьяна Добрякова

0

Комментарии: 0Публикации: 250Регистрация: 08-02-2022