Контроль работы персонала необходим для повышения эффективности и укрепления дисциплины, мотивации подчиненных.
В процессе мониторинга удается оценить ход выполнения задач и полученные результаты. На основе выводов работников перераспределяют, составляют стратегии обучения, вводят поощрения.
Однако возникает вопрос о том, как контролировать работу сотрудников правильно, поскольку для многих слежка воспринимается как что-то неэтичное. Ключевые моменты ― корректная организация мониторинга и выбор подходящих инструментов.
Зачем нужен контроль работы сотрудников
Контроль качества нужен не только руководителю, но и работникам. Грамотный мониторинг способен повысить лояльность сотрудников, так как они чувствуют, что могут получить помощь при затруднениях.
Руководителям наблюдение помогает.
- Повысить эффективность выполнения бизнес-задач. Результат обусловлен как формированием понятных заданий, так и постепенным обучением персонала, закреплением мотивации.
- Найти и устранить слабые места. Например, в ходе проверок можно выяснить, что сотрудники тратят больше времени на выполнение задач из-за использования неподходящих каналов связи или неудобного распределения помещений.
- Повысить индивидуальную производительность. Некоторые инструменты мониторинга позволяют уточнить, с какими задачами человек справляется лучше. В таких случаях упрощается распределение рабочих заданий. Дополнительное преимущество ― возможность поощрить или наказать сотрудника в зависимости от результатов его деятельности.
- Сформировать благоприятную атмосферу в коллективе. Если мониторинг воспринимается людьми как вспомогательный инструмент, сопряженный с карьерным ростом, их доверие к компании растет. Появляется заинтересованность в результате, коллеги охотнее помогают друг другу.
- Улучшить репутацию компании. За счет повышения качества, соблюдения сроков потребители и партнеры лояльнее относятся к фирме.
- Предвидеть возможные убытки. Мониторинг предотвращает ошибки при выполнении задач, снижает процент брака и помогает заменить неэффективных сотрудников.
В полной мере преимущества раскрываются только при правильной организации контроля. Если выбраны неподходящие инструменты или неэтичные методы слежки, компания может понести финансовый и репутационный ущерб.
Для персонала умеренный контроль означает выдачу понятных и однозначных технических заданий, сопровождение их выполнения до получения результата.
Благодаря мониторингу работники видят объективную статистику, на ее основе им выдают рекомендации. Становится проще понять, что требуется для ускорения карьерного роста, а каких моментов в работе лучше избегать.
Последствия отсутствия контроля
Отсутствие мониторинга чревато снижением эффективности как отдельных штатов, так и компании в целом. Несоблюдение договоренностей наносит репутационный ущерб.
Покупатели и партнеры перестают доверять компании, ее конкурентоспособность снижается. Из-за совокупности этих причин падают финансовые показатели.
Этапы и разновидности контроля работы сотрудников
Условно контроль качества работы персонала делят на 3 этапа:
- Предварительный. Сопряжен с постановкой задачи. На этом этапе формируют техническое задание, производят расчет оптимального количества ресурсов, в том числе человеческих. Оценивают возможности компании и готовность к реализации проекта, проверяют, насколько хорошо персонал осознает предъявляемые требования.
- Текущий. Связан с координацией действий работников в процессе выполнения задач. Проверяющий следит за соблюдением сроков и достижением нужных показателей. Если что-то идет не по плану, быстро вносят корректировки.
- Итоговый. Представляет собой оценку результатов. На этом этапе проверяют, удалось ли достичь заявленных показателей. При обнаружении проблем их анализируют, ищут пути устранения.
Сотрудников, которые демонстрируют лучшие показатели, после итогового этапа поощряют. Если работник допускает ошибки, ему делают замечание. При систематических нарушениях и отсутствии положительной динамики человека увольняют.
В зависимости от степени охвата выделяют общий и выборочный контроль. По срокам проведения мониторинг может быть систематическим, периодическим или разовым, по форме осуществления ― техническим, административным и финансовым.
Выводы делают по итоговым или промежуточным результатам, срокам или произвольно выбранным точкам. Разные методы комбинируют, чтобы получить наиболее подходящий вариант, исходя из специфики бизнеса.
Основные принципы контроля
Чтобы контроль за работой персонала давал положительные результаты, он должен быть прозрачным, предсказуемым, незаметным, объективным и направленным на результат.
1. Прозрачность.
Не скрывайте от персонала наличие мониторинга. Доступно объясняйте, зачем это нужно. Акцент делайте на выгоде для самих работников.
Оформите отдельный документ, который регламентирует порядок контроля за деятельностью. В нем должны быть перечислены инструменты мониторинга, оцениваемые показатели и критерии, а также последствия в виде премий и штрафов. Дайте всем сотрудникам ознакомиться с содержанием.
2. Предсказуемость.
Важно не только создать единую систему контроля, но и постоянно придерживаться ее принципов. Нельзя и оставлять ошибки без внимания, и излишне к ним придираться. При возникновении подобных условий работники перестают ощущать стабильность, нервничают, хуже справляются с задачами.
3. Незаметность.
Контроль за сотрудниками на предприятии должен осуществляться незаметно. Не стоит лишний раз напоминать работникам о мониторинге и создавать впечатление, будто слежка ведется за каждым шагом.
Избегайте вмешательств в процесс, сведите их к минимуму и вносите корректировки или по заранее утвержденному плану, или при возникновении критических ситуаций.
4. Объективность.
Оценивайте всех по одним критериям. Своевременно поощряйте высокие показатели и правильные решения, делайте замечания в случае ошибок. Избегайте асимметричного контроля, при котором внимание между сотрудниками распределено неравномерно.
Если возникла необходимость выборочной проверки, объясните, что это связано с планом, или подберите нейтральные причины. В противном случае отношения в коллективе начнут портиться, что приведет к снижению показателей.
5. Эффективность.
Контролировать работу персонала важно, но на это не должно уходить слишком много времени и сил, так как мониторинг не единственная задача руководителя. Необходимо по возможности делегировать обязанности или внедрить автоматизированную систему наблюдения.
6. Результативность.
Полученные в ходе мониторинга данные следует использовать для оптимизации процессов. Информацию анализируют и применяют для работы с персоналом.
При разработке плана полагаются не только на показатели и графики, так как они не всегда объективны. На основе полученных выводов стараются раскрыть потенциал перспективных сотрудников и заменить малоэффективных.
Инструменты, методы и стратегии контроля персонала
Методы контроля подчиненных включают в себя планерки, введение KPI, контроль доступа, GPS-трекинг. Выбор наиболее эффективной стратегии зависит от масштабов и специфики бизнеса.
В маленьких компаниях иногда работает даже простая устная коммуникация. В крупных фирмах внедряют автоматизированные системы, однако такой подход требует больших затрат, в том числе на разработку, покупку, настройку и пояснительные беседы с сотрудниками.
1. Собрания.
Небольшие собрания позволяют руководителям отследить прогресс, а подчиненным поделиться достижениями. Это мотивирует и придает чувство общности.
В процессе сотрудники, если у них есть вопросы, могут задать их или попросить помочь им. Устраивать короткие собрания рекомендуется даже в том случае, если всем всё понятно.
2. «Тайный покупатель».
Внедрение «тайного покупателя» позволяет в целом оценить работу компании. К преимуществам метода относят взгляд со стороны: вы получаете объективный комментарий со стороны потребителя. В процессе удается выявить проблемы, с которыми могут столкнуться клиенты.
Недостаток такого способа ― в большинстве случаев нельзя точно установить, какой сотрудник ответственен за задержки и ошибки.
3. Введение KPI.
KPI ― это ключевой показатель эффективности. Он может быть связан, например, с количеством продаж. Благодаря KPI все сотрудники могут увидеть, насколько успешно они справляются с задачами.
Целесообразно закрепить за показателем систему поощрений, чтобы мотивировать подчиненных. Однако важно правильно установить минимальную планку. Она должна быть достижимой, но одновременно призывать добиваться больших результатов.
4. Автоматизированные системы контроля.
К готовым автоматизированным системам контроля относят «Битрикс24», «Мегаплан» и AmoCRM. Через программы отслеживают рабочее время и активность сотрудников, создают и корректируют планы, распределяют премии.
Автоматизированные системы в том числе подходят для мониторинга удаленных сотрудников.
5. Контроль доступа.
Системы контроля и управления доступом подразумевают ограничение передвижения подчиненных по территории предприятия. СКУД чаще всего применяют как вспомогательный метод мониторинга, так как основная его задача ― предотвращение передачи секретной информации.
В оценивании эффективности персонала метод участвует лишь косвенно. Он способствует учету рабочего времени.
6. Отчетность.
Отчеты составляют вручную или через автоматизированные системы. В первом случае сотрудник лучше осознает ответственность за результаты своей деятельности, но тратит много времени на бумажную работу и может немного завышать свои показатели ради премии.
7. Видеонаблюдение.
Использование видеонаблюдения позволяет зафиксировать нарушения и наказать персонал за них. Это позитивно сказывается на дисциплине. Однако камеры не способны предотвратить нежелательные действия. Если подчиненный продолжит нарушать правила, вам придется расстаться с ним.
8. Прослушивание телефонных разговоров.
Прослушивание разговоров наиболее актуально для тех компаний и должностей, которые ориентированы на связь с потребителями. Например, для операторов и консультантов.
Благодаря прослушиванию выявляют нецелевое использование телефона и трату рабочего времени, а также нарушение правил при общении с клиентами.
9. GPS-трекинг.
GPS-трекеры передают сотрудникам или устанавливают на транспортные средства в тех случаях, когда лично проконтролировать персонал невозможно. Это касается командировок и курьеров.
Через маячок можно узнать, где, когда и на какое время останавливался человек, не совершал ли он какие-либо поездки в личных целях, смог ли вовремя добраться до клиента.
10. Агитация.
Агитацию используют преимущественно японские и европейские компании, но метод постепенно внедряют и в странах СНГ. Способ подразумевает наглядное стимулирование производительности, чаще всего через мотивационные доски.
На них руководитель отмечает провалы и достижения персонала. В небольших частных компаниях агитация может быть воспринята негативно, поэтому ее лучше преобразовать, убрав акцентирование внимания на ошибках, или полностью от нее отказаться.
Ошибки использования контроля за персоналом
Контроль качества работы сотрудников при неправильном подходе причиняет вред компании. Например, завышенные целевые показатели KPI и связанные с этим штрафы вызывают справедливое недовольство персонала. Это может стать причиной массовых увольнений.
Чтобы избежать снижения показателей, проанализируйте, насколько эффективен мониторинг в вашей организации, выявите ошибки и устраните их.
1. Выбор неподходящих методов.
Не все методы одинаково хорошо подходят для разных компаний. Например, сотрудники, занимающиеся творческой работой, болезненно реагируют на критику.
После создания мотивационных досок с замечаниями они могут перестать проявлять инициативу, что негативно скажется на результатах. GPS-трекеры малоэффективны в call-центре ― вы потратите больше, чем получите.
2. Неправильное делегирование.
Заниматься мониторингом должен тот сотрудник, который разбирается в специфике деятельности персонала. Он сможет понять, на каком этапе что-то пошло не так, и быстро устранить ошибку. В противном случае ситуация ухудшится вплоть до полной остановки производства.
3. Нерегулярный контроль.
Отсутствие систематических проверок расслабляет сотрудников. Они начинают допускать ошибки, рассчитывая на то, что их промахи останутся незамеченными. Другая проблема ― отсутствие актуальных данных, которые нужны для планирования.
4. Чрезмерная строгость.
Тотальный контроль заставляет подчиненных нервничать и допускать больше ошибок. Работники перестают проявлять инициативу и утрачивают мотивацию. Это негативно сказывается на моральном духе коллектива.
Необходимо правильно регулировать давление на персонал и вмешиваться только в критических ситуациях. Не наказывайте подчиненных за короткие перерывы: иногда небольшие паузы даже повышают эффективность.
5. Непредсказуемость для сотрудников.
Персонал должен понимать, что от него ожидают, а какие действия недопустимы. В противном случае работники могут растеряться, начнут совершать больше ошибок, будут бояться проявлять самостоятельность.
Подчиненные станут перед каждым действием советоваться с руководителем. Это снизит общую эффективность.
6. Отсутствие поощрений и наказаний.
Опасны обе крайности: и сплошные наказания, и их отсутствие. В первом случае работники утрачивают мотивацию. Они не стараются добиться лучших результатов, перестают вникать в процесс и начинают задумываться об увольнении. Поощрения помогут подчеркнуть позитивные примеры и поставить цели перед персоналом.
Отсутствие наказаний влечет за собой многочисленные нарушения дисциплины. Сотрудники понимают, что негативных последствий даже после ряда ошибок не будет, из-за чего расслабляются и выполняют работу некачественно.
7. Неэтичность.
Важно подавать информацию подчиненным в виде рекомендаций. Замечания и штрафы больше подходят для тех, кто регулярно допускает одни и те же ошибки.
Необходимо проявить деликатность, чтобы не демотивировать перспективного работника. Нельзя сосредотачиваться только на ошибках: желательно похвалить персонал за то, что было сделано правильно. Недопустимы оскорбления и критика в уничижительной форме.
Контроль за работой сотрудников ― мощный инструмент повышения эффективности. Он помогает грамотно распределить имеющиеся ресурсы и ликвидировать ошибки при выполнении задач.
Однако при неправильном использовании мониторинг снижает показатели персонала, может стать причиной конфликтов и даже массовых увольнений, поэтому внедрять его нужно с осторожностью.
Автор публикации
4
