Процессное управление (часто известное под названием Business Process Management или BPM) ― это идентификация, улучшение и управление всеми бизнес-процессами в организации.
Основные задачи процессного управления: обеспечение прозрачности и согласованности всех стратегических направлений компании, максимальное использование ресурсов фирмы, повышение производительности, ускорение бизнес-операций.
Почему важно уделять внимание BPM
Эффективная процессная деятельность имеет ряд преимуществ. Компании, которые уделяют внимание картированию потоков, оптимизации взаимодействий, обычно более прибыльны и устойчивы.
Другие ключевые преимущества ВРМ.
1. Обеспечение гибкости.
В постоянно меняющихся условиях внешней среды предприятия должны оставаться гибкими, иметь возможность моментально менять производственные, логистические цепочки.
Для этого топ-менеджеру и другим заинтересованным лицам нужно иметь актуальные карты процессов. Только так руководитель сможет быстро, в режиме реального времени перестроить работу и без паники отреагировать на непредвиденные ситуации.
2. Повышение эффективности.
Процессное управление организацией подразумевает постоянный мониторинг и оптимизацию бизнес-процессов. Это означает быстрое выявление и устранение узких мест, сокращение задержек. Автоматизация снижает риск развития кризисов, поскольку практически полностью устраняет вероятность человеческой ошибки.
3. Улучшение визуализации.
Руководитель небольшой компании может легко представить производственную цепочку, разбить всю линию на подпроцессы, даже не используя ручку с бумагой. Но топ-менеджеру крупной корпорации, которая производит тысячи разных наименований продуктов, с этим будет намного сложнее.
Процессная модель управления хороша тем, что требует четкой и подробной схемы работы каждого отдела. Имея перед глазами последовательные цепочки действий, достаточно просто оценить и распределить ответственность каждого конкретного сотрудника за подпроцессы, автоматизировать некоторые элементы.
4. Увеличение потенциального дохода.
По теории процессного управления BPM ― прямой путь к экономии ресурсов. Картирование проясняет, где можно сократить финансовые расходы и сэкономить время за счет исключения «лишних» действий. Оптимизация некоторых производственных линий также может напрямую увеличить доход.
5. Повышение вовлеченности сотрудников.
Business Process Management позволяет автоматизировать ряд повторяющихся административных и производственных задач. Это значит, что высвободившееся время сотрудники смогут посвятить новым целям, которые принесут прибыль или будут способствовать увеличению ценности продукта.
В целом система процессного управления подразумевает культуру постоянного совершенствования. Желание сократить производственные цепочки обычно трансформируется в мозговые штурмы, поиски и внедрение инновационных идей.
Методология процессного управления
При первичном описании всех процессов в компании лучше обратиться к опытным консультантам, которые выполнят работу быстро и профессионально.
Однако такими действиями необходимо управлять постоянно, поэтому стоит и самим разобраться с пятью основными фазами BPM.
1. Анализ.
Сбор информации и аналитика ― важный предварительный шаг перед началом выполнения любой задачи. На этом этапе менеджер должен определить действия, рабочие линии, которые нужно улучшить. Необходимо заняться сбором данных, получить четкое представление о наименее эффективных бизнес-процессах.
На практике анализ можно провести, используя качественные и количественные методы. Каждый элемент бизнеса можно оценить как со стороны «сколько денег приносит», так и «какую ценность приносит».
2. Моделирование.
На этом этапе необходимо нарисовать текущие бизнес-процессы «как есть». Далее придется разработать идеальную будущую модель «как должно быть». Затем нужно совместить 2 схемы и составить третью «промежуточную», которая будет описывать сквозной процесс перехода от «было» к «стало».
Документирование каждого шага ― основа процессного управления. Зная все элементы производственной цепочки, топ-менеджер сможет моделировать возможные альтернативные варианты с учетом дополнительной информации (продолжительность выполнения каждого этапа, количество участников).
3. Реализация.
На этапе внедрения состояние «как должно быть» принимается как единственно верное. В последствии еще появится возможность выявить и исправить ошибки. Во время реализации может понадобиться закупить, внедрить новое оборудование, программное обеспечение, обучить работников или даже нанять более опытных специалистов.
Если есть возможность, рекомендуется протестировать обновления на небольшой группе, чтобы отследить любые проблемы и лишь затем масштабировать результат.
4. Мониторинг.
На этом шаге трансформированная деятельность должна свободно проходить по вновь настроенной схеме. Координатору необходимо вернуться к процессу анализа, собрать информацию об эффективности нововведений и возможности достичь бизнес-целей, понять, насколько видны ожидаемые улучшения.
На этапе мониторинга рекомендуется сравнить соответствующие показатели до и после, оценить отдачу от вложенных средств. Собранные здесь данные могут помочь с построением новых планов.
5. Оптимизация.
Так как процессная организация во многом связана с процессами непрерывного совершенствования, необходимо критически подходить к каждому новому процессу.
На основе информации, собранной на этапе мониторинга, и по мере изменения бизнеса с течением времени необходимо постоянно проводить переоценку и оптимизацию бизнес-процессов. Можно уменьшить количество повторяющихся задач, затрачиваемые ресурсы.
Очень часто по мере роста бизнеса или в результате значительного изменения внешней среды процессы становятся неоптимальными или чрезмерно сложными, что приводит к неэффективной растрате ресурсов, недополучению дохода.
Некоторые практики в BPM включают шестой этап управления ― реинжиниринг. Если бизнес-процессы через некоторое время после реорганизации перестали приводить к желаемым результатам, необходимо пройти все 5 этапов заново. Весь этот процесс и называют реинжинирингом.
Иногда приходится создавать совершенно новые отделы или нанимать специалистов для поддержки изменений бизнес-процессов.
Хотя жизненный цикл кажется достаточно простым, каждая фаза может занять несколько месяцев, поэтому требует тщательного планирования. Нельзя отдавать BPM уже занятому другими задачами работнику.
Чтобы достичь положительного результата, рекомендуется найти профессионального инженера бизнес-процессов и руководителя проекта. Лучше всего создать полноценную команду из следующих специалистов:
- руководитель проекта, который отвечает за коммуникации, согласование бизнес-процессов и бизнес-целей;
- инженеры бизнес-процессов, которые занимаются отрисовкой и тестированием новых схем;
- IT-специалист, ответственный за внедрение и интеграцию новых схем.
Также нужно подготовиться к тому, что сам процесс инжиниринга и реинжиниринга может привести к созданию сотен новых документов (протоколов, методичек, отчетов).
Тогда рекомендуется нанять отдельного менеджера или делопроизводителя, знакомого с методологией процессного управления.
Категории управления бизнес-процессами
Поскольку понятие BPM очень широкое и обычно включает в себя использование различных инструментов, некоторые эксперты делят дисциплину на следующие категории.
1. Системно-ориентированный.
Этот подход фокусируется на бизнес-процессах, которые работают без особого вмешательства человека и интегрированы в корпоративные приложения. Хороший пример ― АСУП (автоматизированная система управления персоналом), система планирования ресурсов предприятия (ERP).
2. Человеко-ориентированный.
Специалист BPM также может сосредоточиться на процессах, которыми занимаются люди. Например, в IT― это продуманный пользовательский интерфейс, системы оповещений и уведомлений.
3. Документо-ориентированный.
Подход основан на документах. В центре внимания могут оказаться бизнес-процессы, связанные с созданием, подписание и реализацией контрактов.
Принципы процессного управления говорят о том, что нельзя концентрироваться только на одном направлении. Хороший ВРМ-специалист охватывает абсолютно все бизнес-процессы в компании.
Примеры использования BPM для достижения целей
Деятельность любого отдела можно «разложить» на бизнес-процессы. Менеджер BPM сделает работу отдела кадров более эффективной, например, упростив формирование табелей учета рабочего времени.
Адаптация новых сотрудников ― еще одна область HR, где BPM-специалист может улучшить и ускорить работу. Когда задачи управления персоналом, связанные с документами, автоматизированы, это существенно сокращает необходимость использования бумажных форм во всей компании.
Пригодится процессное управление и в отделе финансов. Финансисты получают разнообразную документацию как по системным, так и по человеческим каналам. Сотрудники именно этих отделов получают большое количество электронных писем и бумажных форм, связанных с внутренними и внешними финансовыми потоками компании.
Автоматизированные платформы позволяют быстрее обрабатывать запросы сотрудников, автоматически классифицируют тип входящего документа и даже могут «извлекать» информацию из поступившего письма.
Отделы продаж также имеют дело с процессами, одновременно ориентированными на человека и автоматизированную систему. Современные инструменты BPM помогают автоматизировать обмен коммерческими предложениями, счетами-фактурами и, в конечном счете, сокращать циклы процессов продаж.
Итак, BPM ― это структурированный подход к совершенствованию бизнес-процессов.
Business Process Management также можно назвать развивающейся дисциплиной с динамичным характером. Бизнес в 21 веке невозможно построить без глубокого анализа бизнес-процессов.
Повсеместное внедрение цифровых технологий, необходимость для предприятий работать с унифицированными и стандартизированными IT-системами, переход на удаленную работу во время пандемии COVID-19 ― всё это подтолкнуло даже самые маленькие предприятия к переоценке процессов, необходимых для достижения бизнес-целей.
Автор публикации
1.8
