Многозадачность

Многозадачность — способность управлять несколькими обязанностями одновременно, сосредоточившись на одном деле и отслеживая другие.

Многозадачность на рабочем месте чаще всего включает в себя переключение между процессами и эффективное последовательное выполнение различных.

Например, ответ на телефонный звонок в оживленной приемной между приветствиями пациентов демонстрирует развитый навык многозадачности.
Управление своим временем и умение совмещать несколько вопросов ― шанс быстрее подняться по карьерной лестнице. Расстановка приоритетов и организация рабочего времени помогают уложиться в сроки, оставаться сосредоточенными и проявлять инициативу.

Почему многозадачный режим так важен

Когда появилась первая операционная система IBM, пользователи поразились, что компьютер может одновременно выполнять несколько задач. Процессор переключался с одной на другую, при этом доводя их до логического завершения. Люди поняли, что такая способность будет эффективна и в человеческой работе.

Действительно, работа в условиях многозадачности имеет свои преимущества.

1. Экономия времени.

Такой режим позволяет выполнять несколько дел одновременно. Например, вы можете делать заметки в документ клиента, разговаривая с ним по телефону. За этот более короткий промежуток времени вы выполняете две цели одновременно, вместо того чтобы заканчивать каждую отдельно и тратить на них вдвое больше времени.

2. Экономия денег.

Работодатели хотят нанимать сотрудников с большими способностями к многозадачности, так как это поможет делегировать им больше вопросов, экономя на расходах, связанных с наймом другого человека. Демонстрация того, насколько хорошо вы справляетесь с многозадачностью, делает вас ценным сотрудником

3. Рост производительности.

Работа в многозадачном режиме повышает производительность. Вы делаете больше за короткий промежуток времени, а ваша продуктивность растет.

4. Уменьшение прокрастинации.

Люди чувствуют себя более совершенными, потому что могут достигать нескольких целей одновременно. Это чувство продуктивности повышает мотивацию и побуждает людей продолжать работать над своими задачами.

Надо понимать, что мультизадачность ― не всегда хорошо.

Мы не роботы и не можем, как компьютер, четко следовать нескольким программам одновременно. Некоторые исследования показали, что работа в режиме мультизадачности может навредить трудоспособности.

Человеку лучше всего даются последовательные действия: одна цель закрывается, переходим к следующей. И чем больше дел мы закрываем, тем вырастает наша мотивация и желание быстрее двигаться к успеху.

Думаете, если взяться за две цели одновременно, мы закончим их быстрее? Вероятнее всего нет. Силы будут распыляться, времени понадобиться больше, эффективность работы уменьшиться.

Недостатки многозадачности

• Поверхностный анализ информации. Большое количество дел не дают полноценно углубиться в изучаемую проблему. На выходе может оказаться, что человек знает всего по чуть-чуть, но ни в одном вопросе не является профессионалом.
• Рост количества ошибок. Из-за потери концентрации, рассеивания внимания, уменьшения эффективности возрастает вероятность ошибок.
• Появление усталости. Много физических и умственных сил тратиться на выполнение нескольких одновременных задач, соответственно человек быстрее утомляется, а продуктивность значительно снижается.
• Большое количество незаконченных дел. Чем больше дел человек ведет одновременно, тем выше вероятность прийти к финишу с горой «недоделок» из-за усталости, низкой продуктивности, отсутствия мотивации.

Многозадачность ― довольно прихотливое и сложное человеческое свойство.

Для того, чтобы она приносила пользу, ее нужно обуздать и развить. Если вы хотите эффективно решать рабочие вопросы, быстрее идти вверх по карьерной лестнице, нужно понимать, какие навыки мультизадачности стоит улучшать.

Навыки многозадачности

Многозадачность предполагает точное знание того, какие дела нужно выполнить и в какой конкретный срок. Она состоит из множества навыков, которые необходимо развивать, чтобы стать более продуктивным специалистом.

1. Организация.

Организация включает в себя управление каждым днем, неделей, месяцем, расписывая каждую задачу подробно. Содержите свое рабочее пространство в чистоте для быстрого и легкого доступа к нужным документам, заметкам и другим вещам. Аналогичным образом организуйте свою компьютерную систему и файлы.

2. Расстановка приоритетов.

Определение приоритетов — это способность оценивать свои обязанности, возможности и выполнять поручения, согласно степени важности дел.

Расстановка приоритетов может означать, что сначала вам нужно выполнить самые простые задания, а остальное время посвятить более крупным и сложным делам. Или наоборот: вы начинаете с наиболее важных вопросов, требующих времени, а заканчиваете более простыми.

Независимо от того, в какой последовательности вы решите расставить приоритеты, ваша цель ― максимизировать свое время и решить поставленные вопросы.

3. Планирование.

Включает в себя распределение вашего времени для соблюдения всех необходимых сроков и целей. Это способность принимать сложные ситуации, разбивать их на управляемые шаги и сроки. Планируя свою повседневную деятельность и учитывая непредвиденные ситуации, решите, где вы сможете выполнить несколько задач одновременно.

4. Делегирование.

Это про снятия с себя части ответственности. Когда просите других помочь вам выполнить работу, чтобы не отставать от графика. В процессе делегирования вы зачастую отдаете дела попроще членам команды, а сами сосредотачиваетесь на тех, у которых более высокий приоритет. Делегирование тесно связано с планированием и определением приоритетов.

Хорошая многозадачность ― это симбиоз аналитического мышления, системного подхода, высокой организованности. Да, сочетание сложное, но совершенствоваться ведь всегда непросто.

Как справиться с многозадачностью на работе

Выработать эти навыки можно, используя следующие рекомендации.

1. Составьте список дел.

Напишите план для понимания общего количества задач, сроков, последовательности действий. Тогда вы не будете отвлекаться и сосредоточитесь в течение всего дня. Разбейте крупные задачи на мелкие этапы. Это не даст мозгу «испугаться» сложной работы, а большое количестве завершенных дел добавит мотивации.

2. Расставьте приоритеты в своих задачах.

Чтобы решить, какие задачи являются высокоприоритетными, а какие — низкоприоритетными, распределите свои задачи по следующим категориям:

• срочно и важно — это первоочередные дела, которые вам необходимо выполнить как можно скорее. Например, ответы на вопросы клиентов, дедлайны проектов, выполнение срочного поручения для вашего менеджера;
• не срочно, но важно — вы можете делать эти задачи в течение дня, но заостряете на них дополнительное внимание в процессе выполнения. Большинство не срочных, но важных задач включают в себя некоторое планирование, например, налаживание связей с другими компаниями для расширения охвата бизнеса;
• срочно, но неважно — эта категория предназначена для дел с низкой важностью, которые вы должны выполнить поскорее, чтобы перейти к более серьезным вопросам. Например, бронирование рейса для посещения маркетинговой конференции. Вы можете делегировать это члену команды, так как задача простая, но требующая быстрого выполнения.

4. Сгруппируйте аналогичные задачи.

Многозадачность обычно включает в себя выполнение схожих обязанностей, поэтому их объединение повысит вашу эффективность. Это также может означать компоновку задач, требующих одних и тех же действий: работа над кампаниями в социальных сетях для трех разных учетных записей. Решая смежные задания, вы повышаете свою концентрацию.

5. Уменьшите количество отвлекающих факторов.

Такие факторы влияют на многозадачность, снижая вашу способность сосредотачиваться. Способы устранения отвлекающих факторов:

• держать дверь своего офиса закрытой во время работы над вопросами, требующих вашего полного внимания;
• находиться в тихом конференц-зале, если ваше основное рабочее место слишком шумное;
• выключать мобильный телефон и все гаджеты;
• прослушивать музыку, если это повышает вашу сосредоточенность;
• каждый час делать короткие перерывы, чтобы подзарядиться.

6. Следите за своим прогрессом.

Регулярно следите за всеми делами в течение дня, чтобы убедиться, что придерживаетесь графика. Если вы от него отстаете, вам, возможно, придется сосредоточиться строго на одной задаче, а не пытаться одновременно делать несколько. Это может помочь быстро завершить важные цели и вернуться к выполнению других многозадачных обязанностей.

7. Делегируйте задачи, если это необходимо.

Задачи с более низким приоритетом можно назначить кому-то другому. Например, вы создали сообщение в социальных сетях, но делегировали редактирование и загрузку помощнику. Если вы не курируете какие-либо проекты или людей, можно попросить своего менеджера помочь делегировать задачи членам вашей команды.

8. Используйте знания на практике.

Только реальным опытом можно достичь успеха. Если вы прослушали десяток лекций и вебинаров, но ничего из этого не внедрили на практике, то результат будет нулевым. Поэтому регулярно практикуйтесь и станете эффективными специалистами в многозадачности.

9. Отдыхайте.

Высокая работоспособность напрямую связана с качественным отдыхом. Следите за своим состоянием, чтобы не перегореть на работе. Высыпайтесь, занимайтесь спортом, найдите любимое дело.

Есть ряд профессий, специалистам которых крайне важно обладать навыками мультизадачности: авиадиспетчеры, пилоты авиакомпаний, вторые пилоты и бортинженеры, руководители по борьбе с пожарами и профилактике, капитаны судов и лодок, корабельные пилоты, таксисты и шоферы, инженеры-локомотивисты, операторы моторных лодок, водители автобусов, лесные пожарные, руководители всех уровней и сфер деятельности.

Исследование Университета Северного Техаса показало, что «Бизнес, менеджмент и администрирование», «Финансы» и «HR-услуги» являются кластерами профессий, которые требуют наиболее требовательных навыков многозадачности.

Как выделить навыки многозадачности в резюме

В резюме необходимо показать свою способность к многозадачности, а не просто заявить об этом. Приведение конкретных примеров в разделе «Опыт работы» гораздо эффективнее, чем перечисление многозадачности в разделе «Навыки». Опишите, как вы справлялись с несколькими задачами одновременно.

Вот несколько способов подчеркнуть ваши навыки многозадачности во время поиска работы:

• отвечал на звонки клиентов во время управления портфелями;
• работал над задачами маркетинга по электронной почте во время редизайна клиентских веб-сайтов;
• готовил лекции, писал предложения по грантам и консультировал председателя комитета;
• оформлял страховые документы, приветствуя гостей, отвечая на телефонные звонки, назначая встречи.

Вы также можете показать свои способности к многозадачности в разделе «Дополнительно». Перечисляя волонтерскую работу и другие виды деятельности, вы демонстрируете свои таланты в успешном балансировании различных проектов.

Опишите свои навыки в сопроводительном письме, где подробно разъясните сложности обязанностей, которыми вы когда-то управляли. Подумайте об одной или двух историях из вашего предыдущего опыта работы, которые демонстрируют ваши навыки многозадачности.

Например: «В качестве помощника по административным вопросам в кабинете врача я выполнял свои обычные ежедневные задачи, которые включали планирование встреч, подачу страховых претензий, ведение бухгалтерского учета и выставление счетов, а также обучил двух новых сотрудников».

Демонстрация ваших навыков многозадачности во время собеседования работает так же, как и объяснение их в вашем резюме или сопроводительном письме. Если интервьюер спросит конкретно о ваших способностях к многозадачности, приведите им конкретный пример. Вы также можете использовать эти навыки в ответ на другие вопросы, например: «В чем ваша самая большая сила?»

6 способов стать мастером многозадачности

На сегодняшний день существует много рабочих проверенных методик различных авторов. Используйте их в своем развитии искусства мультизадачности.

1. Будьте сосредоточены.

«Идеальная ситуация — уметь работать в режиме многозадачности, когда она уместна, и сосредотачиваться, когда важна сосредоточенность», ― говорит психолог Шелли Карсон. Том Чатфилд, автор книги «Живи этой книгой», предлагает составить два списка: один для мероприятий, которые лучше всего выполнять с доступом в интернет, другой для дел, которые лучше всего выполнять в автономном режиме. Подключение и отключение от интернета должны быть преднамеренными действиями.

2. Запишите всё, что в голове.

Суть работы Дэвида Аллена состоит в том, чтобы превратить каждую смутную мысль в конкретное действие, записать их и регулярно пересматривать. Это дарит чувство спокойствия: по поводу того, что вы делаете, и по поводу того, что вы решили не делать прямо сейчас.

3. «Приручите» свой смартфон.

Смартфон — отличный слуга и суровый хозяин. Отключите ненужные уведомления. Поверьте, большинству людей не нужно знать о входящих твитах и электронных письмах.

4. Сосредоточьтесь на коротких спринтах.

Техника «Помодоро», названная в честь кухонного таймера, задает четкое время для решения вопросов и отдыха: 25 минут работы и 5 минут перерыва во время двухчасовых сеансов. Гуру производительности Мерлин Манн предлагает «черточку электронной почты», где вы сканируете электронную почту и решаете неотложные вопросы в течение нескольких минут каждый час. Такие идеи позволяют вам интенсивно сосредоточиться, а также переключаться между проектами несколько раз в день.

5. Откладывайте, чтобы выиграть.

Если у вас в процессе несколько интересных проектов, вы можете отложить один из них, работая над другим. Психолог Джон Куниос говорит, что перемены так же хороши, как отдых. Такое переключение задач может открыть новые идеи.

6. Не зацикливайтесь на одном.

Хорошие идеи часто приходят, когда ваш разум устанавливает неожиданные связи между различными областями.

Многозадачность ― эффективный способ добиться успеха. Она хорошо развивает способность мозга быстро реагировать в разных ситуациях, быть собраннее и фокусироваться на главном.

Но важно помнить, что этот навык требует подготовки. Нельзя сходу браться за десять дел одновременно. В итоге вопросы останутся открытыми, а сил и мотивации не останется.

В некоторых профессиях со сложными алгоритмами работы (научные исследования, высокие технологии) совсем даже не приветствуют многозадачность. Поэтому развивайтесь, но делайте это с умом и лишь с небольшим усилием.

Сопровождение при трудоустройстве для топ-менеджеров

Узнайте, как гарантированно получить работу в крупнейших российских и международных компаниях вместе с TakeMyTime и методикой от успешных руководителей высшего звена

Подробнее

Автор публикации

не в сети 2 года

Татьяна Добрякова

0

Комментарии: 0Публикации: 250Регистрация: 08-02-2022