Проектная деятельность ― популярное направление в бизнесе. Оно позволяет контролировать и реализовывать сложные проекты, направленные на развитие компании, получение прибыли.
С этой целью формируется команда специалистов. Чтобы у каждого члена была своя роль и все понимали уровень ответственности, нужен руководитель проектов. Он отвечает за распределение задач между подчиненными, общение с клиентами, достижение поставленных целей.
Кто такой руководитель проектов
Проектный руководитель (project manager, РП) ― это должностное лицо, на которое возлагается персональная ответственность за управление планом и командой, участвующей в его реализации.
Для достижения целей менеджер обеспечивает:
- правильное видение проекта, его особенностей и способов управления;
- поставку ресурсов, необходимых для реализации задуманного;
- непрерывный контроль за выполнением работ;
- прогнозирование результатов, коррекцию плана в зависимости от достигнутых показателей;
- ведение и архивирование документации.
Для реализации бизнес-сценария задействуется команда, куратор и руководитель, который контролирует деятельность всех участников.
На должность менеджера может быть нанят любой сотрудник компании, даже не из руководящего состава. Выбирается амбициозный, целеустремленный человек с лидерскими качествами.
В крупных компаниях только один project manager, который несет ответственность за реализацию всех поступающих в работу проектов. Этот специалист имеет богатый опыт, умеет выявлять особенности каждой задачи, правильно их делегировать.
Обязанности менеджера
Обязанности руководителя фиксируются в должностной инструкции. Они могут формироваться в зависимости от выполняемой задачи или быть стандартными для всех проектных работ.
Обязанности project manager включают работу по трем направлениям.
1. Подготовка проекта.
2. Работа с ресурсами, необходимыми для выполнения заданий.
3. Реализация.
На каждом направлении руководитель отдела проектов выполняет определенные функции. Этап подготовки включает следующие обязанности:
- определение параметров плана с заинтересованными лицами, выявление особенностей и рисков задачи, установление основных целей;
- расчет стоимости выполнения задачи и затрат на дополнительные работы;
- расчет сроков завершения работ;
- разработка проектного паспорта и других документов, в том числе подписание договора на сотрудничество с клиентом.
На втором этапе начинается взаимодействие с ресурсами, которые используются для достижения целей. Здесь обязанности менеджера следующие:
- формирование команды, подбор единомышленников и тех, кто по роду деятельности близок к основной задаче;
- разработка плана коммуникации членов команды;
- разработка показателей эффективности проектной деятельности;
- формирование системы мотивирования команды.
На третьем этапе сформированная команда приступает к реализации задач. Для этого менеджер указывает цель и направление, а дальше управляет всем процессом. Это включает следующие обязанности:
- контроль за качественным и своевременным выполнением задач;
- контроль и управление изменениями, вносимыми в проект, утверждение новых планов и задач, их согласование со всеми членами команды;
- предоставление членам команды необходимой для их работы информации;
- разработка и ведение документации на всех этапах деятельности, своевременная передача документов заказчику по его запросу или в соответствии с условиями договора.
В процессе деятельности у менеджера могут возникнуть другие обязательства, которые преследуют главную цель ― удовлетворение запросов клиента.
Требования к специалисту
Руководитель отдела проектов должен обладать целым рядом профессиональных качеств: коммуникабельность, клиентоориентированность, гибкость, нацеленность на результат.
Чтобы достигать поставленных целей, от управленца требуется:
- умение быстро переключаться между задачами, правильно расставлять приоритеты, чтобы сначала выполнять важные дела,
- влияющие на конечный результат;
- умение использовать интуицию, иногда уходить от стратегий классических экономических и тактических способов решения заданий;
- проявлять гибкость по отношению к подчиненным, уметь находить индивидуальный подход к каждому сотруднику, реализовывать потенциал людей, работающих в команде;
- предъявлять высокие требования к качеству работ, не поддаваться на манипуляции;
- объединять команду, грамотно мотивировать, быстро предотвращать конфликты;
держать основную цель в фокусе, стремиться к ее достижению.
Руководитель должен правильно распределять задачи, проводить совещания, общаться с вышестоящим руководством и клиентами. Это требует высокого уровня ответственности, стремления к саморазвитию, высокой скорости работы.
Полномочия менеджера
Директор проекта наделяется следующими полномочиями:
- отдавать указания своим подчиненным;
- запрашивать документы, необходимые для работы команды;
- заниматься кадровыми вопросами ― нанимать и увольнять сотрудников, участвующих в реализации проекта;
- требовать выполнения задач от подчиненных, контролировать деятельность членов команды, распределять обязанности в рамках их компетенций;
- контролировать и вносить изменения в проект, согласовывать их с клиентом, генеральным директором;
- предлагать собственные пути решения задач;
- подписывать документы в рамках своей компетенции;
- привлекать специалистов со стороны, если это требуется для достижения целей команды;
- проводить совещания для обсуждения текущих вопросов, хода реализации плана;
- принимать решения о наложении взысканий и поощрении сотрудников в соответствии с выполненными или невыполненными работами;
- предлагать генеральному директору способы улучшения условий труда, повышения эффективности работы компании.
Иными полномочиями наделить менеджера может только совет директоров или генеральный директор организации.
Ответственность специалиста
Как и любой сотрудник компании, коммерческий руководитель проекта несет ответственность за выполняемую работу. Нарушение влечет за собой выговор, штраф или увольнение.
В зону ответственности менеджера входят:
- реализация проекта в установленные сроки, с рекомендуемым качеством и в рамках имеющегося материального бюджета;
- достижение показателей, запрашиваемых клиентом;
- построение эффективной, соответствующей принципам внутренней политики компании системы управления;
- своевременное принятие решений;
- правильное, грамотное использование ресурсов и финансов компании;
- составление отчетов, предоставление их вышестоящему руководству и клиенту;
- выполнение обязательств перед посредниками и подрядными организациями, оказывающими услуги в рамках реализации проекта;
- создание безопасных условий труда;
- соблюдение правил и требований компаний;
- конфиденциальность информации, защита данных от утечки.
Менеджер несет ответственность перед руководством, подчиненными и заказчиками.
Показатели результативности
При оценке эффективности работы проектного менеджера рассматриваются следующие показатели.
1. Чистая прибыль предприятия, полученная в результате реализации проекта.
2. Сумма просроченной дебиторской задолженности перед покупателями продукции, изготовленной в рамках реализации плана.
3. Объем новой продукции.
4. Доход по марже.
5. Размер полностью выполненных задач исполнителями.
6. Широта распространения технологии и продукции.
7. Число негативных оценок покупателей.
На основании перечисленных показателей делается вывод об эффективности работы менеджера. Если она низкая, то генеральный директор может принять решение о замене специалиста.
Директор проекта ― важный сотрудник, благодаря которому правильно реализуется проект, исполнители получают указания, а клиенты нужный результат. От него зависит прибыль и популярность компании.
Занимать эту должность должен целеустремленный, стрессоустойчивый, готовый к большой ответственности человек, умеющий правильно делегировать задачи и работать в режиме многозадачности.
Автор публикации
4
