Руководитель проекта

Проектная деятельность ― популярное направление в бизнесе. Оно позволяет контролировать и реализовывать сложные проекты, направленные на развитие компании, получение прибыли.

С этой целью формируется команда специалистов. Чтобы у каждого члена была своя роль и все понимали уровень ответственности, нужен руководитель проектов. Он отвечает за распределение задач между подчиненными, общение с клиентами, достижение поставленных целей.

Кто такой руководитель проектов

Проектный руководитель (project manager, РП) ― это должностное лицо, на которое возлагается персональная ответственность за управление планом и командой, участвующей в его реализации.

Для достижения целей менеджер обеспечивает:

• правильное видение проекта, его особенностей и способов управления;
• поставку ресурсов, необходимых для реализации задуманного;
• непрерывный контроль за выполнением работ;
• прогнозирование результатов, коррекцию плана в зависимости от достигнутых показателей;
• ведение и архивирование документации.

Для реализации бизнес-сценария задействуется команда, куратор и руководитель, который контролирует деятельность всех участников.

На должность менеджера может быть нанят любой сотрудник компании, даже не из руководящего состава. Выбирается амбициозный, целеустремленный человек с лидерскими качествами.

В крупных компаниях только один project manager, который несет ответственность за реализацию всех поступающих в работу проектов. Этот специалист имеет богатый опыт, умеет выявлять особенности каждой задачи, правильно их делегировать.

Обязанности менеджера

Обязанности руководителя фиксируются в должностной инструкции. Они могут формироваться в зависимости от выполняемой задачи или быть стандартными для всех проектных работ.

Обязанности project manager включают работу по трем направлениям.

1. Подготовка проекта.

2. Работа с ресурсами, необходимыми для выполнения заданий.

3. Реализация.

На каждом направлении руководитель отдела проектов выполняет определенные функции. Этап подготовки включает следующие обязанности:

• определение параметров плана с заинтересованными лицами, выявление особенностей и рисков задачи, установление основных целей;
• расчет стоимости выполнения задачи и затрат на дополнительные работы;
• расчет сроков завершения работ;
• разработка проектного паспорта и других документов, в том числе подписание договора на сотрудничество с клиентом.

На втором этапе начинается взаимодействие с ресурсами, которые используются для достижения целей. Здесь обязанности менеджера следующие:

• формирование команды, подбор единомышленников и тех, кто по роду деятельности близок к основной задаче;
• разработка плана коммуникации членов команды;
• разработка показателей эффективности проектной деятельности;
• формирование системы мотивирования команды.

На третьем этапе сформированная команда приступает к реализации задач. Для этого менеджер указывает цель и направление, а дальше управляет всем процессом. Это включает следующие обязанности:

• контроль за качественным и своевременным выполнением задач;
• контроль и управление изменениями, вносимыми в проект, утверждение новых планов и задач, их согласование со всеми членами команды;
• предоставление членам команды необходимой для их работы информации;
• разработка и ведение документации на всех этапах деятельности, своевременная передача документов заказчику по его запросу или в соответствии с условиями договора.

В процессе деятельности у менеджера могут возникнуть другие обязательства, которые преследуют главную цель ― удовлетворение запросов клиента.

Требования к специалисту

Руководитель отдела проектов должен обладать целым рядом профессиональных качеств: коммуникабельность, клиентоориентированность, гибкость, нацеленность на результат.

Чтобы достигать поставленных целей, от управленца требуется:

• умение быстро переключаться между задачами, правильно расставлять приоритеты, чтобы сначала выполнять важные дела,
• влияющие на конечный результат;
• умение использовать интуицию, иногда уходить от стратегий классических экономических и тактических способов решения заданий;
• проявлять гибкость по отношению к подчиненным, уметь находить индивидуальный подход к каждому сотруднику, реализовывать потенциал людей, работающих в команде;
• предъявлять высокие требования к качеству работ, не поддаваться на манипуляции;
• объединять команду, грамотно мотивировать, быстро предотвращать конфликты;
  держать основную цель в фокусе, стремиться к ее достижению.

Руководитель должен правильно распределять задачи, проводить совещания, общаться с вышестоящим руководством и клиентами. Это требует высокого уровня ответственности, стремления к саморазвитию, высокой скорости работы.

Полномочия менеджера

Директор проекта наделяется следующими полномочиями:

• отдавать указания своим подчиненным;
• запрашивать документы, необходимые для работы команды;
• заниматься кадровыми вопросами ― нанимать и увольнять сотрудников, участвующих в реализации проекта;
• требовать выполнения задач от подчиненных, контролировать деятельность членов команды, распределять обязанности в рамках их компетенций;
• контролировать и вносить изменения в проект, согласовывать их с клиентом, генеральным директором;
• предлагать собственные пути решения задач;
• подписывать документы в рамках своей компетенции;
• привлекать специалистов со стороны, если это требуется для достижения целей команды;
• проводить совещания для обсуждения текущих вопросов, хода реализации плана;
• принимать решения о наложении взысканий и поощрении сотрудников в соответствии с выполненными или невыполненными работами;
• предлагать генеральному директору способы улучшения условий труда, повышения эффективности работы компании.

Иными полномочиями наделить менеджера может только совет директоров или генеральный директор организации.

Ответственность специалиста

Как и любой сотрудник компании, коммерческий руководитель проекта несет ответственность за выполняемую работу. Нарушение влечет за собой выговор, штраф или увольнение.

В зону ответственности менеджера входят:

• реализация проекта в установленные сроки, с рекомендуемым качеством и в рамках имеющегося материального бюджета;
• достижение показателей, запрашиваемых клиентом;
• построение эффективной, соответствующей принципам внутренней политики компании системы управления;
• своевременное принятие решений;
• правильное, грамотное использование ресурсов и финансов компании;
• составление отчетов, предоставление их вышестоящему руководству и клиенту;
• выполнение обязательств перед посредниками и подрядными организациями, оказывающими услуги в рамках реализации проекта;
• создание безопасных условий труда;
• соблюдение правил и требований компаний;
• конфиденциальность информации, защита данных от утечки.

Менеджер несет ответственность перед руководством, подчиненными и заказчиками.

Показатели результативности

При оценке эффективности работы проектного менеджера рассматриваются следующие показатели.

1. Чистая прибыль предприятия, полученная в результате реализации проекта.

2. Сумма просроченной дебиторской задолженности перед покупателями продукции, изготовленной в рамках реализации плана.

3. Объем новой продукции.

4. Доход по марже.

5. Размер полностью выполненных задач исполнителями.

6. Широта распространения технологии и продукции.

7. Число негативных оценок покупателей.

На основании перечисленных показателей делается вывод об эффективности работы менеджера. Если она низкая, то генеральный директор может принять решение о замене специалиста.

Директор проекта ― важный сотрудник, благодаря которому правильно реализуется проект, исполнители получают указания, а клиенты нужный результат. От него зависит прибыль и популярность компании.

Занимать эту должность должен целеустремленный, стрессоустойчивый, готовый к большой ответственности человек, умеющий правильно делегировать задачи и работать в режиме многозадачности.