Развитие предприятия невозможно без внесения изменений в его работу. Для этого внедряют инновации, перспективные направления, оптимизируют трудовые ресурсы, переводя рабочую силу в автоматический режим.
Для реализации задумки назначают менеджера. В его обязанности входит управление проектом: организация команды, постановка задач, распределение функций, контроль над их выполнением, оценка результата деятельности. Он не просто наблюдает со стороны за процессом, а непосредственно в нем участвует и отвечает за качество итогового результата.
Понятие
Менеджер, которому поручено курировать группу сотрудников, руководит процессом управления проектами. Кратко говоря, он отвечает за достижение качественного результата в отведенное время.
Проект ― это инициатива, в рамках которой описаны мероприятия, ограниченные по времени и объединенные одной общей миссией.
В процессе руководства менеджер обязан организовать трудовую деятельность группы сотрудников таким образом, чтобы они выполняли возложенные на них функции в обозначенный срок. Результат должен соответствовать условиям и требованиям поставленной задачи.
Классический менеджер и управляющий проектами ― это разные специалисты.
Руководитель отдела следит за тем, чтобы работники занимались исполнением прямых обязанностей. Он не ограничен во времени, выполняет монотонную работу. В его команде постоянные сотрудники, которые качественно изучили свои функции.
Проектный менеджер ― это человек, не просто курирующий работу группы специалистов (иногда даже не знакомых друг с другом). Это начальник, полноценно участвующий в процессе.
Для него важны не столько функции персонала, а результат, к которому приведут их действия. Он распределяет ресурсы таким образом, чтобы достичь поставленной цели вовремя и удовлетворить потребности заказчика.
Назначение
Для достижения цели в рамках стратегического развития предприятия используют проектный менеджмент и управление проектом. Эти понятия дополняют друг друга.
Управление проектом означает контроль над выполнением ряда задач для достижения одной цели, а проектный менеджмент предполагает руководство процессами по реализации разных инициатив.
Насколько качественно и своевременно группа сотрудников реализует инициативу, зависит от продуктивности работы проектного менеджера. Управление проектами необходимо для:
- формирования трудовой структуры;
- дифференциации процесса на части;
- распределения функций между подразделениями и конкретными исполнителями;
- контроля за бюджетом;
- надзора над соблюдением дедлайнов;
- администрирования результатов по выполнению этапов;
- своевременного внесения коррективов;
- изменения организационной структуры в случае необходимости.
Управление проектной деятельностью ― сложный, многозадачный процесс, требующий от менеджера внимательности к мелочам, грамотности, умения работать в коллективе.
Руководитель обязан обладать лидерскими качествами, чтобы подчиненные беспрекословно выполняли все его поручения.
Принципы
Проектное управление строится на принципах последовательности, гибкости, непрерывности и методологии.
Администрирование реализации инициативы осуществляют в последовательном порядке. Нельзя приступить к выполнению следующего этапа, не закончив предыдущий.
В процессе руководства важно проявлять гибкость. Невозможно достичь качественного результата, если каждый сотрудник трудится по заранее написанному меморандуму. Нельзя сотрудников ставить в строгие рабочие рамки, говорить, что правильно, а что нет. Специалисты лучше исполняют свои обязанности с творческим подходом, адаптируя средства под общие потребности.
Прерывание проекта ведет к его провалу. Важно своевременно минимизировать или устранять риски, которые могут привести к остановке работы над реализацией инициативы.
Принцип методологии означает, что в процессе управления используют разные технологии и приемы. Руководитель предлагает специалистам набор инструментов, но какие именно они планируют использовать для выполнения задачи, исполнители выбирают сами. Причем применять одно средство нецелесообразно.
Этапы управления проектом
Управление проектом представляет собой комплекс мероприятий, выполняемых в ограниченное время и направленных на достижение главной цели. Сам процесс называют жизненным циклом.
Его делят на несколько взаимосвязанных между собой этапов:
- зарождение идеи;
- планирование;
- выполнение;
- контроль;
- закрытие;
- оценка.
На первом этапе авторы ставят цель, рассчитывают бюджет, определяют ресурсы.
На следующем шаге конкретизируют задачи, подбирают инструменты для их выполнения, распределяют ресурсы.
На фазе планирования визуализируют проект. В нем прописывают пошаговое руководство от начала реализации инициативы до конечного итога.
После написания плана приступают к его выполнению. Его осуществление поручают менеджеру, который в дальнейшем контролирует процесс.
Закрывают проект в двух случаях:
- все поставленные задачи выполнены, цель достигнута;
- в ходе работы выяснилось, что под влиянием внутренних или внешних факторов реализовать инициативу и прийти к положительному результату невозможно.
Закрыв проект, менеджер оценивает его успешность. Важно обратить внимание на реакцию заказчика, понять, понравился ли ему результат. Если работы прекращены, но цель не достигнута, необходимо выяснить причины неудачи.
Методы
Управление проектами в компании осуществляют методами, подходящими под потребности конкретной фирмы. Условно способы делят на 3 подтипа: гибкие, последовательные и комбинированные.
Суть гибкой методологии заключается в выполнении задач в любой последовательности, но без нарушения общей структуры. Они способны приспосабливаться к изменениям условий окружающей среды. В процессе управления руководитель применяет пластичные техники, вносит коррективы в работу, смещает время, контролирует качество.
Если менеджер управляет проектом, следуя четкому плану, поэтапно, то такой метод называют последовательным. Одна задача делится на несколько мелких и всё выполняется по порядку.
В комбинированном способе гибкий и последовательный приемы объединяют. Это не отдельная методология, а слияние уже действующих методов.
1. Последовательные методы.
К последовательным методам управления проектными работами относят прием критического пути и цепи, технику PERT.
Критический путь отличается тем, что последовательность действий ни в коем случае нельзя нарушать. Такой способ используют, если от качества завершения предыдущего этапа зависит возможность выполнения следующего.
Метод позволяет на этапе планирования определить конечные сроки реализации проекта и объем ресурсов, требуемый для его исполнения. Но, если выполнение одной задачи затянулось, то это приведет к задержке воплощения в жизнь всей инициативы в целом.
Недостаток методологии ― на этапе планирования невозможно оценить все риски, а в случае их наступления выполнение проекта оказывается под угрозой.
Способ критической цепи похож на предыдущий прием, но отличается тем, что при определении жестких временных рамок предусматривают «запасной буфер».
PERT устанавливает несколько сроков выполнения задачи: ожидаемый, допустимый и крайний. При определении промежутков оценивают воздействие внутренних и внешних рисков.
2. Гибкие методы.
Гибкие техники применяют в условиях неопределенности. Проектное управление чаще осуществляют при помощи Agile, Scrum, Kanban, PRINCE 2 и экстремального программирования.
| Метод | Суть приема | Достоинства | Недостатки |
| Agile | Большую задачу делят на несколько мелких, которые выполняют в удобном порядке. | Высокое качество конечного продукта, большая скорость выполнения проекта, возможность вносить коррективы. | Сотрудники могут работать без ТЗ, сложности с завершением проекта из-за его расширения по мере выполнения. |
| Scrum | Задачи делят на небольшие подзадачи и распределяют между разными сотрудниками. Некоторые из них отдают фрилансерам. | Быстродейственность, продуктивность, гибкость. | Подойдет не для всех проектов. |
| Kanban | Управление осуществляют при помощи карточек. По мере выполнения задачи работник перемещает электронный или бумажный бланк по этапам. | Помогает оптимизировать процесс, контролировать исполнение функций. | Нельзя использовать в долгосрочной перспективе. |
| PRINCE 2 | Управление проектом расписано поэтапно. Регламентирована трудовая структура, стандарты. На них ориентируются, но в процессе работы вносят изменения. | Можно применять в любой компании, независимо от масштаба или организационно правовой формы. | Методика не предусматривает использование конкретных инструментов. |
| Экстремальное программирование | Пополнение задач в архаичном порядке. Применятся необычный творческий подход. | Выпуск качественного продукта, высокая скорость реализации проекта, гибкость. | Все работники, занятые выполнением функций, обязаны иметь соответствующую квалификацию и навыки. |
Немного реже менеджмент проекта осуществляют при помощи методов Lean и «Шести сигм».
Lean ― это прием, при котором задачи выполняют, пытаясь сэкономить ресурсы, сохранить работоспособность производственной линии, оптимизировать затраты.
Методология «Шесть сигм» строится на пятиэтапной системе: определяем цель, измеряем, анализируем, совершенствуем, контролируем.
Способ помогает получить качественный результат, сэкономив затраты на его реализацию. Сложность в том, что для внедрения метода придется потратить больше финансов, чем на другую технику.
Инструменты
Управление проектами в менеджменте ― достаточно сложный и трудоемкий процесс. Для его упрощения менеджер применяет автоматизированные средства. Такие инструменты можно создать самим или купить готовые решения.
К часто используемым средствам относят.
- Asana ― специализированное ПО, предназначенное специально для управленческих нужд. Достоинство программы в том, что менеджер способен руководить сразу несколькими проектами.
- «Битрикс24» ― сервис, созданный в России, помогает управлять не только отдельным проектом, но и бизнесом в целом.
- Jira ― программа, которая способна выявить ошибки и указать на них.
- ActiveCollab ― онлайн-сервис, при помощи которого менеджер ставит задачи, контролирует их выполнение, загружает текущие затраты, инвойсы.
Для налаживания комфортной связи между структурными подразделениями и исполнителями, руководство часто использует Slack. Это мессенджер, где можно переписываться, совершать групповые звонки, хранить идеи в приватном чате.
С помощью Trello можно планировать задачи, распределять их между исполнителями по этапам, общаться с коллегами. Этот сервис доступен для бесплатного использования, а в случае необходимости расширения функций, достаточно оплатить подписку.
Преимущества и недостатки
Направление «Управление проектами» имеет свои преимущества и недостатки. Его применяют для того, чтобы разделить глобальную задачу на более мелкие. Это позволяет поручить выполнение конкретных функций исполнителям, которые знакомы с такой работой и достигают качественного результата, а также сэкономить время и ресурсы.
Правильно построенный проектный менеджмент помогает:
- планировать работу, определять дедлайны;
- оперативно вносить коррективы для исправления недочетов;
- вовремя обнаруживать риски, находить способы их устранения или минимизации последствий их воздействия;
- исключать бюрократические проволочки;
- оперативно принимать решения;
- отдавать часть задач работникам на удаленке (фрилансерам);
- вовремя реагировать на изменения окружающей среды;
- разграничивать зону ответственности.
Наряду с несомненными достоинствами, проектный менеджмент имеет и недостатки.
Менеджер обязан обладать высокой квалификацией, навыками, умениями, лидерскими качествами. Иначе ему нельзя доверить управление проектами, цели и результаты которого оказывают прямое воздействие на успех и плодотворность развития компании в целом.
В нестабильных рыночных ситуациях рекомендуется планировать 3 результата: ожидаемый, приемлемый и допустимый. Однако в таком случае время на планирование увеличивается, что не всегда положительно сказывается на общем состоянии предприятия.
Руководитель всегда обязан четко видеть конечную цель, знать, к чему стремится компания. А на этапе составления плана важно учесть потребности заказчика, которые иногда не «вписываются» в концепцию.
Еще один недостаток, который касается небольших предприятий, связан с внедрением управления проектами. Зачастую руководству сложно отойти от традиционного уклада и начать работать по-новому. Да и свободный запас финансов не позволяет приобретать инструменты, которые могут помочь в проектном менеджменте.
Автор публикации
5
