Как управлять своим временем 

Время — ресурс, который нельзя восполнить. Большинство руководителей так перегружены работой, личными делами, что даже не представляют, как с ними справиться без спешки и нервов. Отсюда дискомфорт, эмоциональное напряжение, приступы паники. 

Неспособность управлять своим временем снижает эффективность работы. Это приводит к апатии и подавленному настроению. Всё идет не так, у вас нет сил на какие-либо начинания. Если вы хотите эффективно работать или руководить компанией, помогут приемы тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это способность контролировать собственное время, умение расставлять приоритеты, разделив задачи на основные, которые не могут ждать, и второстепенные, которые можно сделать позднее. 

Как только человек видит общую картину своей загрузки, суета пропадает.

Своим появлением тайм-менеджмент обязан бизнесу. Промышленная революция 19-го века, появление фабрик привели к созданию новых методов организации деятельности. Фабричная работа, в отличие от аграрного труда, требовала пунктуальности. Люди должны были научиться жить по часам, а не по солнцу.

Школа была первой ступенью в воспитании хороших рабочих с правильными привычками. 

Пунктуальность и производительность стали главными ценностями общества. «Время-деньги», — сказал Бенджамин Франклин, это мнение стало мантрой делового мира.

Можно подумать, что управлять временем сложно. На самом деле это не так.

Цель тайм-менеджмента

Многие считают, что стратегии тайм-менеджмента нужны для того, чтобы сделать больше работы и двигаться к своим целям быстрее. Это не совсем так. 

Тайм-менеджмент помогает значительно повысить производительность, отметая ненужное. Если у вас появляется дополнительное время, вы решаете, на что его потратить.

Преимущества грамотного управления временем:

• повышение производительности, эффективности;
  
• улучшение профессиональной репутации;
  
• уменьшение стресса;
  
• расширение возможностей для продвижения по службе;
  
• достижение важных жизненных и карьерных целей.
  

Неспособность эффективно распоряжаться временем приводит к нежелательным последствиям:

• неэффективный рабочий процесс;
  
• низкое качество работы;
  
• высокий уровень стресса.
  

Тайм-менеджмент может оказаться очень полезным. Но неправильное применение этих методов может свести на нет ваше планирование и ухудшить продуктивность. Будет ошибкой:

• не составлять список дел;
  
• очень много работать без отдыха;
  
• не ставить себе мотивирующие цели;
  
• прокрастинировать;
  
• постоянно работать в режиме многозадачности;
  
• не уметь противостоять отвлекающим факторам;
  
• лишать себя перерывов;
  
• неэффективно планировать задачи;
  
• не расставлять приоритеты.
  

Методы управления временем: 14 правил

1. Представьте, что сегодня ваш последний день.

Вы можете считать это нелепым и странным приемом, однако, как только проснетесь утром, задайте себе вопрос: «Если бы я знал, что сегодня последний день моей жизни, что бы я сделал, как бы я вел себя в этот день?». 

Это помогает разумно распорядиться своим временем. Можно попрактиковаться прямо сейчас. Возьмите чистый лист бумаги, ответьте письменно на этот вопрос, расписав подробно каждый пункт плана.

2. Начните планировать.

1 час планирования сэкономит 10 часов работы. Те люди, которые смогли добиться признания и успеха в жизни, постоянно планировали. Ежедневное планирование необходимо для повышения эффективности в течение дня. 

Возьмите за правило каждый день писать себе списки задач. Помните, если ваша цель не написана, ее просто не существует.

Есть много инструментов для организации работы:

• календари, персональные органайзеры;
  
• приложения, инструменты для управления делами;
  
• заметки, блокноты, дневники и другие бумажные формы тайм-планеров.
  

Работая со списком дел, которые нужно сделать, вы сразу повышаете свою производительность на 25%. Возьмите привычку записывать план на следующий день вечером, перед тем как лечь спать. Как только придете на работу, то уже будете знать, с чего начать. 

Работайте с этим списком в течение всего дня: как только появится новая задача, включите ее в список, укажите ее приоритет по сравнению с ранее записанными задачами. Как только разберетесь с ней — вычеркните ее из списка.

Таким образом, вы будете довольны проделанной работой, будете гордиться тем, что не потратили время впустую. Сложные задачи следует разделить на несколько подзадач, так мозгу легче воспринимать информацию.

3. Избавьтесь от «убийц времени».

Это самая большая проблема, которая мешает всем эффективно контролировать время. Люди тратят много часов на то, чтобы проверить электронную почту, пообщаться в социальных сетях или посмотреть видео.

Перед тем как приступить к работе, избавьтесь от всех этих убийц времени, не позволяйте им отвлекать себя. Сосредоточьтесь на своей задаче, держите себя в руках и будьте терпеливы. Можно отключить смартфон или выключить уведомления, чтобы ничего не отвлекало от дел.

4. Научитесь расставлять приоритеты.

Почти всегда задача занимает вдвое меньше времени, чем мы первоначально предполагаем. Разделите лист ежедневника на 4 равные части, озаглавьте каждый квадрат следующим образом: важное и срочное, важное и несрочное, неважное и срочное, неважное и несрочное. Отсортируйте свои задачи и дела по этой таблице. 

Особое внимание уделите важным и срочным делам — именно от них зависит ваш успех. Не тратьте много времени на мелкие и ненужные вещи, можете их вообще не выполнять.

5. Сконцентрируйтесь на одной работе.

Чем больше задач вы делаете одновременно, тем худший результат получите. Мозг не успевает думать о нескольких делах сразу с одинаковой внимательностью. Как говорится: «За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».

Никогда не начинайте работать над новой задачей, пока не закончите предыдущую. Выполняйте по одной задаче за раз, чтобы оставаться сосредоточенным и вовлеченным в свою работу.

6. Фильтруйте информацию.

Чтобы не перегружать мозг огромным количеством ненужной информации, не тратить впустую драгоценные часы, научитесь выбирать самое важное и полезное. 

Тренируйтесь быстро искать, сканировать страницы в интернете, не читая всё от начала до конца. Пробегитесь по тексту глазами, попытайтесь понять суть. Делайте паузы, запоминайте только важную информацию.

7. «Съешьте лягушку на завтрак».

Что это значит? Марк Твен сказал: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего сделать это первым делом с утра. Если твоя работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, то лучше сначала съесть самую большую».

Самые сложные дела, которые нужно сделать в течение дня в тайм-менеджменте называют «лягушками». Постоянно откладывая их в рабочие часы, вы создаете неприятное эмоциональное напряжение на целый день. Начните рабочее утро с самой трудной задачи по вашему мнению, и день пройдет с легкостью и хорошим настроением.

8. Принцип Парето.

Принцип Парето, также известный как правило 80/20, иллюстрирует, что 20% ваших действий будут составлять 80% ваших результатов. 

В начале 1950-х годов Д. Джуран отметил «универсальное» явление, которое он назвал Принципом Парето: в любой группе факторов, способствующих общему эффекту, относительное небольшое число составляет основную часть эффекта. Например, 80% прибыли любой компании генерирует 20% ее клиентов.

Чтобы максимизировать свою эффективность, руководители предприятий должны сосредоточиться на жизненно важных 20% деятельности. Сначала нужно понять, какие функции составляют для вас эти жизненно важные 20%. Имейте ввиду, принцип 80/20 не предполагает, что оставшиеся 80% можно просто игнорировать — это может просто потребовать меньше внимания.

Включив принцип Парето в вашу стратегию тайм-менеджмента, вы сможете максимизировать свою эффективность, ограничив количество потраченных часов.

9. Говорите «нет» ненужным задачам.

Научитесь говорить «нет» определенным людям (например, тем, у кого нет целей, либо тем, кто умеет только жаловаться), а также ненужным задачам, которые не приносят вам никакой пользы, а только отнимают время. Если что-то не соответствует вашей должностной инструкции, желаниям или не поддается вашему контролю, просто скажите «нет».

Помните, нет ничего плохого в том, чтобы отказаться делать то, что вы не в состоянии сделать. Тоже самое и с делегированием задач или отправлением их на аутсорсинг — не бойтесь перенаправить дела подчиненным. Особенно, если среди них есть кто-то, кто может выполнить работу лучше вас.

10. Разберитесь с беспорядком на столе.

Богатые и успешные люди всегда работают за чистым столом, а у рассеянных людей на столах полный беспорядок. Выработайте привычку сортировать документы, выбрасывать ненужные листы бумаги, убирать на рабочем столе.

Ученые доказали, что человек, который работает за загроможденным столом, тратит в среднем 1,5 часа в день на поиски вещей или отвлекается на ненужные вещи. Это примерно 7,5 часов в рабочую неделю. Корзина для сбора мусора под столом поможет вам правильно распорядиться временем. В конце концов, вам не придется тратить время на поход на кухню, чтобы выбросить мусор.

11. Техника Pomodoro.

Этот популярный метод управления временем проекта предлагает вам чередовать рабочие занятия с частыми короткими перерывами, чтобы способствовать устойчивой концентрации и предотвратить умственную усталость. 

Как он работает:

• выберите один проект или задачу, на которой хотите сосредоточиться;
  
• установите таймер на 25-30 минут, затем приступайте к работе;
  
• когда раздастся звуковой сигнал, сделайте перерыв на 3-5 минут;
  
• после четырех таких повторений сделайте более длительный перерыв.
  

25-минутный сеанс «Помодоро» достаточно продолжителен, чтобы немного поработать, но не настолько, чтобы он казался болезненным или подавляющим. В отличие от многочасовой работы без перерыва, относительно легко накладывать небольшие сеансы друг на друга.

12. У вас должно быть удобное рабочее место.

Когда вы работаете дома, у вас есть масса возможностей отвлечься. Это особенно актуально для тех, кто живет не один. Наличие индивидуального рабочего места значительно повысит вашу производительность и поможет вам сосредоточиться на собственных делах.

13. Работайте в определенное время.

Если вы внимательно понаблюдаете за собой, то сможете определить свои биологические часы и биоритмы, которые определяют пики вашей активности. Одни люди — ранние пташки, а другие — совы. Мы все разные и любим работать в разное время суток.

Вставайте очень рано, если вы наиболее продуктивны утром. Или не ложитесь спать допоздна, если предпочитаете работать в темноте. Приложите все усилия для решения самых сложных задач в этот период, потому что вы будете полны энергии и максимально эффективны.

14. Берите выходные.

Работа без перерывов может принести вам больше вреда, чем пользы. Когда у вас есть возможность расслабиться, никогда не пренебрегайте ею. Это важно для эффективного управления временем. Отдых помогает восстановить ресурсы организма. Если человек устает до смерти, маловероятно, что он будет чувствовать себя хорошо и эффективно выполнит конкретную задачу.

Существует множество советов и рекомендаций по теме тайм-менеджмента. Вы должны попробовать найти то, что подходит именно вам. Концепция тайм-менеджмента учит всех эффективно управлять своей жизнью, наслаждаться каждым мгновением, находить время для семьи и близких, заниматься саморазвитием. Тайм-менеджмент позволит подняться по карьерной лестнице, сделать жизнь успешнее, ярче и намного интереснее.

Сопровождение при трудоустройстве для топ-менеджеров

Узнайте, как гарантированно получить работу в крупнейших российских и международных компаниях вместе с TakeMyTime и методикой от успешных руководителей высшего звена

Подробнее

Автор публикации

не в сети 2 года

Татьяна Добрякова

0

Комментарии: 0Публикации: 250Регистрация: 08-02-2022