Для успешной реализации проектов в компании должна быть создана команда специалистов, выполняющая конкретные задачи. Это позволит оптимизировать рабочий процесс, правильно распределить функции, достичь поставленных целей.
Чтобы минимизировать ошибки и создать систему контроля назначается project manager. На эту должность подходят целеустремленные, ответственные люди с активной жизненной позицией, готовые работать в режиме многозадачности.
Профессия руководитель проекта
Менеджер проектов ― это лицо, наделенное правами, полномочиями и ответственностью за работой в рамках определенной задачи. Он может постоянно занимать эту должность, отвечая за все проекты компании или временно назначаться на позицию (например, при матричной системе управления).
Должность предполагает работу в команде. Вести проект одному невозможно, участие других специалистов обязательно. Для создания продуктивной и комфортной обстановки в коллективе менеджеру необходимо быть внимательным, корректным, коммуникабельным, ответственным.
Главная черта специалиста ― гибкость. Она позволяет правильно контролировать команду, находить подход к каждому работнику, слышать персонал, быстро ориентироваться в непредвиденных ситуациях.
Функции
На плечи project manager ложится ответственность за реализацию задач, достижение целей, удовлетворение запросов клиента. Для этого ему необходимо выполнять следующие функции:
- генерация идей;
- реализация задач;
- выбор способов коммуникаций;
- поиск решений вновь возникших проблем;
- анализ деятельности сотрудников;
- обеспечение команды необходимыми ресурсами;
- контроль за соблюдением требований клиента;
- налаживание дисциплины.
Для реализации крупных сделок часть задач руководитель может делегировать администратору. Потребность в этом специалисте возникает при долговременном участии команды, когда срок выполнения не ограничен. Команда подбирается на длительное время, в процессе работы допускается замена специалистов.
Должностная инструкция
Выделять отдельную должность для менеджера проекта актуально не всегда. Часто его обязанности берет на себя начальник смены, администратор или самый инициативный сотрудник. В этом случае отдельная должностная инструкция не разрабатывается.
Но в современных крупных компаниях трудно обойтись без такого специалиста. Чаще всего один человек отвечает сразу за ведение нескольких проектов, что требует формирования новой штатной единицы с собственной системой оплаты, должностной инструкцией. В этом случае все обязанности закрепляются документально.
Стандартная должностная инструкция включает следующие обязанности менеджера.
- Под руководством кураторов, клиентов или высшего руководства составить цели, миссию, стратегии.
- Установить объем требуемых ресурсов и сумму денежных средств, необходимых для реализации плана.
- Сформировать команду, исходя из профессиональных компетенций специалистов.
- Организовать и провести совещания с участниками команды.
- Принять участие в разработке бизнес-плана.
- Утвердить плановую документацию у клиента и высшего руководства.
- Проконтролировать ведение документации.
Руководитель организационных проектов, согласно должностной инструкции, отвечает за ведение документов, работу коллектива и общение с заказчиком.
На практике обязанностей у менеджера намного больше, но все они напрямую связаны с проектной деятельностью. Их главная цель ― достижение определенных показателей в собственной компании или фирме заказчика.
Задачи
Список задач формируется руководством компании и зависит от направленности конкретного проекта. Стандартный перечень включает:
- управление всеми этапами плана, выполнение основных задач руководителей;
- формирование ожиданий и анализ результатов, общение с заинтересованными сторонами;
- координирование и отслеживание вспомогательных проектов, разработанных для реализации основного;
- разработка детального плана достижения цели;
- наставление, мотивация членов команды;
- развитие профессиональных деловых отношений;
- определение общего объема поставленных задач;
- делегирование заданий, созданных с целью реализации проекта;
- расставление приоритетов;
- создание и обновление документации;
- создание предложений по улучшению и развитию проекта;
- распределение задач по приоритетам, выполнение наиболее важных в первую очередь;
- открытое общение с руководством по вопросам возникших проблем и трудностей, совместный поиск решений;
- формирование эффективной коммуникации с заказчиками, клиентами, участниками команды;
- отслеживание и контроль возможных рисков, использование подходящих мер по защите компании;
- обеспечение команды необходимой информацией, консультация специалистов по рабочим вопросам;
- создание системы премирования и депремирования в качестве мотивации;
- проведение курсов, семинаров, тренингов по рабочим вопросам, обучение персонала;
- обработка отзывов клиентов после первичного запуска проекта.
Руководитель проекта относится к уровню топ-менеджмента, но принимает непосредственное участие в исполнении заданий наравне со всеми и несет большую ответственность.
В каждой компании свое видение этой специальности, поэтому задачи могут сильно отличаться у двух разных организаций.
Функции руководителя проекта в зависимости от стадии жизненного цикла проекта
Каждый проект проходит четыре стадии жизненного цикла. На каждом из них проводится определенная работа, ответственность за которую несет менеджер.
1. Стадия инициации.
Первый этап на пути к достижению цели. Здесь требуется грамотная постановка целей и получение промежуточных результатов. Project manager собирает команду единомышленников, первоначально определив требования к участникам команды.
Функционал руководителя проекта на стадии инициации включает следующие виды работ:
- определение актуальности задания, выявление его пользы для компании;
- разработка стратегии;
- определение главных этапов реализации;
- общение с заказчиком, согласование с ним содержания плана.
Менеджер на стадии инициации готовит project к запуску, занимается документацией и подготовкой кадров.
2. Стадия планирования.
На втором этапе руководитель проекта является ответственным лицом за грамотное планирование. Он должен определить:
- сроки завершения;
- требуемый бюджет и источники финансирования;
- требуемые материальные, информационные и финансовые ресурсы;
- список работ.
На стадии планирования от менеджера требуется составить план, согласно которому будут выполняться конкретные действия. Также обеспечивается взаимодействие участников команды.
3. Стадия исполнения.
На третьей стадии цели руководителя проекта заключаются в реализации поставленных задач. Для этого организуется работа с внешними исполнителями, контролируется соблюдение предписанных норм и правил.
В случае возникновения внештатной ситуации менеджер должен принять ответственное решение в виде корректировки плана, смены ресурсов, найма дополнительных специалистов.
При контроле сотрудников и работы в целом учитываются следующие параметры:
- качество выполненных задач;
- соблюдение сроков;
- потраченный бюджет компании;
- выполненные мероприятия по уменьшению рисков.
Стадия исполнения ― самая сложная, поскольку на этом этапе чаще всего возникают проблемы. Связаны они с конфликтами в коллективе, отсутствием или нехваткой ресурсов, неправильно выбранным направлением.
4. Стадия завершения.
На заключительной стадии руководитель подводит итоги работы, сопоставляет запланированные показатели с фактическими, составляет необходимые отчеты, анализирует деятельность команды.
Если не все задачи были выполнены в полной мере, проводится работа над ошибками для минимизации риска их повторного возникновения.
Функции руководителя проекта в управлении включают оценку деятельности сотрудников с целью премирования за хорошие показатели или депремирования при невыполнении нужных заданий.
Еще одна задача менеджера на стадии завершения ― формирование базы данных. В нее вносятся выбранные способы решения проблем. Это поможет в дальнейшем с реализацией других проектов.
Оценка работы менеджера
При оценке качества работы проект-менеджера оптимальным ориентиром считается ключевой показатель результативности. В него входят следующие параметры:
- полученная чистая прибыль (после вычета всех расходов);
- объем просроченной дебиторской задолженности покупателей продукции;
- первичный объем продаж после реализации проекта;
- объем использования новой технологии;
- оценка заказчика после ознакомления с результатами.
Исходя из результатов анализа перечисленных параметров можно судить об эффективности работы команды в целом и менеджера в частности.
Project manager ― ключевая фигура системы управления проектами. От менеджера зависит качество работ, сроки выполнения плана и результат.
На эту должность берут целеустремленных, ответственных, опытных специалистов, готовых работать в режиме многозадачности, способных собрать команду единомышленников и эффективно ей управлять.
Автор публикации
1.8
