Еженедельная планерка ― это короткая деловая встреча для обсуждения, оценки и прогноза поставленных задач. От совещания отличается продолжительностью. Длится, как правило, не больше получаса.
Такая летучка считается отличным средством коммуникации с подчиненными, помогает контролировать процесс исполнения поручений. Чем продуктивнее встреча, тем выше эффективность работы и меньше сомнений у персонала.
Ключевое преимущество встречи ― скорость проведения. Обычно для обсуждения текущих вопросов и задач достаточно 15 минут.
Организация летучек дает много плюсов руководству.
Короткие встречи с подчиненными позволяют руководителям быть в курсе происходящих событий, быстро реагировать на возможные конфликты, поддерживать постоянную связь с подчиненными.
Систематическое проведение летучек решает такие задачи:
Перед тем, как провести планерку в коллективе, нужно подготовиться и составить план, учитывая все особенности таких собраний, чтобы заранее продумать вопросы для обсуждения.
Собрания разделяются по видам в зависимости от периодичности проведения.
Рабочая планерка проводится по определенной теме, что также определяет ее вид.
Чаще всего руководители проводят комплексные планерки, на которых обсуждаются все текущие вопросы, проблемы и цели бизнеса.
Планерка у начальника имеет семь основных составляющих элементов. Важно понимать их все, чтобы грамотно выстроить встречу и эффективно использовать каждую минуту.
1. Причина встречи. Это основная тема, которая обсуждается на собрании.
2. Участники. Все участники собрания должны быть оповещены о встрече заранее.
3. Место встречи. Планерки могут проводиться на производстве, в офисе, переговорной, столовой. Главное, чтобы всем хватило места и было комфортно.
4. Время встречи. Чаще всего летучки проводятся утром, в начале дня. Но возможны и другие варианты, например, за час до окончания работы или после обеда.
5. План. Участники встречи должны быть в курсе, о чем пойдет речь, что будет обсуждаться.
6. Куратор. Это человек, который проводит собрание: менеджер отдела, главный руководитель, региональный менеджер.
6. Секретарь. Проведение планерок может быть документально зафиксировано, для чего на встрече присутствует секретарь.
Грамотная подготовка гарантирует успех проведения собрания.
Понимание этапов проведения встречи позволяет учесть все ее особенности.
Шаг 1. Определение целей планерки.
На первом этапе важно представить результаты, которых должна достигнуть компания. На основе этого формируются цели и руководство к действию.
На основе тем, которые планируется обсудить, составляется план.
Шаг 2. Формирование регламента.
На втором этапе создается план собрания. Желательно, чтобы он был распечатан и вывешен в месте, доступном для сотрудников. Это позволит им ознакомиться с регламентом, подготовить вопросы, документы.
Шаг 3. Подготовка к собранию.
Третий этап ― создание чек-листа. Делать это лучше накануне. Список должен содержать все темы, которые будут освещены в определенной очередности. Помимо основных рабочих вопросов, желательно включить в чек-лист отвлеченные темы: новости, развлекательные мероприятия. Заканчиваться планерка должна на положительной ноте, чтобы люди разошлись по рабочим местам с хорошим настроением и зарядом для продуктивного дня.
Шаг 4. Проведение планерки.
Начинать собрание нужно с приветствия, вопросов о настроении и настрое, а заканчивать ― напутствиями, пожеланиями хорошего дня, поддержкой.
При проведении встречи нужно стараться контролировать время, чтобы уложиться в 15-30 минут, реже ― в 60 минут.
Мини-встречи в разных отделах могут проводиться по следующей схеме.
Возможно проведение собрания по другой схеме, но с сохранением очередности.
Для многих планерка вызывает только негатив, что снижает ее эффективность. Чтобы избежать отрицательных эмоций, нужно понимать причины их возникновения и стараться исключить.
1. Часто летучки ассоциируют с плохой коммуникацией руководителей и подчиненных. Они полагают, что собрания проводятся только из-за того, что руководство не нашло способов обсудить с работниками текущие вопросы иными способами. Чтобы избавиться от такого мнения, нужно показать персоналу важность собраний, обсуждать текущие события и не тратить время на пустые разговоры.
2. Еще одна причина ― большие временные затраты. Подчиненные считают, что примерно одна пятая рабочего времени уходит на планерки, но лишь половина времени тратится на продуктивное обсуждение вопросов, остальное ― на споры, возмущения, разговоры не по делу. Проблема решается составлением регламента и четким его соблюдением, чтобы не тратить время персонала.
3. Частые сборы приводят к тому, что сотрудники начинают воспринимать их как пустую формальность и посещают встречи для галочки. Решение проблемы ― сборы только по важным вопросам. Если есть необходимость в ежедневных встречах, то проводить их максимально коротко и быстро.
Своевременно увидеть и устранить проблему позволяет общение с персоналом. Если руководство будет чаще обращаться к подчиненным, то от собраний станет больше пользы и меньше недовольства.
Увеличить пользу от собрания можно с помощью пяти действенных приемов.
Планерка на производстве или в офисе ― важное и необходимое средство коммуникации руководства с персоналом. Но проводить ее имеет смысл лишь в том случае, если она правильно организована, несет пользу и не мешает рабочему процессу.
Власти Якутии сообщили об остановке работы двух обогатительных угольных фабрик компании «Колмар» из-за переизбытка угля…
Корпорация Apple отчиталась о снижении выручки в России более чем в 23 раза за 2023…
Перевозки по российским железным дорогам падают Погрузка на железных дорогах РФ в первом квартале заметно…
Этот веб-сайт использует файлы cookie
подробнее