Процесс ― это действие, приводящее к определенному результату. Результат действий и бездействий может быть как положительным, так и отрицательным.
В сфере управления проектами компания нацелена на достижение конкретных целей: увеличение прибыли, привлечение новых партнеров, уменьшение затрат на поставщиков, выход на новый рынок.
Чтобы реальность соответствовала ожиданиям, должны быть правильно организованы процессы управления проектами.
Проект ― это временное мероприятие, направленное на создание определенных товаров или услуг, решение запросов клиентов и партнеров.
«Временным» мероприятие называется по причине того, что оно всегда имеет логическое завершение ― достижение поставленной цели или осознание невозможности ее закрытия.
Это и есть результат проектной деятельности: положительный или отрицательный.
Проекты бывают разными: строительство здания, изготовление шоколада с необычным вкусом, оснащение детского сада новой мебелью, разработка мобильного приложения, внедрение информационной системы в компанию.
К проектам не относятся задачи, которые фирма решает ежедневно. Например, выпуск партии конфет для розничной реализации, обслуживание гостей в зале, информирование клиентов через рассылку.
Управление проектами ― это достижение поставленной цели посредством применения знаний, опыта, технологий. Результат считается положительным при соблюдении сроков, запланированных расходов и получении полного объема продукта или услуги.
Для грамотной реализации нужны рычаги влияния. Они бывают основными ― ресурсы компании, технологии, сырье, и вспомогательными, помогающими управлять основными рычагами. Это заключение контрактов на поставку нового оборудования, привлечение специалистов.
Каждый проект проходит несколько стадий с момента создания и до конечного результата ― жизненным цикл. Для выполнения различных функций нужны определенные действия или процессы.
Процессы управления проектами интегрированы. Это означает, что каждое действие влияет на другие направления.
Благодаря такой взаимосвязи удается балансировать между несколькими задачами. Если в одном направлении ситуация улучшается, то в другом она будет ухудшаться.
Стоит отметить, что понятие «процесс» в российском менеджменте используется несколько иначе, чем представлено в данном контексте. Далее оно будет рассмотрено как ряд действий, связанных с управленческой функцией.
Реализация цели предусматривает выполнение процессов двух основных групп:
На практике часто происходит наложение этих групп друг на друга и их активное взаимодействие, что позволяет более эффективно решать поставленные задачи.
Основные процессы управления проектом подразделяются на несколько групп в зависимости от выполняемых функций:
Каждая группа предполагает достижение определенной цели, после чего происходит переход к следующему этапу. Это показывает связь и зависимость всех действий.
Первая стадия подразумевает принятие решения о запуске проекта.
Инициация включает закрытие нескольких вопросов: кто будет проектным менеджером и возглавит реализацию задач, есть ли у компании достаточно ресурсов для достижения цели, какую выгоду получит организация после реализации.
Получив ответы на эти вопросы, собирается информация, формируются цели и задачи.
Предусматривает составление сводного плана. При его разработке продумываются важные нюансы: сроки реализации задач, доступный бюджет, требуемое качество продукта, существующие риски, пути достижения целей.
Планирование нельзя назвать отдельным этапом. На всём сроке жизни проекта могут требоваться корректировки, поэтому план постоянно используется в работе.
Планирование ― один из наиболее важных процессов при работе над проектами и любыми долгосрочными задачами. Без продумывания и составления детального плана невозможно достичь желаемых показателей.
Планирование подразумевает несколько действий, имеющих последовательные связи друг с другом. Выполняться они должны в определенном, едином порядке. Они включают:
Также есть вспомогательные процессы:
Процессы планирования повторяются многократно при реализации проекта.
Эта группа иначе называется «организация» и предполагает реализацию цели. Менеджер распределяет задачи между участниками команды, координирует их действия, помогает, напутствует, мотивирует.
Этап достаточно сложный, требует высокого профессионализма и опыта менеджера. В крупных компаниях на должность управляющего проектом берут только самых лучших специалистов.
Функцию исполнения относят к основным процессам управления проектами, но также есть и вспомогательные:
Важные процессы проектного управления, предполагающие контроль со стороны менеджера. От руководителя требуется постоянный анализ выполненных задач, сравнение текущих результатов с запланированными.
Он должен контролировать сроки и бюджет, чтобы все показатели соответствовали изначальному плану.
Процессы бывают двух видов: основные и дополнительные.
К основным относят:
Вспомогательные процессы в данной группе позволяют оказывать влияние на цели и критерии успеха задач. К ним относятся:
Своевременный и правильно проведенный анализ позволяет найти недочеты в реализации проекта и быстро их устранить.
Эта группа включается в работу после проведенного анализа. Если нужные показатели не достигнуты, то проводится корректировка в работе команды.
Может потребоваться замена специалиста, покупка нового оборудования или сырья. От менеджера требуется грамотное руководство, чтобы цель была достигнута в поставленные сроки.
К процессу управления проектами относят фактические действия, направленные на реализацию проекта. Они включают:
Также в этот этап включают управление возможными рисками и контрактами.
Завершающая стадия, на которой все цели должны быть достигнуты. Менеджер проверяет работу, составляет отчет, передает его клиенту.
На этом управление проектом заканчивается, команду или распускают, или она приступает к реализации следующей задачи.
Завершается работа над проектами процессами двух видов:
Процессы управления проектами включают в себя разные виды работ, определяющие методику реализации проекта. Не существует универсальных методик, каждая ситуация рассматривается индивидуально, но чаще всего применяется классическая модель, которая иначе называется каскадной.
Она подразумевает поэтапное, последовательное выполнение действий. Каждый шаг должен быть выполнен, нельзя пропускать ни одного этапа.
Реализация проекта при такой модели выглядит следующим образом:
У каскадной модели процессов управления проектов понятная структура и логика. Каждый шаг тщательно описывается и документируется, что снижает вероятность ошибок. На начальной стадии оговариваются сроки и доступный бюджет.
Однако есть существенный недостаток модели ― она достаточно жесткая, не позволяет вносить изменения, без которых иногда невозможна дальнейшая реализация цели без ошибок.
Например, не хватает финансирования, чтобы увеличить сроки выполнения проекта, что заставляет отказываться от тестирования и продолжать работу с возможными ошибками.
Гибкая модель Agile чаще всего используется в небольших проектах, а еще ее любят программисты.
Ее особенность заключается в том, что реализация проекта происходит в несколько отдельных циклов, каждый из которых состоит из следующих этапов:
Гибкая система позволяет вносить изменения по необходимости, что позволяет при соблюдении сроков и бюджета достичь отличных результатов и высокого качества продукта.
Для этого менеджер и команда, работающая над реализацией поставленной задачи, должны постоянно общаться с клиентом, завершая каждый цикл только после его одобрения.
Такая модель позволяет быстро реагировать на изменения и вносить коррективы. Благодаря постоянному тестированию ошибки практически исключены, поэтому качество продукта соответствует ожиданиям.
Процессы управления проектами ― это целенаправленные действия, помогающие решать поставленные задачи и реализовывать проекты.
За их грамотное функционирование и своевременное завершение отвечает проектный менеджер, руководящий работой своей команды. От руководителя требуется высокий уровень профессионализма, наличие лидерских качеств и настойчивости, чтобы результат полностью удовлетворял ожидания заказчика.
Cуд в Приморье взыскал 17,4 млрд рублей с рыбопромышленников Дальнего Востока Арбитражный суд Приморского края…
В России количество гостиничных номеров под управлением иностранных операторов с начала 2022 года сократилось почти…
Власти Якутии сообщили об остановке работы двух обогатительных угольных фабрик компании «Колмар» из-за переизбытка угля…
Этот веб-сайт использует файлы cookie
подробнее