Процессы управления проектами

Процесс ― это действие, приводящее к определенному результату. Результат действий и бездействий может быть как положительным, так и отрицательным.

В сфере управления проектами компания нацелена на достижение конкретных целей: увеличение прибыли, привлечение новых партнеров, уменьшение затрат на поставщиков, выход на новый рынок.

Чтобы реальность соответствовала ожиданиям, должны быть правильно организованы процессы управления проектами.

Особенности

Проект ― это временное мероприятие, направленное на создание определенных товаров или услуг, решение запросов клиентов и партнеров.

«Временным» мероприятие называется по причине того, что оно всегда имеет логическое завершение ― достижение поставленной цели или осознание невозможности ее закрытия.

Это и есть результат проектной деятельности: положительный или отрицательный.

Проекты бывают разными: строительство здания, изготовление шоколада с необычным вкусом, оснащение детского сада новой мебелью, разработка мобильного приложения, внедрение информационной системы в компанию.

К проектам не относятся задачи, которые фирма решает ежедневно. Например, выпуск партии конфет для розничной реализации, обслуживание гостей в зале, информирование клиентов через рассылку.

Управление проектами ― это достижение поставленной цели посредством применения знаний, опыта, технологий. Результат считается положительным при соблюдении сроков, запланированных расходов и получении полного объема продукта или услуги.

Для грамотной реализации нужны рычаги влияния. Они бывают основными ― ресурсы компании, технологии, сырье, и вспомогательными, помогающими управлять основными рычагами. Это заключение контрактов на поставку нового оборудования, привлечение специалистов.

Каждый проект проходит несколько стадий с момента создания и до конечного результата ― жизненным цикл. Для выполнения различных функций нужны определенные действия или процессы.

Процессы управления проектами интегрированы. Это означает, что каждое действие влияет на другие направления.

Благодаря такой взаимосвязи удается балансировать между несколькими задачами. Если в одном направлении ситуация улучшается, то в другом она будет ухудшаться.

Стоит отметить, что понятие «процесс» в российском менеджменте используется несколько иначе, чем представлено в данном контексте. Далее оно будет рассмотрено как ряд действий, связанных с управленческой функцией.

Реализация цели предусматривает выполнение процессов двух основных групп:

• управления проектами ― действия, касающиеся организации и описания работ, связанных с реализацией задачи;
• ориентированная на продукт ― действия, которые касаются специфики и производства продукта.

На практике часто происходит наложение этих групп друг на друга и их активное взаимодействие, что позволяет более эффективно решать поставленные задачи.

Группы процессов

Основные процессы управления проектом подразделяются на несколько групп в зависимости от выполняемых функций:

• инициации;
• планирования;
• исполнения;
• анализа и контроля;
• управления;
• завершения.

Каждая группа предполагает достижение определенной цели, после чего происходит переход к следующему этапу. Это показывает связь и зависимость всех действий.

Инициация

Первая стадия подразумевает принятие решения о запуске проекта.

Инициация включает закрытие нескольких вопросов: кто будет проектным менеджером и возглавит реализацию задач, есть ли у компании достаточно ресурсов для достижения цели, какую выгоду получит организация после реализации.

Получив ответы на эти вопросы, собирается информация, формируются цели и задачи.

Планирование

Предусматривает составление сводного плана. При его разработке продумываются важные нюансы: сроки реализации задач, доступный бюджет, требуемое качество продукта, существующие риски, пути достижения целей.

Планирование нельзя назвать отдельным этапом. На всём сроке жизни проекта могут требоваться корректировки, поэтому план постоянно используется в работе.

Планирование ― один из наиболее важных процессов при работе над проектами и любыми долгосрочными задачами. Без продумывания и составления детального плана невозможно достичь желаемых показателей.

Планирование подразумевает несколько действий, имеющих последовательные связи друг с другом. Выполняться они должны в определенном, едином порядке. Они включают:

• планирование целей ― работа над основными этапами и целями;
• декомпозицию целей ― разделение крупных этапов проекта на более мелкие и легко управляемые;
• установление работ ― определение списка действий, которые будут выполняться для достижения поставленных целей;
• установление взаимосвязей запланированных операций;
• оценку работ ― анализ и оценка требуемого объема работ, которые нужны для решения текущих задач;
• расчет ресурсов ― расчет сырья, оборудования и трудовых ресурсов, необходимых для достижения цели;
• назначение ресурсов ― распределение ресурсов на каждую операцию;
• расчет стоимости операций;
• определение последовательности выполнения работ;
• оценку доступного бюджета;
• планирование реализации проекта;
• определение критериев успешного завершения проектной деятельности.

Также есть вспомогательные процессы:

• планирование качества продукта, какие критерии и требования к качеству будут предъявляться;
• планирование организации, включающее документирование, назначение ролей и ответственности;
• выявление лиц, ответственных за выполнение задач;
• определение возможных рисков;
• разработка методов реагирования на возможные трудности;
• планирование поставок и сотрудничества с поставщиками;
• подготовка требований к потенциальным поставщикам.

Процессы планирования повторяются многократно при реализации проекта.

Исполнение

Эта группа иначе называется «организация» и предполагает реализацию цели. Менеджер распределяет задачи между участниками команды, координирует их действия, помогает, напутствует, мотивирует.

Этап достаточно сложный, требует высокого профессионализма и опыта менеджера. В крупных компаниях на должность управляющего проектом берут только самых лучших специалистов.

Функцию исполнения относят к основным процессам управления проектами, но также есть и вспомогательные:

• учет ― подготовка и предоставление персоналу необходимой информации с определенной периодичностью;
• подтверждение качества ― постоянная проверка работ на соответствие требуемому качеству;
• подготовка предложений ― сбор и отправка заявок, подписание договоров на сотрудничество;
• выбор партнеров ― поиск поставщиков, заключение с ними договоров на поставку необходимого сырья;
• контроль за выполнением контрактов ― контроль за соблюдением условий договора поставщиками, контрагентами;
• развитие команды ― повышение квалификации персонала, предоставление условий для развития.

Анализ и контроль

Важные процессы проектного управления, предполагающие контроль со стороны менеджера. От руководителя требуется постоянный анализ выполненных задач, сравнение текущих результатов с запланированными.

Он должен контролировать сроки и бюджет, чтобы все показатели соответствовали изначальному плану.

Процессы бывают двух видов: основные и дополнительные.

К основным относят:

• анализ сроков ― от менеджера требуется проанализировать сроки, указанные в договоре, чтобы убедиться в том, что все работы будут завершены не позже запланированного времени;
• анализ стоимости ― на реализацию цели выделяется определенный бюджет, превышать который недопустимо, для подтверждения чего проводится аналитическая деятельность;
• анализ качества ― оценка достигнутых результатов с целью убедиться в их соответствии заявленным требованиям;
• подтверждение целей ― получение результатов лицами, заинтересованными в реализации проекта.

Вспомогательные процессы в данной группе позволяют оказывать влияние на цели и критерии успеха задач. К ним относятся:

• оценка исполнителей с целью предоставления участникам команды информации о том, как достичь целей;
• оценка использования и наличия ресурсов, чтобы внести коррективы по необходимости.

Своевременный и правильно проведенный анализ позволяет найти недочеты в реализации проекта и быстро их устранить.

Управление

Эта группа включается в работу после проведенного анализа. Если нужные показатели не достигнуты, то проводится корректировка в работе команды.

Может потребоваться замена специалиста, покупка нового оборудования или сырья. От менеджера требуется грамотное руководство, чтобы цель была достигнута в поставленные сроки.

К процессу управления проектами относят фактические действия, направленные на реализацию проекта. Они включают:

• управление изменениями ― выявление необходимости внесения коррективов в процесс реализации проекта;
• управление ресурсами ― назначение определенных ресурсов на каждом этапе, корректировка списка используемых ресурсов по необходимости;
• управление целями ― корректировка задач и целей, если это возможно и необходимо в рамках реализации проекта;
• управление качеством ― определение и принятие мер по устранению недостатков качества продукции.

Также в этот этап включают управление возможными рисками и контрактами.

Завершение

Завершающая стадия, на которой все цели должны быть достигнуты. Менеджер проверяет работу, составляет отчет, передает его клиенту.

На этом управление проектом заканчивается, команду или распускают, или она приступает к реализации следующей задачи.

Завершается работа над проектами процессами двух видов:

• закрытие контрактов ― окончание работы над контрактами, решение возникших споров;
• административное закрытие ― подготовка информации, необходимой для фактического завершения проекта.

Каскадная модель процессов управления проектами

Процессы управления проектами включают в себя разные виды работ, определяющие методику реализации проекта. Не существует универсальных методик, каждая ситуация рассматривается индивидуально, но чаще всего применяется классическая модель, которая иначе называется каскадной.

Она подразумевает поэтапное, последовательное выполнение действий. Каждый шаг должен быть выполнен, нельзя пропускать ни одного этапа.

Реализация проекта при такой модели выглядит следующим образом:

• обсуждение деталей;
• анализирование требований к проекту, составление заданий для персонала;
• проектирование, составление плана действий;
• исполнение, реализация разработанного плана;
• тестирование, внесение коррективов по необходимости, устранение ошибок;
• внедрение продукта, осуществление технической поддержки.

У каскадной модели процессов управления проектов понятная структура и логика. Каждый шаг тщательно описывается и документируется, что снижает вероятность ошибок. На начальной стадии оговариваются сроки и доступный бюджет.

Однако есть существенный недостаток модели ― она достаточно жесткая, не позволяет вносить изменения, без которых иногда невозможна дальнейшая реализация цели без ошибок.

Например, не хватает финансирования, чтобы увеличить сроки выполнения проекта, что заставляет отказываться от тестирования и продолжать работу с возможными ошибками.

Модель управления процессами Agile

Гибкая модель Agile чаще всего используется в небольших проектах, а еще ее любят программисты.

Ее особенность заключается в том, что реализация проекта происходит в несколько отдельных циклов, каждый из которых состоит из следующих этапов:

• планирование;
• проектирование;
• создание прототипа;
• тестирование;
• обратная связь;
• запуск.

Гибкая система позволяет вносить изменения по необходимости, что позволяет при соблюдении сроков и бюджета достичь отличных результатов и высокого качества продукта.

Для этого менеджер и команда, работающая над реализацией поставленной задачи, должны постоянно общаться с клиентом, завершая каждый цикл только после его одобрения.

Такая модель позволяет быстро реагировать на изменения и вносить коррективы. Благодаря постоянному тестированию ошибки практически исключены, поэтому качество продукта соответствует ожиданиям.

Процессы управления проектами ― это целенаправленные действия, помогающие решать поставленные задачи и реализовывать проекты.

За их грамотное функционирование и своевременное завершение отвечает проектный менеджер, руководящий работой своей команды. От руководителя требуется высокий уровень профессионализма, наличие лидерских качеств и настойчивости, чтобы результат полностью удовлетворял ожидания заказчика.

Автор публикации

не в сети 2 года

Татьяна Добрякова

0

Комментарии: 0Публикации: 250Регистрация: 08-02-2022