Как делегировать рабочие задачи руководителя и избавиться от зависших дел

Дэвид Аллен, мировой эксперт по управлению временем и автор книги «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», считает, что дело, которое занимает меньше 2 минут, нужно делать сразу.

Практика показывает, что этот критерий можно смело увеличить до 10 минут. Такой отрезок времени обычно не требует включения в график дня и задачу можно решить «на бегу».

Так как не всегда есть возможность делегировать задачи, возьмите за правило не откладывать надолго дела, не требующие значительных ресурсов.

Чтобы объяснить логику этого метода, разберемся в том, почему мы откладываем дела.

Обычно мы прикрываемся нехваткой времени. Но за этим часто прячется банальное нежелание решать вопрос.

Прокрастинация — это не лень, а инструмент нашей психики для защиты от стресса, вызванного жестким графиком.

Обычно у нее три проявления:

1. задачу можно решить позже, потому что она слишком легкая

2. задача слишком сложная и требует времени на то, чтобы подумать, как лучше поступить

3. задача связана со стрессом, и мы откладываем ее, чтобы оттянуть неприятный момент

В первую категорию обычно попадают несрочные задачи, которые мы откладываем, забываем о них и вспоминаем в последний момент.

Попробуйте решать мелкие задачи сразу.

Тогда потом вы сможете сосредоточиться на чём-то более важном, не отвлекаясь и не расстраиваясь из-за вороха накопившихся дел.

Парадокс состоит в том, что, решая мелкую задачу сразу, вы действительно потратите не более 2–3 минут. Через день это время увеличится в 10 раз и займет уже 20 минут.

Например, вы работаете за компьютером и вам на почту приходит письмо от партнера с просьбой сбросить актуальное коммерческое предложение. Вы решаете не отвлекаться сейчас и забываете о письме.

Вечером по дороге домой партнер звонит вам с тем же вопросом, и в итоге:

• вы испытываете стресс, потому что в дороге вы не можете записать задачу и боитесь о ней забыть
• придя домой, вместо общения с близкими вы срочно бежите к компьютеру
• если решить вопрос из дома не получается, то весь вечер вы периодически будете возвращаться к мыслям о работе

В этом случае у вас уйдет даже больше 30 минут. Плюс, думая о задаче всю дорогу домой, вы потратите свою энергию. Ответив на письмо сразу, вы забыли бы о ней через минуту.

Если вы не знаете, с какой стороны подойти к решению накопившихся задач, поможет матрица Эйзенхауэра.

Все рабочие задачи руководителя размещаются в четырех квадратах, распределяясь по степени важности и срочности.

1. Важные и срочные дела — это задачи, требующие решения здесь и сейчас. Именно они вызывают стресс и заставляют вас крутиться как белка в колесе.

2. Важные и несрочные дела — обычно это текущие задачи, напрямую связанные с развитием вашего бизнеса. Их нужно выполнять внимательно, но они легко подождут день-два.

3. Неважные и срочные — дела, которые обычно выполняют помощники, так как делегировать задачи именно такого рода эффективнее всего.

4. Неважные и несрочные — всё то, что отнимает наше время, не принося результата:

• бессмысленные телефонные разговоры в рабочее время
• нагрянувшие без предупреждения родственники
• ленты соцсетей
• чтение спама в почте

Внимательный разбор и категоризация всех задач даст вам возможность распланировать решение каждой из них в отдельности.

В первую очередь избавьтесь от важных и срочных дел. Затем постарайтесь сосредоточиться на важных и несрочных, не допуская их перехода в первую категорию. Это главный секрет эффективности руководителя.