Как организовать свое рабочее время и всё успевать — TakeMyTime

Получите бесплатное электронное руководство от партнеров по развитию карьеры «TakeMyTime»

«6 шагов к успешному
трудоустройству топ-менеджера»


Получить руководство


Нет, спасибо

Получить бесплатное руководство
6 шагов

Как организовать свое рабочее время и всё успевать

Как преодолеть карьерный кризис
06.07.2018
Баланс между работой и жизнью: ключ к успеху в современной реальности
17.07.2018

Как организовать свое рабочее время и всё успевать

Как организовать свое рабочее время и всё успевать

Некоторые люди самоорганизованы от природы, другим нужно вырабатывать в себе это качество. Базовые методики организации рабочего времени помогут вам стать более продуктивным.

Единственная сложность в том, что нужно выработать стойкую привычку планировать работу руководителя.

Здоровый образ жизни

По мнению тибетских монахов, неважно, во сколько вы встаете утром, главное, просыпаться раньше солнца.

А их сложно упрекнуть в плохом здоровье или неорганизованности. Пользу раннего подъема отмечают также психологи и врачи, и вот почему.

  1. Запас энергии на максимуме.

    Именно в утренние часы лучше всего планировать день и принимать важные решения. Вы можете здраво рассуждать: вас ничего не отвлекает, вы не успели устать или пережить стресс.

  2. Много времени перед работой.

    Если вы проснулись за 15 минут до выхода из дома и пытаетесь собраться на ходу, ни о каком планировании не может быть и речи. Ранний подъем позволит вам спокойно начать день и расписать все задачи.

  3. Легче сохранять заряд бодрости весь день.

    Если сразу вы успешно справитесь с трудным делом, у вас будет больше мотивации для выполнения остальных задач. И в течение дня вы свободно найдете время для перерыва.

Лягушка на завтрак

В последнем пункте списка нет никакой магии. Одна из популярных идей в методике организации рабочего времени известного бизнес-тренера Брайана Трейси — делать самое важное и трудоемкое (и потому неприятное) дело в первую очередь, прямо с утра.

Он сравнивает такое дело с огромной лягушкой, которую нужно съесть, отбросив брезгливость. И лучше на завтрак, чтобы не вспоминать о ней днем.

Если выматывающие переговоры назначить на вечер, то мысли о них будут снижать вашу эффективность в течение дня. А если «отстреляться» с утра, весь день будет свободен для других дел, а голова не будет забита тревожными мыслями.

Как всё успевать: планирование в основе всего

Следуя правилу Брайана Трейси, составлять список дел нужно по убыванию их важности.

Как расставить приоритеты при планировании работы руководителя? Можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра или диаграммой Ганта.

Эйзенхауэр разделил все дела на 4 больших блока:

  • важные и срочные (горящие)

  • важные и несрочные (рутинная работа)

  • не важные и срочные (форс-мажоры)

  • не важные и несрочные (то, от чего можно отказаться)

Хитрость в том, чтобы сосредоточить силы на втором пункте и не допускать перехода дел из списка несрочных в горящие.

По Ганту нужно установить время для выполнения каждой задачи и изобразить это в виде диаграммы. Так вы сможете проанализировать, куда уходит больше всего сил. Чтобы быстро выполнять большой объем работы, вам будет полезно научиться концентрировать и удерживать внимание на всех деталях с помощью этих упражнений.

Возникает вопрос: если сконцентрироваться только на важных делах, то когда отдыхать?

Все специалисты по тайм-менеджменту сходятся в одном: хобби, семья и отдых — это важные дела. Это обязательно нужно учитывать и выделять для них время.

Например, Радислав Гандапас планирует игру в гольф как очень важное и срочное дело. Он признается, что в противном случае просто не найдет на это времени.

Отдых — одна из составляющих продуктивности топ-менеджера.

Делегируйте неважное

В идеале, неважные дела нужно вообще выбросить из головы. Но если это невозможно, что-то из этого списка стоит передать вашей команде или конкретному человеку.

Занимайтесь только тем, что требует вашего личного вмешательства. Вы всё равно не сможете работать за всех, тем более что это обязательно скажется на вашей эффективности.

Ешьте блюдо из рабочих задач по кусочку

Не пытайтесь выполнить все трудоемкие задачи за раз. Так вы только увеличите риск выгорания и начнете искать повод отложить работу.

Используйте «метод салями»: разбивайте большие задачи на составляющие и идите к намеченной цели по шагам.

Это как пытаться проглотить палку колбасы целиком или съедать по 1-2 тонких ломтика. Второй вариант явно проще.

Важно соблюдать порядок шагов и не отклоняться от списка.

Связывайте приоритеты

Этой методикой поделился один из партнеров по развитию карьеры из числа руководителей компании «TakeMyTime».

Он разработал ее сам, обобщив известные принципы планирования работы руководителя, собственный опыт, наработки тренеров, и успешно использует уже много лет.

В основе авторской методики — установка 3 приоритетных целей на каждый период времени: день, неделя, месяц, год и так далее.

  1. Каждое утро выбирайте по 3 приоритетные задачи на день, выполнение которых поможет «закрыть» приоритеты на неделю.

  2. В конце недели выберите 3 приоритета на следующую неделю. При этом они должны приближать вас к достижению целей, поставленных на месяц.

  3. В конце месяца выберите 3 приоритета на следующий месяц, чтобы они помогли вам достичь целей на квартал.

Таким образом, все приоритеты связаны между собой: три дневные приближают вас к реализации планов на неделю, а те, в свою очередь, связаны с задачами месяца. И дальше по той же схеме вы можете планировать даже на 5 или 10 лет.

Так же, как в рабочей сфере, на каждый период времени планируйте по 3 приоритетные личные цели. Тем самым вы реализуете индивидуальный потенциал в связке с профессиональными целями и целями компании.

Кстати, в этой методике тоже заложен один из базовых принципов организации рабочего времени: планирование всех сфер жизни.

Нельзя использовать управление временем как разгрузочный день — сегодня пить один кефир, а завтра есть пирожные килограммами.

Скорее, тут как с правильным питанием, которое должно быть образом жизни. Вы станете максимально эффективны только в том случае, если будете постоянно управлять своим временем.

0

Автор публикации

0
Комментарии: 0Публикации: 178Регистрация: 23-09-2017

Оставьте заявку, наш специалист свяжется с вами и ответит на вопросы

Размер файла не должен превышать 20mb

Заполняя форму, вы принимаете политику конфиденциальности Я ознакомился с информацией изложенной на сайте



Авторизация
*
*
Регистрация
*
*
*
Генерация пароля

Политика конфиденциальности

Наша компания уважительно относится к правам клиента. Соблюдается строгая конфиденциальность при обработки заявок. Сведения надёжно сохраняются и защищены от передачи. Согласием на обработку данных клиента, исключительно с целью оказания услуг, является размещение заявки на сайте. К персональным данным относится личная информация о клиенте: домашний адрес; имя, фамилия, отчество; сведения о рождении; имущественное, семейное положение; личные контакты (телефон, электронная почта) и прочие сведения, которые перечислены в Законе РФ № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. Клиент вправе отказаться от обработки персональных данных. Нами в данном случае гарантируется удаление из наших баз всех персональных данных в трёхдневный срок в рабочее время. Подобный отказ клиент может оформить простым электронным письмом на адрес, указанный на странице нашего сайта.

Требования к формату заявки на продвижение по «Закрытым базам» контактов

1. Наличие актуального фото

2. Указан возраст

3. Прикреплён файл сопроводительного письма

4. Указан уровень текущего и желаемого дохода

5. Перечислены желаемые должности

6. Указаны наименования всех мест работы и занимаемых должностей

7. Указано образование

8. Указано знание иностранных языков

9. Указан город проживания

10. Перечислены регионы поиска работы

..