Как организовать свое время

Если вы чувствуете, что постоянно опаздываете, сдаете работу позже, чем обещали, то пора разобраться с тем, как правильно организовать свое время. У современных акул бизнеса есть множество секретов, которые помогают максимально повысить продуктивность и выполнять даже большое количество задач в срок. 

Без надлежащей организации собственного времени рано или поздно исчезнет мотивация, появится депрессия, а каждый поход в офис превратится в настоящее испытание. 

Чтобы изменить жизнь к лучшему, можно попробовать хотя бы две популярные на западе методики. Но начать изменения можно просто с уборки на рабочем столе.

Метод Дэвида Аллена: доведение дела до конца (GTD)

Известный американский коуч, который написал множество книг по теме личной эффективности, создал собственный метод Getting Things Done (GTD). Методика подходит в следующих случаях:

• есть чувство подавленности из-за большого количества незавершенных задач;
• при выполнении работы вы постоянно упускаете мелкие детали, делаете ошибки «по невнимательности»;
• вы пытаетесь усидеть на нескольких стульях сразу, сбалансировать работу и личную жизнь;
• теряете интерес к проекту после завершения этапа планирования.
  

Система управления личным временем GTD основана на простом утверждении: чем больше задач в списке, тем сложнее решить, что требует большего внимания. 

Слишком большой перечень заставляет человека тратить больше времени на размышления о том, как организовать свой рабочий день, чем на непосредственную работу. В результате появляется состояние стресса и подавленности.

Дэвид Аллен заметил, что человеческий мозг намного лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее. Поэтому методология GTD призвана помочь избавиться не только от хаоса в работе, но и от беспорядка в голове. Конечно, придется потратить время на настройку рабочих процессов по определенному алгоритму. 

Для достижения результата потребуется сделать 5 шагов.

1. Фиксировать всю информацию.

Что бы ни пришло в голову в течение дня, стоит быстро записать это в ежедневник. Если мысль не будет перенесена на бумагу, она будет утеряна.

2. Заниматься анализом.

Не нужно сразу планировать выполнение всех записанных задач. Лучше сгруппировать элементы по срочности, важности, ценности результатов.

3. Организовать рабочий день.

Для этого можно использовать специальные программы. Для начала можно пользоваться обычным календарем. Но крупные компании приобретают приложения-планеры, с помощью которых начальники могут узнавать о текущей загруженности своих подчиненных.

4. Периодически обновлять статус и актуальность задач.

Нельзя слепо следовать составленным спискам. Ведь иногда выполнение задачи больше никому не нужно. Может измениться и приоритетность. То, что вчера было делом десятой важности, завтра станет «горячей» задачей.

5. Действовать.

Мало знать, как правильно организовать рабочий день, нужно еще и выполнять задачи.

Методика GTD требует предварительного обучения. Все шаги подробно описаны в книгах Дэвида Аллена. Но в конечном итоге обучение обязательно окупится. Ведь вам никогда не придется беспокоиться о дедлайнах. Для начала можно кратко ознакомиться с каждым шагом.

Шаг 1. Фиксация

Первый и самый важный этап методики GTD: перестать хранить всю входящую информацию на отдельных бумажках или даже в своей памяти. Вместо этого необходимо фиксировать каждую появившуюся задачу в записной книжке или в специальном приложении. Только записывая свои мысли можно будет уменьшить беспорядок.

Главное замечание. На этом этапе не нужно тратить ни секунды на размышления о целесообразности, первоочередности и необходимости задачи. Анализ будет одним из следующих шагов.

Шаг 2. Обработка зафиксированной информации

Именно этот этап посвящен тому, как организовать рабочий день. Придется разобраться со всеми записями. В книгах Дэвида Аллена приведены целые матрицы обработки входящей информации. Можно запомнить следующие постулаты:

• если выполнение задачи занимает менее двух минут, необходимо выполнить ее немедленно;
• если задачу можно поручить кому-нибудь другому, то лучше ее делегировать и сразу внести в список личных дел контроль выполнения;
• если задачу можно отложить, отложите, но зафиксируйте в календаре время, когда нужно будет вернуться к вопросу;
• если задача масштабная, сложная, разбейте ее на мелкие подпункты и вернуться к шагу №1.
  

Можно делать все вышеперечисленные действия на бумаге, хотя лучше поэкспериментировать с программным обеспечением.

Шаг 3. Правильная организация рабочего дня

Записав все свои задачи и проанализировав их, вы получите первичный план действий. Но чтобы времени хватало на всё, необходимо составить подробное расписание. Можно скачать приложения и программы: Todoist, Asana. Они помогут рассчитать время, необходимое для выполнения всего запланированного, скомбинировать мелкие задания и в режиме реального времени контролировать ход выполнения.

Шаг 4. Обзор

Этот шаг очень простой, не требует дополнительных пояснений, но почему-то его очень часто игнорируют даже опытные менеджеры. Необходимо хотя бы раз в неделю выделять время на пересмотр всех задач. Нужно вычеркнуть все выполненные задачи, добавить новые, актуализировать невыполненные. Постоянный анализ списка заданий гарантирует, что вы не будете тратить время на выполнение ненужных дел.

Шаг 5. Действие

Главная часть, во время которой можно оценить, насколько хорошо проведен процесс планирования и организации. Если всё было сделано правильно, то рабочий день пройдет продуктивно, без ощущения накатившего кома невыполненных дел.

Люди, которые придерживаются этих 5 этапов, замечают, что работают продуктивнее, без стресса. Методология повышения продуктивности GTD может использоваться и в личной жизни. 

Расписание да Винчи: метод, который позволяет сбалансировать жизнь в целом

Расписание да Винчи — комплексный метод, который поможет не только более эффективно планировать и организовывать рабочее время, но и больше успевать дома. Всем известно, что Леонардо да Винчи был очень разносторонней личностью, успевал заниматься не только наукой, но и творчеством.

Метод да Винчи подойдет в следующих случаях:

• каждый день кажется серым и рутинным;
• при работе вы часто сосредотачиваетесь на одной цели, не можете прерваться на второстепенные задачи;
• чувствуете, что когда занимаетесь работой, дома творится бардак;
• часто выполняете нужные задачи в спешке, в последний момент;
• есть ощущение эмоционального выгорания.
  

Расписание, подготовленное по новой методике, поможет сбалансировать работу и отдых, уделять достаточно внимания семье, саморазвитию. Поклонники метода считают, что планировать нужно даже отдых.

Как эффективно организовать свое время с помощью расписания да Винчи

Многие предлагают начать планировать свою неделю в понедельник утром, но такой подход «съедает» ценное рабочее время. Лучше всего расписать свою недельную занятость в воскресенье вечером. 

Поклонники метода считают, что понедельник — это раннее утро недели. Утром люди чувствуют себя бодрыми, отдохнувшими и могут похвастаться высокой продуктивностью. Важно использовать «утренние часы» недели для активной деятельности. Чтобы не тратить время и силы на планирование, лучше всего начать в воскресенье вечером.

Самая ответственная часть планирования: расстановка приоритетов. Важно быть честным с самим собой, классифицировать задачи в соответствии с их важностью. У каждого человека свои сферы деятельности, но обычно в график вносят следующие элементы:

• рутинные дела;
• активная работа, выполнение ключевых обязанностей, которые приносят прибыль;
• выполнение второстепенных рабочих задач;
• административная работа (сюда могут входить не только рабочие дела, но бытовые: оплата счетов, заказ продуктов, бытовой химии);
• саморазвитие;
• социальные сферы (общение с друзьями, родственниками);
• отдых.
  

Теперь давайте рассмотрим каждый из этапов более подробно.

Утренняя рутина

Важно правильно начинать каждый день. Вместо того, чтобы просто проснуться и собраться на работу, можно провести целых 2 (а то и 3) часа с пользой. Поначалу ранние подъемы могут изнурять. Но как только организм привыкнет к новому режиму, продуктивность утренних часов возрастет в несколько раз. 

Еще до похода в офис можно успеть полноценно позавтракать, заняться медитацией или почитать развивающую литературу. Именно такие мелочи могут существенно повлиять на то, как пройдет рабочий день. Лучше не загружать себя изматывающими бытовыми делами, а уделить время чему-нибудь вдохновляющему и приятному.

Активная работа

Правильная организация рабочего времени в офисе должна включать разделение всех задач на основные и вспомогательные. Основная работа — это та, которая влияет непосредственно на KPI, выплату заработной платы (для сдельщиков). 

Второстепенная часть: участие в социальных проектах, выполнение задач, которые прямо не влияют на личные результаты. Если возможно, то основную работу нужно выполнять в первой половине дня (недели), а менее важные проекты оставлять на конец.

Административная работа

Это организационные задачи, которые напрямую не влияют на саморазвитие, завершение проектов. Однако если не уделять этому пункту хотя бы 15-20 минут в день, рано или поздно откладываемые дела превратятся в неконтролируемый ком. Лучше каждый день сводить семейный бюджет, оплачивать счета по мере их появления.

Саморазвитие, социальные сферы, отдых

Общение с друзьями близкими, хобби, небольшие путешествия — всё это так легко отложить в сторону, когда на работе «горит проект». Но такой подход быстро приведет к выгоранию. Доказано, что если запланировать конкретное время на отдых и хобби, то шансы того, что такая полезная для психики деятельность будет отложена в сторону, сводятся к минимуму. Важно давать себе время на отдых от работы, чтобы увеличить производительность.

Как организовать свое время: по расписанию да Винчи или по методике Дэвида Аллена каждый решает сам для себя. GTD направлено на более детальную проработку рабочих обязанностей, а методология да Винчи позволяет составить расписание всего дня. Можно сочетать две методики, чтобы сделать весь свой день максимально продуктивным.

Другие советы о том, как организовать свое рабочее время

Далеко не все могут разобраться в сложных многокомпонентных методологиях. Если читать книги и изучать нюансы построения сложных графиков пока нет времени, можно начать с выполнения простых действий.

1. Ведение рабочего ежедневника.

Многие говорят, что писать в блокноте уже не актуально. Действительно, есть множество программ-планеров. Но карьерные консультанты рекомендуют уделять хотя бы 10 минут в день тому, чтобы записывать свои планы утром, и сверяться со списком дел вечером. 

Чтобы избежать эмоционального выгорания, можно также записывать свои мысли и чувства. Ведение дневника гораздо эффективнее, чем жалобы всем окружающим. Лучше оставить негативные эмоции на бумаге. Также можно записать проблемы, которые вы не можете решить. Подсознание продолжит поиски решений даже тогда, когда вы будете не на работе.

2. Каждый вечер планировать следующий день.

Любой бизнес-коуч в ответ на вопрос о том, как организовать рабочее время, порекомендует строить планы. Каждый вечер нужно составлять хотя бы примерное расписание с таймингом. Даже если в какой-то момент дела пойдут не по плану, всегда можно свериться со списком и вернуться в «в струю». Можно занести все дела в программу-планировщик, которая будет сигнализировать о начале и конце временного периода.

Это нормально, если в процессе работы будут возникать проблемы, отвлекающие факторы. Не стоит упрямо следовать расписанию, достаточно реалистично подходить к работе, давать себе возможность перенести цель на следующий день.

3. Навести порядок на столе, в бумагах и записях.

Загроможденное рабочее место = загроможденный разум. Если на столе беспорядок, в компьютере невозможно найти нужный файл, а в записях черт ногу сломит, то и мысли будут спутанными. Лучше один раз потратить время на уборку, классификацию компьютерных файлов, чем тратить драгоценные секунды в экстренных ситуациях. Организация рабочего места поможет упорядочить мысли, снизить уровень стресса.

4. Отказаться от выполнения нескольких задач одновременно.

Некоторые гордятся своей многозадачностью, однако современные рекрутеры неоднозначно относятся к этой характеристике. Во-первых, чтобы вернуться к основной задаче после резкой смены деятельности, требуется примерно 20 минут. Не стоит одновременно разрабатывать проект презентации и отвечать на звонки, электронную почту, проверять странички социальных сетей. 

Чтобы помочь себе сконцентрироваться, рекомендуется использовать таймер. Например, двадцать минут заниматься только одним делом, а потом пять минут уделить отдыху. Если окружающий шум слишком сильный, можно включить музыку без слов.

5. Придерживаться правила 80/20.

Большая часть (примерно 80%) выполненных задач приближает человека к желаемому результату лишь на 20%. И 20% выполненных задач (обычно самых объемных) обеспечивают 80% результата. Люди склонны тратить слишком много времени на простые задачи, откладывая выполнение более сложных и важных. Это создает ненужную психоэмоциональную нагрузку. Лучше найти силы и сначала заняться более важными делами и лишь потом переходить к выполнению других, менее значимых задач.

Каждый человек должен знать, как организовать время работы и отдыха. 

Можно научиться сложным многокомпонентным методикам, и не проводить бесцельно ни минуты. Но лучше начать с понятных советов, предназначенных для организации рабочего места. Простые инструменты планирования помогут выполнять работу без стресса и спокойно спать по ночам.

Нет ничего плохого в том, чтобы планировать не только рабочие дела, но и отдых. Скорее всего, в начале будет казаться, что выбранная методика не работает. 

Главное, дать себе время перестроиться, продолжать выполнять рекомендации даже если всё идёт не по плану. Со временем продуктивность и качество работы повысятся, а также улучшится качество жизни в целом.

Сопровождение при трудоустройстве для топ-менеджеров

Узнайте, как гарантированно получить работу в крупнейших российских и международных компаниях вместе с TakeMyTime и методикой от успешных руководителей высшего звена

Подробнее

Автор публикации

не в сети 2 года

Татьяна Добрякова

0

Комментарии: 0Публикации: 250Регистрация: 08-02-2022