Как делегировать рабочие задачи руководителя и избавиться от зависших дел – TakeMyTime

Получите бесплатное электронное руководство от партнеров по развитию карьеры «TakeMyTime»

«6 шагов к успешному
трудоустройству топ-менеджера»


Получить руководство


Нет, спасибо

Получить бесплатное руководство
6 шагов
Как обойти конкурентов на рынке труда: 5 точек роста
18.07.2018
Как стать успешным руководителем, следуя примерам лидеров списка Forbes?
Знаменитости разрушают мифы о том, как стать успешным руководителем
21.03.2019

Hour glass and calendar concept for time slipping away for important appointment date, schedule and deadline

Как делегировать рабочие задачи руководителя и избавиться от зависших дел

рабочие задачи руководителя

Среди рабочих задач руководителя всегда найдутся те, которые мы регулярно перемещаем в конец списка, и никак не можем до них добраться по разным причинам:

  • не хватает времени
  • банальная прокрастинация
  • нет ресурсов или возможностей для решения задачи

Накопившиеся дела создают опасный эффект Зейгарник, названный в честь изучавшего его психолога.

Незавершенные дела вызывают напряженность в памяти, заставляя вас постоянно о них думать, отвлекаться и перерасходовать свою энергию.

Вот несколько способов того, как опустошить свой «долгий ящик» и избежать скопления рутинных, несрочных, однако важных дел.

Сейчас или никогда

Дэвид Аллен, мировой эксперт по управлению временем и автор книги «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», считает, что дело, которое занимает меньше 2 минут, нужно делать сразу.

Практика показывает, что этот критерий можно смело увеличить до 10 минут. Такой отрезок времени обычно не требует включения в график дня и задачу можно решить «на бегу».

Так как не всегда есть возможность делегировать задачи, возьмите за правило не откладывать надолго дела, не требующие значительных ресурсов.

Чтобы объяснить логику этого метода, разберемся в том, почему мы откладываем дела.

Обычно мы прикрываемся нехваткой времени. Но за этим часто прячется банальное нежелание решать вопрос.

как делегировать задачи

Прокрастинация — это не лень, а инструмент нашей психики для защиты от стресса, вызванного жестким графиком.

Обычно у нее три проявления:

  1. задачу можно решить позже, потому что она слишком легкая

  2. задача слишком сложная и требует времени на то, чтобы подумать, как лучше поступить

  3. задача связана со стрессом, и мы откладываем ее, чтобы оттянуть неприятный момент

В первую категорию обычно попадают несрочные задачи, которые мы откладываем, забываем о них и вспоминаем в последний момент.

Попробуйте решать мелкие задачи сразу.

Тогда потом вы сможете сосредоточиться на чём-то более важном, не отвлекаясь и не расстраиваясь из-за вороха накопившихся дел.

Парадокс состоит в том, что, решая мелкую задачу сразу, вы действительно потратите не более 2–3 минут. Через день это время увеличится в 10 раз и займет уже 20 минут.

Например, вы работаете за компьютером и вам на почту приходит письмо от партнера с просьбой сбросить актуальное коммерческое предложение. Вы решаете не отвлекаться сейчас и забываете о письме.

Вечером по дороге домой партнер звонит вам с тем же вопросом, и в итоге:

  • вы испытываете стресс, потому что в дороге вы не можете записать задачу и боитесь о ней забыть
  • придя домой, вместо общения с близкими вы срочно бежите к компьютеру
  • если решить вопрос из дома не получается, то весь вечер вы периодически будете возвращаться к мыслям о работе

В этом случае у вас уйдет даже больше 30 минут. Плюс, думая о задаче всю дорогу домой, вы потратите свою энергию. Ответив на письмо сразу, вы забыли бы о ней через минуту.

Матрица: перезагрузка

Если вы не знаете, с какой стороны подойти к решению накопившихся задач, поможет матрица Эйзенхауэра.

как делегировать задачи

Все рабочие задачи руководителя размещаются в четырех квадратах, распределяясь по степени важности и срочности.

  1. Важные и срочные дела — это задачи, требующие решения здесь и сейчас. Именно они вызывают стресс и заставляют вас крутиться как белка в колесе.

  2. Важные и несрочные дела — обычно это текущие задачи, напрямую связанные с развитием вашего бизнеса. Их нужно выполнять внимательно, но они легко подождут день-два.

  3. Неважные и срочные — дела, которые обычно выполняют помощники, так как делегировать задачи именно такого рода эффективнее всего.

  4. Неважные и несрочные — всё то, что отнимает наше время, не принося результата:

  • бессмысленные телефонные разговоры в рабочее время
  • нагрянувшие без предупреждения родственники
  • ленты соцсетей
  • чтение спама в почте

Внимательный разбор и категоризация всех задач даст вам возможность распланировать решение каждой из них в отдельности.

В первую очередь избавьтесь от важных и срочных дел. Затем постарайтесь сосредоточиться на важных и несрочных, не допуская их перехода в первую категорию. Это главный секрет эффективности руководителя.

Наводим порядок в делах

рабочие задачи руководителя

Оба предыдущих способа эффективнее работают на перспективу.

А вот какие шаги помогут избавиться от зависших задач здесь и сейчас:

  • определитесь, действительно ли вам нужно это делать
  • четко определите временные рамки для решения каждой задачи и установите дедлайны
  • максимально конкретизируйте и визуализируйте результат, которого вы достигнете, если выполните задачу
  • придумайте себе поощрение
  • найдите баланс труда и отдыха

Задачи, которые решаются без вас



Если у вас постоянно копятся дела, то, скорее всего, вы слишком ответственный человек и привыкли тянуть всё на себе. Пора подумать, как делегировать задачи.

Разные типы задач можно перепоручать по-своему.

  1. Для выполнения рутинных задач составьте универсальную инструкцию, по которой смогут работать разные сотрудники.

  2. Без колебаний отдавайте работу, которая не требует высокой квалификации. В таких случаях на результат меньше влияет человеческий фактор.

  3. Снимайте с себя неприятные задачи и задачи, требующие навыков, которые у вас недостаточно «прокачаны». Работа через силу будет вас только истощать и отвлекать от того, с чем больше никто не справится.

  4. Делегируйте мелкие задачи — они самые коварные. Кажется, что вы быстро с ними справитесь, а на деле они съедают полдня. Часть из них можно поручить помощнику или секретарю, часть сотрудникам (смотрите первый пункт).

Как только вы разберете свой «долгий ящик», дышать станет легче, появится больше времени на действительно важные дела.

0

Автор публикации

не в сети 8 часов

admin

0
Комментарии: 0Публикации: 314Регистрация: 23-09-2017

Оставьте заявку, наш специалист свяжется с вами и ответит на вопросы

Размер файла не должен превышать 20mb

Заполняя форму, вы принимаете политику конфиденциальности Я ознакомился с информацией изложенной на сайте Я согласен на получение информационных и рекламных писем



..
Авторизация
*
*
Генерация пароля
Начать чат

Политика конфиденциальности

Наша компания уважительно относится к правам клиента. Соблюдается строгая конфиденциальность при обработки заявок. Сведения надёжно сохраняются и защищены от передачи. Согласием на обработку данных клиента, исключительно с целью оказания услуг, является размещение заявки на сайте. К персональным данным относится личная информация о клиенте: домашний адрес; имя, фамилия, отчество; сведения о рождении; имущественное, семейное положение; личные контакты (телефон, электронная почта) и прочие сведения, которые перечислены в Законе РФ № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. Клиент вправе отказаться от обработки персональных данных. Нами в данном случае гарантируется удаление из наших баз всех персональных данных в трёхдневный срок в рабочее время. Подобный отказ клиент может оформить простым электронным письмом на адрес, указанный на странице нашего сайта.

Требования к формату заявки на продвижение по «Закрытым базам» контактов

1. Наличие актуального фото

2. Указан возраст

3. Прикреплён файл сопроводительного письма

4. Указан уровень текущего и желаемого дохода

5. Перечислены желаемые должности

6. Указаны наименования всех мест работы и занимаемых должностей

7. Указано образование

8. Указано знание иностранных языков

9. Указан город проживания

10. Перечислены регионы поиска работы

У меня есть пароль
Войти
Получите гостевой доступ

Бесплатный доступ к закрытым материалам сайта по коду, выданному на бесплатной встрече.

Записаться на встречу