Дерево целей организации: нюансы создания, примеры

Получите бесплатное электронное руководство от партнеров по развитию карьеры «TakeMyTime»

«6 шагов к успешному
трудоустройству топ-менеджера»


Получить руководство


Нет, спасибо

Дерево целей организации: нюансы создания, примеры применения

Татьяна Добрякова
Время чтения: 7 минут
0
68

Дерево целей организации нюансы создания, примеры применения

Дерево целей компании позволяет четко представлять конечные задачи всей организации или отдельных департаментов, а также видеть конкретные шаги по их реализации. Блок-схема помогает рядовым сотрудникам понять, как именно их индивидуальные KPI способствуют достижению общекорпоративных задач.

Еще одна миссия дерева целей ― убрать внутрикорпоративное недопонимание, сделать общее видение стратегии планируемого проекта более прозрачным. Так как в грамотно составленной блок-схеме каждое действие становится структурированным и понятным.

Обзор 5 ключевых функций дерева целей предприятия

Часто руководители небольших частных фирм ошибочно считают, что не нужно тратить время на составление объемных блок-схем, ведь все задачи можно записать в ежедневник. Но информация воспринимается эффективнее, если она изложена не сплошным текстом, а в формате удобной таблицы или схемы. Таким способом преобразовать свои цели могут даже линейные сотрудники, которые работают в режиме многозадачности и ведут несколько проектов одновременно.

Рассмотрим, как именно построение дерева целей поможет организации.

1. Получение последовательной дорожной карты для реализации высшей цели.

Практически у каждой организации есть амбициозные цели (помимо получения прибыли). Однако эти «высокие» идеи рискуют остаться далекими, расплывчатыми и неопределенными. Миссия не должна быть абстрактной. Цель управленца ― донести важность и пользу деятельности компании для общества. Поэтому необходимо трансформировать миссию в последовательный и реалистичный набор конкретных шагов.

2. Конкретизация.

Финансовые KPI легко поддаются количественной оценке, а прогресс их достижения относительно просто контролировать. Но вот определить четкие критерии выполнения целей, касающихся, например, корпоративной социальной ответственности, достаточно сложно. Структурированная блок-схема позволяет не только максимально точно сформулировать задачи, но и оценить их выполнение с точки зрения затраченных усилий.

3. Информирование и мотивация всех членов команды.

Одна из проблем крупных организаций ― изолированное мышление. Сотрудникам разных уровней трудно уследить за общей картиной. Работники с небольшим грейдом и вовсе склонны полагать, что их работа никак не связана с высшими целями компании. Это демотивирует, снижает общие эффективность и производительность труда.

Ниже приведен результат реального примера схемы дерева целей организации, в котором каждое действие было действительно подробно описано и правильно донесено каждому участнику.

Президент США Джон Кеннеди спросил уборщика в штаб-квартире NASA о том, зачем его работа нужна организации. И получил ответ: «Я помогаю отправить человека на Луну».

Правильно составленное дерево целей должно иметь именно такой эффект ― давать понять всем в организации, как именно их индивидуальные усилия способствуют достижению общей миссии. Когда сотрудник чувствует себя причастным к чему-то важному и значимому, его мотивация автоматически повышается.

4. Повод увеличить уровень лояльности инвесторов и акционеров.

Нет необходимости засекречивать блок-схему с задачами. Если в ней размещена конфиденциальная информация, то можно сделать упрощенную модель для демонстрации третьим лицам.

Дерево целей организации — отличный инструмент для презентации стратегии, а также последовательного движения по ней. С помощью документа топ-менеджер может продемонстрировать, что миссия и глобальная задача организации это не просто слова. Если акционеры, инвесторы будут иметь представление о планах компании, то более охотно вложат свои средства.

5. Возможность выявить глубинные проблемы, которые мешают достичь желаемого.

Сам процесс создания дерева стратегических целей предприятия может многое дать команде. Опытные топ-менеджеры выявляют пробелы в разработанной стратегии, исключают «лишние процессы», минимизируют бюрократию, исключают задачи, не имеющие четких показателей.

Мы перечислили 5 важных примеров того, как дерево целей фирмы может положительно влиять на конкретную деятельность. Но на самом деле можно выделить и другие эффекты, имеющие социальную природу: командообразование во время брейнсторминга, улучшение показателей KPI (связано с тем, что в процессе обсуждений работники лучше понимают суть каждого пункта).

Как подобрать реалистичные цели для внесения в блок-схему

Для достижения успеха необходимо следить за тем, чтобы цели нижнего уровня были реальными и простыми в реализации. Однако эти начальные, легкие этапы могут быть частью более амбициозной цели.

В качестве примера возьмем дерево целей строительной компании.

Бизнесмен основал фирму, миссией которой была поставка бюджетного модульного жилья всем пострадавшим от природных катаклизмов. В глобальном масштабе следование такой стратегии будет ограничено множеством факторов. Как минимум, потребуется доступ к недорогим ресурсам или достаточный доход, чтобы была возможность продавать часть модулей за полную цену, а часть отдавать бесплатно.

Также неравномерной будет и загрузка. Катаклизмы происходят не каждый день, но в кризисные моменты понадобятся много модулей одновременно. При этом такая миссия не означает, что руководитель не может стремиться помочь всем нуждающимся.

Самое важное, что нужно сделать, это найти способы, с помощью которых у команды получится решить проблемы тех пострадавших, кто для начала находится в географической доступности. Разработав и отточив на практике эффективную и действенную схему работы, можно со временем ее самостоятельно масштабировать или продавать другим в качестве франшизы. Итак, дерево целей такой строительной организации должно иметь амбициозную миссию на самой вершине и простые задачи-однодневки «в корнях» внизу.

Как подобрать реалистичные цели для внесения в блок-схему

Пример составления дерева целей компании путем преобразования дерева проблем

Чтобы ставить реалистичные цели, необходимо их конкретно формулировать. Можно использовать методику SMART (задача конкретная, измеримая, достижимая, важная и имеет четкие сроки). Но для глобальных стратегий больше подойдет ресурсозатратный метод преобразования дерева проблем. Для этого необходимо в верхушку схемы поставить глобальную проблему, которую нужно решить, а затем шаг за шагом расписывать более мелкие задачи.

Для построения дерева целей организации анализируется блок-схема с указанными проблемами. К реализации данной задачи лучше подключить небольшую группу из ключевых сотрудников. Первичное дерево стоит рисовать стираемым маркером на специальной доске, фиксируя на фото важные этапы и стоящие идеи.

Шаг 1. Обсудить и согласовать ключевую проблему. На этом этапе не нужно ограничивать сотрудников в масштабности мышления. Миссия записывается в центре флип-чарта и становится стволом дерева. Фокусную проблему описывают в общих чертах и размещают в вершине дерева.

Шаг 2. Определить причины центральной проблемы. Они станут корнями, а затем следствия, которые будут ответвлениями. Причины и следствия можно записывать на клейких стикерах разных цветов.

Шаг 3. На этом этапе обычно происходит самое интенсивное обсуждение. Необходимо выделить достаточное количество времени, чтобы позволить всем участникам выразить свое мнение. И сразу записывать все возникающие идеи по поводу вариантов решения проблем.

Пример вопросов для обсуждения проекта дерева целей организации.

● Отражает ли цель реальность? Учитываются ли экономические, политические и социокультурные аспекты, которые могут повлиять на реализацию?

● Что улучшится/ухудшится, а что останется прежним при достижении желаемого результата?

● Каковы наиболее серьезные негативные последствия реализации цели? (Иногда затраченные ресурсы настолько огромны, что результат теряет смысл).

● Какие критерии действительно важны: финансовые или социальные? Иногда в финансовом плане регистрируются только убытки, но моральные и социальные преимущества перекрывают затраты.

● Какие причины легче/труднее всего устранить? Какие возможные варианты могут быть?

После анализа необходимо перефразировать каждую из проблем в положительные желаемые результаты, а затем трансформировать в конкретные цели. В результате получится шаблон-пример дерева целей для предприятия.

Такой подход достаточно трудоемкий, но имеет ряд преимуществ. Даже самая сложная задача может быть разбита на понятные, управляемые и реализуемые части. Также еще до начала работы над достижением цели работники смогут хотя бы предварительно ознакомиться с планом действий и понять, что предстоит сделать.

На этапе брейншторминга обычно всплывают основные вопросы, которые в будущем возникают у рядовых исполнителей. А значит можно будет заранее подобрать аргументы для нейтрализации потенциальной критики. Темы, которые вызывали горячие споры, необходимо «взять на карандаш», собрать по ним дополнительную информацию, доказательства или даже привлечь ресурсы для того, чтобы без эксцессов пройти через весь процесс целедостижения.

Технические нюансы

Для повседневного регулярного использования не подойдет схема, нарисованная маркером на флипчарте. Дерево целей на производстве и в других сферах формируют в специальных программах. Обычно это пакет MS Office. Больше всего подходят следующие виды диаграмм:

● систематическая;
● древовидная;
● иерархическая.

Каждый специалист, имеющий образование в сфере менеджмента, видел пример дерева целей организации, разработанный с помощью специального софта. Но даже в базовых пакетах MS Office есть несколько вариантов, которые можно использовать в качестве исходного шаблона.

Построение древовидной диаграммы начинается с одного ключевого элемента (миссии, главной цели), который разветвляется на два или более блока. Далее эти фигуры разбиваются на дополнительные блоки и так далее. Готовая схема действительно напоминает дерево с широкой основой и узкой верхушкой. При разработке древовидной диаграммы лучше пошагово идти от общего к частному.

Если разбирать подробно каждое действие построения дерева целей, то в их основе лежит методика «5 почему». В верхнюю часть записывается главная цель в максимально краткой, но емкой формулировке. После задается вопрос «Что нужно, чтобы достичь результата?». Первые два ответа записывают ниже верхнего окошка. Затем нужно повторно задать этот же вопрос для каждой из подцелей. Получится по 2 ответа на подпункт ― еще один уровень детализации.

Последовательно задавая вопросы и отвечая на них, можно переходить на уровни ниже. Таким образом нужно создать не менее 5 подуровней, хотя их количество не ограничено.

Необходимо поочередно соединить жирными линиями все блоки и простое дерево целей будет готово. Дополнительно можно добавить блоки со вспомогательной информацией. От каждой фигуры проводится пунктирная линия и добавляется еще один квадрат, в который вписывается совет по реализации.

Как проверить, не нарушена ли логика построения дерева целей

Если использовать методику «5 вопросов», то проблем не возникает. Но если дерево строилось хаотично, при реализации могут возникнуть проблемы. Тогда даже выполнение подцелей не приведет к достижению миссии верхнего уровня и получится, что усилия, ресурсы были затрачены зря. Вот почему нужно заранее проверять логику последовательности процессов.

Важно помнить, что достижение каждой неосновной цели должно способствовать (в долгосрочной перспективе) выполнению основной задачи. Если возникают сложности, то рядом с подцелями можно прописывать альтернативные результаты, которые также засчитываются как достижение поставленной цели.

Еще стоит прописать последовательность выполнения задач. Если возможно, то максимальное количество процессов сделать параллельными (чтобы выполнять одновременно). Но если это невозможно, тогда приходится ждать результатов работы одного отдела и уже на основании полученных данных принимать решение о дальнейшем маршруте движения по дереву.

Например, дерево целей в маркетинге может быть привязано к результатам фокус-групп, опросов. И если полученные цифры будут неудовлетворительными, то рассматриваются варианты вплоть до полной перестройки блок-схемы.

Выбор основной стратегии работы с документом

Важно не только в теории знать понятия цели организации, но и уметь работать с деревом целей на практике. В противном случае документ не принесет никакой реальной пользы. Желательно ознакомить всех сотрудников с готовой версией блок-схемы и выложить этот файл в общий доступ, чтобы периодически обращаться к схеме во время совещаний.

Отдельным документом рекомендуется оформить корпоративную стратегию по достижению целей. Ведь одну и ту же задачу можно выполнять разными путями: быстро, но дорого, с привлечением большого количества ресурсов. Или, наоборот, долго, но без значительных финансовых затрат.

Крайне важно согласовать единый подход, чтобы все участники понимали, как именно выстраивать свою работу. В стратегии можно отобразить следующие пункты:

● предельную сумму, которую допустимо потратить без согласования на выполнение задачи (если необходимо превышение, собирается управляющий или координационный комитет, в маленьких фирмах достаточно подписи руководителя);
● перечень потенциальных «маркеров риска», при появлении которых необходимо срочно уведомлять руководство;
● допустимые альтернативные варианты.

Руководителю проекта также необходимо заранее подумать над тем, как будет проводиться контроль за ходом выполнения задач и оценивания результатов. Возможно, понадобятся дополнительные индикаторы мониторинга. Для этого нужно создать еще один файл, в котором прописываются критерии, указывающие на то, что цель достигнута, а также данные о том, где и когда руководитель может найти актуальную информацию.

Выбор основной стратегии работы с документом

Как показывают реальные примеры, менеджмент дерева целей обычно сводится к еженедельным (ежемесячным) совещаниям, на которых участники отчитываются по каждому блоку. Руководителю важно вовремя выявлять критические отклонения, помогать с решением проблем, чтобы всё шло по плану и дерево не могло разрушиться.

0

Автор публикации

не в сети 8 месяцев

Татьяна Добрякова

0
Комментарии: 0Публикации: 242Регистрация: 08-02-2022

Понравилось?
Расскажите друзьям

Оцените статью
Оценка
[Всего: 0 Средний рейтинг: 0]

Добавить комментарий

Авторизация
*
*
Генерация пароля
У меня есть пароль
Войти
Получите гостевой доступ

Бесплатный доступ к закрытым материалам сайта по коду, выданному на бесплатной встрече.

Записаться на встречу