Проектный офис ― это команда специалистов, отвечающая за сопровождение проектов. В основном его создают на крупных предприятиях, где требуется тщательный контроль за реализацией и достижением поставленных целей. Задачи проектного офиса формирует руководство организации, а зависят они от целей и стратегии предприятия, особенностей его работы.
Суть проектного офиса
Проект ― это затея, совместно выполняемая командой специалистов. Его главная особенность заключается в том, что он ограничен по срокам и на выходе имеет определенный результат. Например, придумать слоган к рекламной акции компании или разработать витамины для детей. Заказчик выставляет свои требования: сроки, используемые технологии и сырье, участие определенных людей, а команда должна выполнить работу с учетом перечисленных условий.
Когда заданий становится много и контролировать их одному человеку уже трудно, создается проектный офис, определение которого подразумевает сопровождение проектов от получения задачи до ее полной реализации. Формирование такого отдела в организации позволяет своевременно выполнять задания, снижать риски допущения ошибок и увеличивать прибыль предприятия.
Структура проектного офиса включает специалистов следующих должностей:
● руководитель;
● методолог;
● администратор;
● координатор программ и портфеля;
● аналитик;
● тренер.
Управление проектным офисом находится в компетенции главного руководителя компании и управляющего отделом.
Виды проектных офисов
В зависимости от уровня ответственности и выполнения определенных функций, проектные офисы подразделяются на три вида.
1. Поддерживающий. Управление задачами не ведется, работа направлена на функциональное поддержание команды. Для этого создаются необходимые шаблоны, собирается статистика, проводится анализ. Такой метод не пользуется популярностью, так как часто оказывается нецелесообразным. Практически все компании могут обойтись без него.
2. Контролирующий. Имеет больший уровень ответственности, выполняет много нужных и важных задач. Основная работа заключается в проведении методологии, анализе, экспертизе, контроле. Благодаря этой организационной структуре удается вовремя выявить ошибки, исправить их и исключить повторное возникновение. Контролирующий офис участвует в принятии решений, влияет на процесс реализации задач и итоговый результат. Этот отдел считается важным в компании, хотя часто его работа остается недооцененной.
3. Управляющий. Отвечает за распределение ресурсов, разделение задач между участниками команды. Управляющий офис общается с заказчиками, отчитывается перед начальством. Несет полную ответственность за выполнение плана. В компании такую организационную структуру уважают и сотрудники, и высшее руководство. Управление доверяют опытному менеджеру.
Приведенная классификация считается базовой, но в учебниках по менеджменту встречается не часто. В основном она используется при непосредственном формировании офиса в компании.
Основные функции
Условно функции можно поделить на два вида ― основные и дополнительные. Чтобы разобраться в принципе их работы, необходимо понять и изучить задачи, которые выполняет проектный отдел.
1. Определить очередность выполнения проектов и добиться их запуска.
В крупных организациях создание проектного офиса необходимо для инициации задач и запуска их в работу. Недостаточно успешно выполнить проект, важно продумать стратегию, согласно которой сначала реализовываются наиболее важные цели, а менее значимые откладываются до появления возможности их выполнения.
Эта функция позволяет правильно распределять ресурсы предприятия, направлять финансы и рабочую силу сначала в те направления, решение которых наиболее значимо для организации или несет максимальную выгоду. Остальные проекты переходят в режим «ожидания» и активизируются только при условии, что при их реализации организация извлечет пользу для своего развития и бюджета. Такое решение принимается после тщательного анализа ситуации.
Определив очередность запуска проектов, команда проводит работу по их выполнению. Для этого составляются документы, проводятся презентации, совещания. Если есть необходимость, можно организовать опрос заказчика для получения дополнительных сведений.
2. Предоставить информацию руководству.
В задачи офиса управления проектами входит контроль за выполнением заданий, составление отчетности руководству о проделанной и предстоящей работе. Информацию предоставляют в устной и письменной формах, в зависимости от правил компании.
В обычной системе управления, когда за реализацию проектов отвечают штатные менеджеры, эта функция работает некорректно. Так как специалисты не всегда объективны, часто пытаются скрыть недостатки своих проектов или повысить их значимость. Также трудности могут возникать с проверкой отчетности менеджеров из-за разных способов оформления документов.
Формирование проектного офиса позволяет минимизировать перечисленные выше недостатки. Команда составляет документы о проделанной работе за определенный промежуток времени и передает их руководству или презентует на совещании. Специалисты отчитываются не только перед своим руководством, но и перед заказчиком.
В этом случае отчет содержит следующую информацию:
● результат выполненной работы за определенный период;
● произошедшие изменения;
● данные об использованном бюджете и предстоящих расходах;
● вопросы, которые требуют участия заказчика.
Форма отчетности в такой структуре единая, что упрощает работу менеджеров.
3. Закрыть проекты.
Отдел управления проектами контролирует выполнение поставленных целей. В процессе их достижения часто возникают проблемы, мешающие реализовать проект в запланированные сроки. Чтобы снизить влияние посторонних факторов, команда проводит следующую работу.
● Расписание выполнения дел составляется опытным специалистом. Он учитывает темп работы команды, сложность задач. Это позволяет укладываться в назначенные сроки и не перегружать специалистов работой.
● Контроль влияния внешних факторов на проекты. Часто задачи становятся невыполнимыми из-за посторонних причин. Использование современных методик и систем автоматизации позволяет снизить отрицательное влияние.
● Команда следит, чтобы по инициативе заказчика в процессе реализации проекта не вносились серьезные и постоянные изменения. Задания должны быть четкими, с возможностью небольших корректировок.
● Офис управления проектами берет на себя ответственность за решение конфликтных ситуаций, возникших на фоне решения проблемы.
Это основные функции проектного офиса, направленные на достижение целей компании. По сути они формируют базу для успешной реализации проектов.
Дополнительные функции
Дополнительные функции офиса управления проектами включают:
● обеспечение работы проектного комитета, если он предусмотрен в компании;
● распределение руководителей и администраторов по проектам;
● определение и поддержка системы планирования задач;
● стимулирование участников команды к выполнению поставленных целей;
● аудит проектов.
Вспомогательные функции связаны с контролем проектной деятельности, повышением качества реализации задач. В крупных организациях этот отдел отвечает за обучение и карьерный рост персонала, стимулирующие мероприятия. Важно, чтобы команда была готова к продолжительной, умственной работе с заданиями заказчиков.
Эффективность внедрения проектного офиса
В крупной компании проектный офис внедряется для повышения эффективности работы. Функционирование этого отдела дает много преимуществ:
● правильное определение приоритетов и отклонение предложений, не имеющих перспектив для бизнеса;
● прозрачное распределение обязанностей и тщательный контроль выполняемых заданий;
● концентрация физических сил и материальных ресурсов на важных направлениях, которые обещают быть успешными и прибыльными;
● уменьшение затрат и сроков производства;
● увеличение количества успешно завершенных проектов;
● повышение доверия партнеров и клиентов;
● стандартизация производственных процессов;
● отслеживание работы специалистов, отвечающих за реализацию плана;
● улучшение коммуникации между сотрудниками, занятых одним делом;
● повышение интереса персонала к работе;
● упрощенное ведение отчетности и полный доступ к нужной документации;
● повышение уровня знаний и профессионализма сотрудников.
Правильная организация проектного офиса позволяет добиться продуктивных изменений в работе компании. Однако надо понимать, что результат работы этого отдела виден только в долгосрочной перспективе, через 6-18 месяцев.
Проектный офис ― важный отдел каждого крупного предприятия. Он отвечает за эффективную реализацию заданий заказчиков, достижение общих целей. Благодаря команде специалистов повышаются эффективность работы и прибыль организации. Главное ― не давать им чрезмерно много посторонних функций, а предоставлять возможность качественно выполнять возложенные обязанности.
Автор публикации
5
