В продуктивной деятельности организации ключевую роль играет функция контроля в менеджменте. С ее помощью топ-менеджеры могут быстрее и эффективнее достигать целей. Система управления, развитая не до конца, приводит к падению качества продукции, снижению спроса, что негативно влияет на доходность бизнеса.
Что понимают под контролем в менеджменте
Планирование, организация, мотивация и регулирование ― это основные функции менеджмента, из которых контроль считается завершающим этапом управления. На этой стадии сопоставляют плановые и реальные показатели.
Контроль ― это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на оценку деятельности предприятия. Необходимо проверять достижения поставленной цели как отдельных структурных подразделений, сотрудников, так и компании в целом.
Неопределенность и нестабильность внешней среды оказывают отрицательное воздействие на результаты работы фирмы. Сущность контроля как функции менеджмента состоит в том, чтобы выявлять риски и устранять их на первых этапах возникновения.
Сотрудники негативно относятся к пристальному надзору. Такой подход снижает качество труда, так как теряется мотивация, снижается уровень ответственности, пропадает инициативность. Грамотное регулирование без жесткого микроменеджмента, наоборот, позволяет работникам быстрее достигать поставленных целей.
Функции контроля выполняют менеджеры каждого структурного подразделения. Они отчитываются о проделанной работе перед вышестоящим начальством. Делегирование полномочий не допускается.
Основные цели
Надзор над деятельностью предприятия важен на каждом этапе производства продукции. Заблаговременное и качественное управление помогает предотвратить наступление кризиса, подавить причины его возникновения.
Функция контроля обеспечивает достижение таких целей:
● адаптация фирмы к изменениям окружающей среды;
● своевременное обнаружение отклонений;
● принятие мер по устранению недостатков;
● обеспечение плодотворного функционирования фирмы;
● рациональное использование ресурсов, в том числе финансовых и трудовых.
Как функция менеджмента, контроль предполагает выявление неопределенностей, которые негативно сказываются на общей деятельности компании. Если работник недопонимает поставленные перед ним задачи, то их достижение оказывается под угрозой. В таком случае главная задача топ-менеджера ― это разъяснение возложенных на сотрудника обязанностей, наставничество и помощь в выполнении работ.
Задачи и функции
Управленец обязан обеспечить бесперебойную обратную связь, чтобы сотрудники могли беспрепятственно контактировать между собой и с высшим руководством. Ведь функция контроля в рамках цикла менеджмента выполняет задачи, связанные с повышением продуктивности труда и качества результатов деятельности фирмы, чего достичь без должного уровня коммуникаций невозможно.
При помощи надзора выполняют следующие задачи:
● обеспечение работы компании согласно ранее разработанной стратегии;
● поддержка финансово-экономической, хозяйственной, производственной деятельностей предприятия;
● налаживание качественного документооборота;
● утверждение системы по безошибочной регистрации операций;
● соблюдение сотрудниками фирмы и ее руководством должностных инструкций.
Контроль выполняет оперативную, коммуникативную, информативную и защитную функции.
Оперативное регулирование помогает своевременно выявить недостатки и воздействовать на них. От того, насколько эффективно работники предприятия взаимодействуют между собой, зависит продуктивность достижения целей. Качественное управление не может существовать в отрыве от контроля. Сам надзор осуществляют таким образом, чтобы он не создавал общественного дискомфорта. Этим объясняется коммуникативная функция.
В процессе руководства менеджер получает информацию, на основании которой в дальнейшем принимает управленческие решения. Все регистры, отчеты, активы предприятия подлежат защите. Так менеджмент как наука описывает информативную и защитную функции надзора.
К функциям контроля менеджмента относится также превентивная, направленная на устранение обнаруженных слабостей в системе управления, на усиление надзорных операций, уязвимость которых становится причиной невыполнения работ.
Принципы регулирования в менеджменте
Контроль в менеджменте является функцией, которая завершает систему управления. Она должна быть всеобъемлющей, непрерывной, иметь регулярный характер и ориентироваться на конечный результат деятельности компании.
Контроль базируется на следующих принципах:
● гибкость ― надзор не мешает выполнению задач;
● адаптивность ― умение приспосабливаться к изменениям окружающей среды;
● доходчивость ― все мероприятия, проводимые в рамках управления, понимает каждый сотрудник компании;
● своевременность ― регулярное проведение контрольных операций во избежание допущения ошибок;
● экономичность ― затраты на осуществление контроля небольшие;
● действенность ― надзор помогает достигать поставленные цели.
Регулирование усиливают в случае возникновения побудительных мотивов: изменчивость окружающей среды, риск кризиса, снижение конкурентоспособности. Независимо от уровня надзора он отталкивается от основных принципов и направлен непосредственно на поддержание успеха фирмы.
Инструменты для эффективного функционирования контроля
Контроль как общая функция менеджмента выполняется при помощи набора инструментов. Наблюдение помогает отслеживать ситуацию. Если работник поступает неверно, менеджер должен указать на ошибку и помочь ее исправить, чтобы минимизировать риск появления подобных ситуаций в будущем.
1. Проверка ― это средство, применяемое уже после того, как сотрудник выполнил задачу. С ее помощью понимают достигнут или нет конечный результат.
2. Учет ― инструмент надзора, осуществляемый посредством составления и изучения отчетности. На основании подготовленной информации руководитель принимает управленческие решения.
3. Анализ ― развернутое средство надзора, схожее с учетом, но отличается тем, что осуществляется после завершения цикла. Результаты деятельности оценивают после проведения исследований: производственных, финансовых, инвестиционных, социально-экономических, экономико-статистических. Для этого часто используют методы SWOT, PEST, SPACE или матричную модель.
Основные виды
Контроль как основная функция менеджмента может быть предварительным, текущим, заключительным. Менеджер применяет конкретный тип регулирования в зависимости от этапа управления.
Перед запуском производства или отдельного цикла проводят предварительную ревизию. Сам процесс работы подлежит текущему надзору, а заключительный вид используют после достижения результатов деятельности.
1. Предварительный.
Комплекс мероприятий, направленных на подготовку к активной работе. Его проводят для того, чтобы понять, насколько компания готова к запуску цикла. В рамках предварительного надзора реализуют правила, линии поведения, процедуры. Под управление попадают сотрудники, финансы и материальные ресурсы.
Ревизию человеческого фактора осуществляют при помощи проверки квалификационного уровня кадров. Это помогает понять, смогут ли работники качественно выполнить поставленные перед ними задачи.
В области финансов предварительный надзор реализуют путем анализа бюджетов, прогнозов. При выявлении ошибок финансовый план отправляют на доработку.
Из материальных ресурсов низкого качества хороший продукт не получится, именно поэтому менеджер обязан проверить сырье и определить, можно ли использовать его в производственном процессе.
2. Текущий.
Текущий контроль как основная функция менеджмента не предполагает оценку результатов деятельности предприятия. Его проводят непосредственно в процессе работы. По сути, начальник следит за тем, как работники выполняют обязанности, а в случае необходимости корректирует их действия.
Текущий надзор реализуют при помощи обратной связи, поэтому важно организовать должный уровень коммуникаций. Он имеет два подвида: стратегическое и оперативное управления. Первый тип регулирования осуществляют посредством оценки промежуточных результатов деятельности, их сверки с планом, а второй направлен непосредственно на наблюдение за процессом работы.
3. Заключительный.
Заключительный контроль как функция менеджмента, кратко говоря, представляет собой анализ достигнутых показателей. Его нельзя рассматривать в качестве инструмента недопущения ошибок. При таком подходе менеджер знакомится с результатами деятельности только после выполнения работы. Внести коррективы в случае обнаружения ошибок уже невозможно.
Заключительный контроль больше необходим для составления планов на будущее. Он помогает понять, какая погрешность привела к искажению результатов, что позволяет учесть ее при разработке нового прогноза.
Этапы контроля в менеджменте
Менеджеру важно знать все пункты, которые функция контроля включает в себя. В менеджменте выделяют 4 основные этапа: определение параметров, создание модели, сбор информации, внесение коррективов.
Контроль начинают с составления плана. В нем отражают показатели, к которым компания обязана стремиться на всех этапах своей деятельности.
Второй этап заключается в создании организационной структуры. Предприятие разрабатывает конкретные правила, на которые менеджер опирается при осуществлении надзора. В них прописывают, откуда берут средства на выполнение задач, когда сравнивать результат работы с планом, где проводить контрольные действия.
Заключительная ступень регулирования ― это сбор информации о проделанной работе и сравнение результатов с нормативами. Если анализ показывает, что конечный показатель не соответствует запланированному, менеджер вносит коррективы в деятельность отдельного структурного подразделения или предприятия в целом.
Как организовать эффективный контроль
Контрольная функция менеджмента помогает добиться желаемого результата только в том случае, если надзор внедрен грамотно и проводится эффективно. Для обеспечения продуктивности важно разработать стандарты, которые отвечают принципам объективности и достижимости.
Нельзя допускать, чтобы управленец прибегал к регулированию только в случае острой необходимости. Контроль ― это непрерывный процесс, который повторяется с каждым новым циклом. Рекомендуется избегать тотального и скрытого надзора. Такой подход вызывает негативные общественные настроения, что приводит к небрежному выполнению работы.
Автор публикации
4
