Организационная структура — это условная таблица-график, в которой описаны иерархия, роли и ключевые взаимодействия сотрудников в компании. Документ показывает кто, как и кому может делегировать определенные виды деятельности. Чем больше полномочий у работника, тем более высокую позицию он будет занимать в организационной структуре предприятия. Чем упорядоченнее, проще и прозрачнее схема, тем эффективнее работает организация.
Преимущества оргструктур
Руководители небольших фирм, компаний с несколькими отделами ошибочно считают, что организационные схемы нужны только крупным предприятиям. Однако такой документ нужен не только для бюрократических процессов. Организация работы, согласно установленной структурной схеме предприятия, имеет ряд преимуществ.
1. Более быстрое принятие решений.
Когда каждый член команды четко понимает кому он подчиняется и отчитывается, кому может делегировать свои обязанности, то любые процессы согласования и принятия решений значительно ускоряются. Известно, что работники, четко знающие структуру отделов, общаются более эффективно. Наличие блок-схемы также положительно влияет на общую коммуникацию и психологический климат внутри компании.
Владелец бизнеса, топ-менеджер может изучать схему функциональной структуры организации для того, чтобы понимать через сколько этапов проходит информация «с головы» до самого нижнего грейда, на каких этапах происходят возможные искажения, задержки. Аналогичным образом есть возможность проанализировать путь прохождения обратной связи. Особенно важно «протестировать» оргструктуру до того, как компания начнет расширяться.
2. Улучшение операционной эффективности.
Правильно составленная оргструктура делит предприятие на отделы или функциональные блоки. Тогда любая входящая задача или даже крупный проект автоматически разбивается на подзадачи, и каждый работник уже знает свои обязанности. Не нужно проводить дополнительные совещания по распределению функций и выстраиванию новых взаимосвязей. Когда каждый сотрудник четко знает, над чем он должен работать, а это значительно повышает эффективность труда и скорость выполнения задач.
3. Повышение производительности.
Любая структурная схема организации позволяет быстро понять кому можно делегировать определенные задачи и обязанности, а от кого ожидать контроля своей работы. Обычно, если в больших компаниях наблюдаются постоянные срывы сроков, то для улучшения производительности в первую очередь рекомендуется проанализировать существующую структуру учреждения, а затем сравнить её с реальным положением дел.
4. Исключение дублирования функций.
В компаниях с «раздутым» штатом некоторые сотрудники имеют абсолютно идентичные навыки и выполняют одни и те же задачи. Качественно разработанная функциональная оргструктура исключает дублирование, а также экономит фонд оплаты труда.
5. Снижение количества конфликтов.
В компаниях, где структура подчиненности ― не просто формальный, а реально используемый документ, фиксируется меньше конфликтов, связанных с тем «кто за что отвечает и кому подчиняется». Конечно, повышается риск «итальянских забастовок», когда работники низшего звена отказываются сотрудничать с коллегами из параллельных департаментов без дополнительного разрешения непосредственного начальства. Но грамотное кадровое управление в сочетании с открытой функциональной структурой позволит избежать подобных конфликтов.
Необходимо понимать, что одного этого недостаточно для того, чтобы гарантировать здоровые взаимоотношения внутри коллектива. Но там, где иерархия не зафиксирована на бумаге, чаще возникает путаница при распределении обязанностей, а в любой форс-мажорной ситуации многие будут избегать ответственности или банально не знать, к кому обращаться по определенным вопросам.
Если в фирме работает всего несколько человек и один директор, никаких проблем нет. Но в крупной корпорации с десятками департаментов сотрудники должны иметь доступ к файлу со схемой организационной структуры предприятия, чтобы в любой момент понять, к кому обращаться в той или иной ситуации.
Виды организационных структур управления предприятием
Существует четыре основных типа организационных структур. Хороший топ-менеджер должен понимать, как работает каждая из них, каковы преимущества и недостатки. В дальнейшем можно будет разрабатывать собственные, уникальные типы оргструктур.
1. Функциональная структура управления.
Она включает одного топ-менеджера и подчиненных, сгруппированных по определенным ролям и обязанностям, а не по конкретным должностям. Схема функциональной структуры управления часто называется бюрократической и обычно встречается в среднем бизнесе. В качестве примера можно привести компании, которые поделены на различные отделы: финансовый, маркетинговый, производственный. У каждого из этих департаментов есть руководитель, который подчиняется топ-менеджеру напрямую.
Преимущества функциональной структуры предприятия:
- сотрудники сгруппированы по навыкам, а значит легко могут подменять друг друга внутри департамента;
- высокие показатели командной работы.
К недостаткам этого типа относят отсутствие связи между отделами, нездоровую конкуренцию, проблемы с координацией.
2. Дивизиональная структура управления предприятием.
При этом виде структуры организации различные команды работают бок о бок для достижения единой общей цели. В каждом из этих подразделений есть свой исполнительный директор, который курирует работу, контролирует бюджеты и распределяет ресурсы.
В качестве примера дивизиональной структуры завода можно рассмотреть автомобильную компанию, которая разделяет всех работников по департаментам, выпускающим определенные товарные группы: внедорожники, электромобили, ДВС. У каждого отдела есть своя бухгалтерия, отдельный производственный и маркетинговый отдел, но все они подчиняются главному бухгалтеру, главному инженеру, главному экономисту и действуют в рамках единой корпоративной политики. А на верхушке многоуровневой структуры находится топ-менеджер.
К преимуществам дивизионального типа оргструктуры предприятия относят: возможность развивать «узконаправленных специалистов», обеспечение централизованного руководства.
У дивизионального вида оргструктуры есть и недостатки.
Например, отсутствие регулярного взаимодействия с другими подразделениями, нездоровая конкуренция. Также у подобных компаний часто регистрируют увеличенное количество складских запасов. Ведь каждый департамент сам планирует свои закупки. Если для производства разных типов авто требуется один и тот же швеллер, то каждый отдел формирует заказ исходя из своих потребностей. Но при неравномерной загрузке у одних могут возникать излишки, а у других — недостачи. Выходом из ситуации может быть сквозное планирование и активная практика обмена материальными ценностями.
3. Линейная структура предприятия.
Уровней управления практически нет. Компания, использующая линейную оргструктуру, может иметь только одного топ-менеджера и нескольких исполнителей. Схема часто называется плоской, классической. Линейный тип организационной структуры используется небольшими фирмами, у которых руководитель и собственник ― одно лицо. По мере развития бизнеса линейную оргструктуру трансформируют в функциональную.
Преимущества этой схемы управления организацией:
- экономическая эффективность;
- «открытость» ― у каждого сотрудника есть возможность обращаться с вопросами и предложениями напрямую к руководителю фирмы;
- высокая вовлеченность работников;
- максимальная скорость принятия решений и реагирования на возникшие проблемы.
К недостаткам линейной структуры фирмы относят «кумовство», закулисные игры, интриги. Сплетни могут играют ключевую роль для продвижения по службе.
4. Матричная организационная структура управления.
При этом виде оргструктуры сотрудники делятся на команды, которые подчиняются двум менеджерам: функциональному и руководителю проекта или продукта. По сути, матричная схема представляет собой совокупность различных типов и видов организационных структур. Поскольку каждой команде соответствует сразу два руководителя, любой работник может участвовать в большем количестве проектов, расширить свой набор навыков и наладить связи с коллегами из других департаментов.
К преимуществам матричного вида организационной структуры относят здоровую конкурентную среду, гибкость и осведомленность всех работников обо всех процессах, которые происходят в компании.
Потенциальные минусы матричной оргструктуры производственной организации:
- путаница в том, кто, кому и на каком этапе подчиняется;
- конфликты между двумя руководителями;
- возможное увеличение стоимости процесса менеджмента;
- нечеткое распределение ролей;
- неравномерная загруженность сотрудников.
В каждой структуре управления организациями есть свои сильные и слабые стороны. Окончательный выбор зависит от размера конкретной компании, ее целей и задач.
Как создать схему структуры управления предприятием
Выстраивать схему структуры компании можно как сверху вниз ― от топ-менеджера к подчиненным, так и наоборот ― собирая работников нижнего звена в группы и «надстраивая» руководящие грейды.
Сбор информации — самый важный этап создания организационной структуры компании. Без достоверных сведений документ будет нерабочим. Собрать данные можно, опросив всех сотрудников и нарисовав основные бизнес-процессы. Необходимо обратиться в отдел кадров и запросить актуальную информацию обо всех работниках, включая их должностные инструкции. Также можно взять за основу существующую систему грейдов.
Первичную схему структуры можно рисовать карандашом на ватмане: так удобно будет стирать неправильно прорисованные связи. Однако для повседневного совместного использования больше пригодится электронный файл. Создать схему можно в бесплатной программе MS Project или с помощью любого другого софта, предназначенного для отрисовки бизнес-процессов.
Активное использование организационной структуры управления однозначно принесет пользу компании. Простой документ дает наглядное представление о различных подразделениях, должностных обязанностях и функциях сотрудников. Если каждый работник будет понимать, как взаимодействовать с коллегами, кому отчитываться, кому делегировать свои обязанности, общая производительность значительно вырастет.
Автор публикации
1.8
