Бизнес-модель ― это концептуальная структура, которая подтверждает жизнеспособность бизнеса и объясняет каждый процесс внутри компании. Бизнес-моделирование важно не только для новых, но и для уже существующих предприятий.
Чаще всего схема помогает развивающимся компаниям привлекать инвестиции, мотивировать персонал и объяснять высшему руководству возможность достижения целей.
Организации, которые уже много лет на рынке, также должны регулярно обновлять свою бизнес-модель, иначе руководители не смогут предвидеть проблемы в будущем.
Определение
Перед тем, как изучать основы бизнес-моделирования, необходимо разобраться с определением термина. Это достаточно сложно, ведь в каждом источнике разные описания. Однако можно сформулировать некое единое видение.
Business Process Management (BPM) ― это:
- механизм описания текущего или предполагаемого будущего бизнес-процесса;
- средство структуризации информации об участниках процесса и логики каждого их шага;
- метод повышения организационной эффективности и качества работы;
- метод повышение эффективности бизнеса за счет оптимизации процессов, маршрутов выполнения заказов;
- набор действий по представлению бизнес-процессов в формальной форме, позволяющей проводить анализ и дальнейшее совершенствование.
Моделирование растущего бизнеса представляет собой комбинацию различных шагов, включая картирование процессов, их моделирование, анализ и улучшение.
Принципы BPM
Бизнес-модель обычно представляет собой диаграмму, набор блок-схем, в которых указаны ключевые вехи деятельности, а также последовательность действий, точки пересечения работников разных отделов.
С ее помощью можно проследить каждый шаг производства товара, предоставления услуги от начала до конца.
Моделирование бизнес-процессов должно быть кросс-функциональным, чтобы описывать работу более чем одного отдела в организации. Однако если есть ресурсы, можно охарактеризовать в определенной нотации работу каждого сотрудника и департамента (но стоит просчитать насколько это целесообразно).
Основы моделирования процессов деятельности компании.
1. Люди (команды, отделы) должны быть представлены в блок-схеме с точки зрения того, что они делают.
2. В качестве «входящих» элементов можно использовать внешние организации (поставщиков, заказчиков).
3. Порядок взаимодействия между внутренними элементами можно отображать разными типами линий. Но так как в крупных организациях одновременно происходят тысячи бизнес-процессов, для того, чтобы избежать нагромождения, рекомендуется разбить модель на несколько взаимосвязанных.
Процесс моделирования в определенной степени также определяется различными компьютеризированными инструментами или программным обеспечением.
Любой софт эволюционирует с течением времени, поэтому рекомендуется хотя бы в теории обновлять свои знания.
В каждой конкретной компании могут быть приняты свои собственные методы бизнес-моделирования. Однако для общего понимания стоит изучить несколько ключевых нотаций, чтобы применять на практике максимально подходящую.
Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN)
BPMN ― это графическое представление любого бизнес-процесса с использованием стандартных графических объектов. Для процесса моделирования применяется набор графических объектов и правил.
BPMN состоит из следующих основных блоков:
- объекты: события (круги), действия (прямоугольники с закругленными углами) и шлюзы (ромбы);
- соединительные элементы: разные типы линий и стрелок. Закрашенные элементы указывают на направление потоков, последовательность. Пунктирные линии отображают поток сообщений, ассоциации;
- артефакты: объекты данных, группы и текстовые аннотации.
BPMN ― это стандарт с четко определенным синтаксисом. Многие бизнес-аналитики со всего мира знакомы с ним, что значительно упрощает совместную работу.
Также большинство инструментов моделирования имеют преднастроенные наборы элементов BPMN. Начать строить свою первую блок-схему можно прямо в MS Word или даже Paint.
UML-диаграммы
Это язык моделирования, который в основном используется для спецификации, визуализации, разработки и документирования систем, в которых взаимодействует пользователь (клиент) и второе лицо со стороны разработчика (предоставителя услуги). Но профессионалы используют UML для моделирования любых бизнес-процессов.
Одно из основных преимуществ языка ― его гибкость. Предлагается использовать 14 различных типов диаграмм. Однако сложность в том, что один и тот же процесс можно смоделировать, используя разные диаграммы UML.
Без предварительного обсуждения желаемого результата, есть риск получить на бумаге процессы, описанные не под тем углом, который интересует.
Например, с помощью UML можно описать процесс выдачи заказа со склада клиенту с точки зрения операционной деятельности. Как и куда придет клиент, варианты его шагов, а также сценарий действий кладовщика, менеджера по отгрузке.
Тот же процесс, используя UML, можно описать c точки зрения «пакетов» и взаимодействия софта. То есть описывается не то, что делает клиент, кладовщик, менеджер, а непосредственная связь приложения, установленного на смартфоне заказчика с базой 1С у кладовщика и менеджера по отгрузке.
Техника блок-схем
Блок-схемы, пожалуй, самый популярный и используемый тип языка бизнес-моделирования в мире.
Фактически BPMN можно рассматривать как расширенную версию базовой техники блок-схем. Но без стандартизации, немногие специалисты смогут превратить «кружочки, стрелочки и квадратики» в действительно понятную и читаемую бизнес-модель.
Главное правило ― обязательно сопровождать схему тестом.
Диаграммы потоков данных (ДПД)
Эти диаграммы подходят для описания маршрутов потоков данных. ДПД описывают процессы через призму обмена информацией.
Диаграммы показывают, какой набор данных генерирует каждый процесс, и как эти данные связаны с сотрудниками и внешним миром.
Ролевые диаграммы
Роли ― это абстрактные обозначения конкретных должностей, описывающие желаемое поведение сотрудников в рамках каждого процесса.
Ролевые диаграммы часто строят при разработке офисного программного обеспечения или при формировании скриптов взаимоотношений с клиентами и поставщиками.
Этот тип моделей также используют специалисты по коммуникациям, маркетологи.
Ролевые диаграммы интуитивно понятны, представляют собой строку с названием роли и перечнем действий в горизонтальном поле. Обычно действия отображают вертикально на левой оси, а роли ― горизонтально.
Хотя ролевые диаграммы немного сложнее, чем блок-схемы, они интуитивно понятны и легко читаются. Но без должного опыта новички обычно строят беспорядочные схемы со множеством стрелок, которые просто невозможно интерпретировать.
Входы и выходы данных по умолчанию не моделируются, поэтому важная информация теряется.
Диаграммы Ганта
Эта модель позволяет связать конкретные действия со шкалой времени.
Хотя диаграмму Ганта можно использовать для графического представления бизнес-процессов в целом, главное ее преимущество заключается в возможности отслеживать текущую ситуацию, строить графики проекта и контролировать распределение ресурсов.
Однако нужно быть готовыми к тому, что часть функций моделирования просто отсутствует. Поэтому диаграммы Ганта не слишком популярны в сферах, не связанных с фактическим управлением проектами.
Тем не менее, таблица часто используется руководителями высшего звена, поэтому стоит хотя бы в теории понимать ее суть. Диаграмма Ганта ― это матрица, где по вертикальной оси перечислены все задачи или действия, которые должны быть выполнены в процессе реализации проекта.
Каждая строка содержит идентификатор одного действия, который обычно состоит из номера и названия.
Горизонтальную ось составляют столбцы, указывающие на предполагаемую продолжительность действия, имя лица, ответственного за выполнение, а также фоновый график, указывающий на продолжительность проекта.
Каждый период может быть выражен в часах, днях, неделях, месяцах и других единицах времени.
Раскрашенные сети Петри
Это графический язык моделирования и проверки бизнес-систем. Особенно хорошо подходит для систем, состоящих из нескольких взаимодействующих и синхронных процессов.
Каждое взаимодействие различается по цветам. Модель состоит из модулей, которые содержат набор мест, переходов и дуг взаимосвязей.
Графическое выделение разными оттенками позволяет легко увидеть базовую структуру сложной системы, понять, как и на каком уровне отдельные процессы взаимодействуют друг с другом.
Раскрашенные сети Петри имеют формальное математическое описание с четко определенным синтаксисом и семантикой. Этот язык чаще используется специалистами, которым важно видеть варианты различных поведенческих свойств в одном месте.
Объектно-ориентированные методы моделирования
При моделировании используют 3 концепции.
Объекты, представляющие объекты реального мира. У каждого объекта есть состояние, то есть одно из возможных условий, в которых может существовать объект, представленное значениями свойств (атрибутов).
Изменения состояния отражаются поведением. Под поведением понимают, как объект действует и реагирует.
Разработчик должен использовать определенный набор операций, которые объект может выполнять. Набор подобных критериев называется классом.
Например, атрибуты класса животных ― наличие четырех ног и хвоста, набор поведений ― спать и есть. Возможные экземпляры или объекты класса животных ― кошка, слон и лошадь.
Объектно-ориентированными методами моделирования чаще всего пользуются программисты.
Только с помощью специального софта можно автоматически формировать запросы к объектам-получателям для провоцирования заданного паттерна поведения.
UML-диаграммы считаются упрощенным языком объектно-ориентированного моделирования.
Советы тем, кто только начинает заниматься бизнес-моделированием
Специалисты, которые занимаются только моделированием бизнес-процессов, называются бизнес-инженерами. Такие сотрудники востребованы крупными транснациональными корпорациями.
Так как построение бизнес-моделей ― это один из методов отслеживания работы компании, то неправильно спроектированная схема приведет к ошибочно принятым решениям.
Цена ошибки очень высока, поэтому новичкам следует тщательно изучить базовые принципы бизнес-моделирования, а также следовать советам опытных инженеров.
1. Детализировать каждый шаг отдельного процесса.
Распространенная ошибка, которую склонны совершать даже самые опытные специалисты: считать, что поверхностного описания процесса будет достаточно для понимания.
Утверждение отчасти может быть правдой, поэтому стоит заранее уточнить цель и сферы применения готового документа.
Например, для оптимизатора процессов можно описать покупку так: пользователь приносит выбранный товар на кассу, кассир пробивает товар, принимает оплату, выдает чек, охранник, после проверки чека, выпускает покупателя из магазина. (Каждый элемент процесса можно сопроводить комментарием в виде затрат времени).
На основании этого профильный специалист может принять решение о выгоде поставить автоматическую кассу или автоматический сканер чеков и дополнительную камеру на выходе.
Программисту, который будет готовить софт, важнее увидеть бизнес-модель, затрагивающую аспекты используемого программного обеспечения.
Например: после того, как кассир пробил товар, из базы остатков списывается 1 единица, после того как кассир выбрал метод оплаты «картой», кассовый аппарат подключается к клиент-банку.
Игнорирование важных деталей в модели процесса может ввести конечного получателя документа в заблуждение относительно того, как происходил тот или иной шаг.
Человек, который рисует модель, должен быть полностью осведомлен обо всех его аспектах. На практике инженеры проводят не один день рядом со всеми участниками процесса перед тем, как сесть за компьютер и начать процесс моделирования.
2. Минимизировать готовую схему.
Не стоит думать, что второй совет противоречит первому. Всегда можно сделать готовую модель бизнес-процесса проще, не исключая важные детали.
Речь идет об оптимизации заголовков, использовании вложенных подписей. Если схему получится распечатать на одном листе А3, это будет близко к идеальному результату.
Также можно нарисовать простую схему с отдельной моделью для каждого подпроцесса. Не стоит перегружать одну таблицу десятками стрелок разных цветов.
Хоть в современных офисах используют проекторы и специальные большие мониторы для того, чтобы изучить готовую модель, распечатка результатов всё еще не редкость.
Для бизнес-моделирования часто используют стандартные офисные программы, но тем, кто занимается этой сферой профессионально, рекомендуется скачать специальное программное обеспечение, поддерживающее BPMN 2.0, ― последний стандарт моделирования бизнес-процессов.
Автор публикации
4.3
