Риски проекта

Риски проекта — это любое непредвиденное событие, которое может произойти или не произойти во время реализации намеченной цели компании. Риск не обязательно должен быть отрицательным, просто его результат неопределен. Потому проектные риски могут оказывать как негативное, так и положительное влияние.

Бизнес-риски ― неопределенные внутренние или внешние факторы, которые угрожают финансовому здоровью организации.

Примерами внешних бизнес-рисков могут быть стихийные бедствия или кибератаки, а внутренних — угрозы, исходящие изнутри компании: риски невыполнения проекта, наличие слишком большого долга или трудовые споры.

Определение рисков проекта помогает отслеживать эффективность процесса от начала до завершения, чтобы устранить или свести к минимуму потери или неудачи в бизнесе. Причины рисков варьируются в зависимости от типа, сложности и продолжительности проекта. Анализ ситуации нужен для выявления потенциальных угроз, оценки последствий и планирования мер по их смягчению.

Важность анализа рисков проекта

Анализ помогает руководителям выявить слабые и сильные стороны, найти возможности во время или после завершения процесса. Для эффективного расчета опасностей необходимо изучить потенциальные проблемы или угрозы «высокого риска», которые могут негативно повлиять на выполнение запланированных задач. Важно перечислить все непредвиденные события, ресурсы и технологии в рамках текущего проекта, чтобы ограничить потери или свести к 0. Всеобъемлющая стратегия смягчения последствий включает в себя тщательный план обеспечения готовности.

Цель анализа проста ― минимизировать величину внешних и внутренних рисков.

Идея состоит в том, чтобы разработать проактивный, а не реактивный подход к управлению проектами. Такой метод поможет убедить заинтересованные стороны в том, что цели проекта будут достигнуты, несмотря на трудности.

Анализируя риски, руководство предоставляет платформу для устранения лазеек и использования возможностей, связанных с этими рисками. Такие задачи требуют огромных усилий квалифицированного руководителя и высококлассного технического персонала.

Подводные камни и опасности в управлении проектами

Любой бизнес сопряжен с риском. Хороший предприниматель понимает, что продвижение вперед влечет за собой определенные опасности. И важно на этом этапе не избегать угроз, а знать, как правильно идти на риск.

Главная задача проектного менеджера ― тщательно разрабатывать бизнес-планы, строить стратегии. Пошагово определять действия, которые в значительной степени зависят от точного балансирования имеющихся ресурсов и планирования оценки рисков вокруг них. Работая таким образом, вы гарантируете некую защиту вашему бизнесу по мере его роста.

Во время управления угрозами специалисты стремятся выявить события, которые могут негативно повлиять на общую эффективность процесса. В числе их методов:

• оценка программных рисков;
• оценка инвестиционного риска;
• оперативная оценка;
• альтернативный анализ;
• неопределенность затрат.

Благодаря управлению рисками управленец формирует своего рода защиту ― страховку на случай непредвиденных ситуаций и может предотвратить потерю важного ресурса: времени, финансов, качества продукта.

5 распространенных типов рисков проекта

1. Технологический риск.

Технический аспект проекта создает критическую угрозу информационной безопасности данных, соблюдению требований. Угрозы, связанные с технологиями, более сложные, поскольку внедрение новых ИТ-программ часто требует обучения нового персонала и приобретения программного обеспечения. Существуют и другие технологические опасности, такие как перебои в обслуживании, которые могут привести к задержке реализации целей.

2. Коммуникационный риск.

Эффективная и своевременная коммуникация ― это важная трудовая этика, которую необходимо строго соблюдать в процессе выполнения проекта. Организация встреч с заинтересованными сторонами, такими как доноры проектов, помогает отслеживать любые изменения, назначать задачи и создавать сплоченную командную среду. Имея в распоряжении все каналы связи и гаджеты, иногда члены команды пренебрегают важнейшими компонентами эффективной коммуникации, что приводит к потере данных, дезинформации и в конечном итоге к срыву проекта.

3. Риск внесения незапланированных изменений.

Неконтролируемое и несанкционированное изменение предполагаемого объема проекта может привести к дополнительным затратам на новые функции или продукты. Иногда это создает необратимую проблему, поскольку некоторые из добавленных функций важны для проекта и желательны для достижения успеха.

4. Риск затрат.

Нехватка или неправильное управление выделенными средствами, вызванные завышенным бюджетом или другими ограничениями, представляют угрозу для завершения процесса. Когда стоимость проекта превышает бюджетные средства, риск может переместиться на другие операции и сегменты рабочей силы. Сокращение средств также может способствовать возникновению риска масштаба.

5. Операционный риск.

Проект может внезапно приостановить работу или досрочно ее завершить, если наблюдается неудовлетворительное выполнение важнейших операций и основных процессов, таких как производство или закупки. Риски могут привести к прямым или косвенным убыткам из-за неудачных качественных и количественных стратегий. В зависимости от типа проекта операционные угрозы составляют:

• риск ИТ-системы;
• риск прямого внедрения для персонала и процессов;
• риск косвенного внедрения, связанный с персоналом и процессами;
• риск финансовых возможностей.

Каждый риск опасен и может нанести непоправимый ущерб компании. Поэтому главная цель работы с угрозами ― определить лучшую для каждой ситуации стратегию или использовать комбинацию нескольких, а для этого необходимо проводить тщательный анализ возможных проблем.

Некоторые примеры внутреннего риска.

1. Отсутствие поддержки.

Когда-то распространенной угрозой было отсутствие поддержки со стороны ключевого спонсора. Можно проследить линейную зависимость: интерес к проекту угасает ― спонсоры перестают посещать собрания ― не принимают ключевых решений ― не проявляют особого интереса к успеху проекта.

Если вы начинаете замечать такой тип поведения, лучше сразу поделиться своим беспокойством. Спонсор не всегда осознает свое потенциальное влияние на проект, поэтому будьте готовы объяснить важность его поддержки.

2. Нехватка ресурсов.

Это может быть связано с уровнем укомплектованности штата или с тем, что в связи с более высоким приоритетом бизнеса в другом направлении, ценные кадры перекидывают на эти проекты. Составляя бизнес-план, обратите внимание на приливы и отливы численности персонала от начала до конца года. Если есть периоды, когда может возникнуть дефицит доступных сотрудников, учтите это при составлении плана.

3. Плохо понятые требования.

Чтобы добиться успеха, руководитель проекта и команда должны понимать детали желаемого продукта и критерии достижения целей. Если возникает путаница или общее отсутствие ясности в требованиях, это может привести к проблемам с качеством и провалу проекта.

Внешние риски могут возникать из-за множества факторов, часто вызванных влияниями, находящимися вне нашего непосредственного контроля. Однако учитывать их при планировании угроз крайне важно.

Примеры внешних рисков.

1. Несоответствие клиентов.

Когда дело доходит до результатов, всегда существует вероятность несогласованности с заказчиком. В худшем случае это может помешать окончательной приемке какой-либо части или даже всего проекта. Отнеситесь к этому соответствующим образом, обсудив и уточнив даже мельчайшие детали на начальном этапе согласований. Это дополнительная возможность внести ясность в проект и связанные с ним результаты.

2. Доступность местной рабочей силы.

Местная рабочая сила — фактор, которому не придают большого значения на этапе планирования угроз. В зависимости от того, где выполняется работа и какой ее формат, на местном рынке труда может не хватать людей или нет нужного количества квалифицированного персонала. Забастовки рабочих также могут быть проблемой, в зависимости от типа необходимых вам ресурсов.

В подобных случаях проекту, как правило, необходимо «создать» свой собственный пул ресурсов, обеспечив соответствующее обучение и условия, чтобы вся команда могла выполнять порученную им работу.

3. Отсутствие опыта или подготовки.

Когда формируется новая команда, может потребоваться дополнительное обучение. А сотрудникам, работающим продолжительное время на одной позиции, также важно повышать квалификацию. Необходимо подумать об эффективности, графике, риске затрат и стоимости потенциального обучения.

Обучение людей может быть тяжелой работой, когда у вас уже есть полный график выполнения проекта. Подумайте о том, кто возьмет на себя эту ответственность, а также о дополнительном времени и ресурсах, необходимых для того, чтобы мотивировать людей выполнять свои роли в полную силу.

4. Неэффективность, которая увеличивает количество часов и затраты.

Существует несколько типов неэффективности: одновременное ведение нескольких проектов, отсутствия необходимых навыков. При первой проблеме может возникнуть состояние, вызванное переключением задач между разными процессами. Это может привести к тому, что некоторые задачи будут выполняться дольше, чем обычно, из-за многократного запуска и остановки. У членов команды, работающих в режиме многозадачности, снижается продуктивность и эффективность труда, может случиться выгорание.

5. Уход из компании.

Ситуации случаются разные и руководство не может запретить людям увольняться. Однако следует формировать лояльность сотрудников, создавать благоприятную рабочую атмосферу, следить за качественным отдыхом коллектива, чтобы у персонала не возникало желания уволиться.

6. Члены команды, оказывающие негативное влияние на команду и моральный дух.

Могут быть моменты, когда проблемы исходят от самих членов команды. Помните всегда о коллективном благополучии команды. Проводите встречи тет-а-тет, особенно с теми сотрудниками, у которых больше негатива, прислушивайтесь к их мнению, ищите конструктивные решения, удовлетворяющие все заинтересованные стороны. Сплотить коллектив помогают организованные мероприятия, тренинги, совместный отдых.

6 рекомендаций по устранению возможных рисков проекта

Элемент неопределенности присутствует во всех бизнес-процессах, поэтому полноценно гарантировать успех невозможно. Однако всегда следует подстраховываться и снижать угрозы посредством качественного анализа и планирования, чтобы сохранить проект в рабочем состоянии.

1. Определите риски.

Подготовьте и просмотрите список всех возможных рисков, которые могут привести к срыву цели. Убедитесь, что ключевые заинтересованные стороны понимают суть и конечный результат проекта, проведя серию мозговых штурмов. В окончательном отчете по итогам совещаний должны быть указаны все уровни угроз.

2. Расставьте приоритеты.

Поскольку угрозы оказывают различное влияние на работу, выберите и сформулируйте эффективную стратегию смягчения последствий. Разумно структурируйте шкалу и ранжируйте риски, чтобы сконцентрироваться на самой высокой угрозе и спрогнозировать возможные последствия. Отчетность об угрозах также помогает руководителям отслеживать деятельность каждого члена команды, чтобы понимать, какой ресурс работает не в полную силу.

3. Рассмотрите возможность каждой угрозы и ее воздействие.

Каждый риск может способствовать низкому, среднему или высокому воздействию. Как команда, вы можете разработать матрицу вероятностей, которая измеряет угрозы в зависимости от воздействия. Такая матрица поможет в принятии решений относительно вероятности угроз по сравнению с его последствиями для принятия своевременных мер. А еще это хороший инструмент для эффективного мониторинга деятельности команды.

4. Разработайте меры реагирования на риски реализации проекта.

Это поможет предотвратить возникновение потенциальной угрозы или свести к минимуму неблагоприятные последствия, если проблема неизбежна. Также разумно регулярно анализировать и отслеживать угрозы, чтобы не упускать возможности предотвратить потенциальную опасность.

5. Составьте план действий на случай непредвиденных обстоятельств для каждого риска.

В случае возникновения риска команда должна иметь быстрый и надежный план действий на случай непредвиденных обстоятельств. План должен нейтрализовать или предотвратить дальнейший ущерб и предотвратить продолжение кризиса. Вовлеките все заинтересованные стороны в планирование и реализацию плана действий в чрезвычайных ситуациях. Последовательность действий должна быть направлена на то, чтобы ответить на следующие вопросы:

• Что следует сделать, чтобы снизить вероятность риска?
• Что следует сделать для управления риском, если он возникнет?
• Что следует сделать, чтобы эффективно использовать возможности, создаваемые риском?

6. Зарегистрируйте и отслеживайте риски наряду с соответствующими задачами.

Важно регистрировать выявленные угрозы в реестре рисков и хранить их на центральном сервере проекта на протяжении всего процесса. Поскольку за каждой задачей может следить отдельный человек, легко отслеживать каждую потенциальную опасность и разрабатывать ответные меры. Записи также позволяют заинтересованным сторонам сосредоточиться на сложившейся ситуации, касающейся хода реализации проекта.

Риск ― неотъемлемая часть всех бизнес-процессов. Важно найти баланс между затратами на решение угроз и потенциальным ущербом в случае их осуществления. Это возможно благодаря методичному пошаговому анализу. И только после аргументированной оценки угроз можно приступать к выбору стратегии управления: уклонению, передаче, снижению или принятию.

Сопровождение при трудоустройстве для топ-менеджеров

Узнайте, как гарантированно получить работу в крупнейших российских и международных компаниях вместе с TakeMyTime и методикой от успешных руководителей высшего звена

Подробнее

Автор публикации

не в сети 2 года

Татьяна Добрякова

0

Комментарии: 0Публикации: 250Регистрация: 08-02-2022