Тайм-менеджмент позволяет более рационально использовать время. С его помощью можно правильно расставлять приоритеты и оценивать риски, грамотно планировать распорядок дня и пошагово достигать собственных целей.
Однако не всегда получается следовать плану и правильно распределять время, что негативно сказывается на рабочих результатах и эмоциональном состоянии. Происходит это из-за прокрастинации, перфекционизма, лени или неумения организовать себя.
Цейтнот на работе помогает нивелировать такие недостатки. Главное условие его эффективного применения — грамотное использование. Иначе его преимущества быстро превратятся в недостатки.
Что такое цейтнот
Впервые термин «цейтнот» придумали в XX веке в шахматных турнирах. До этого игра проходила без привязки ко времени и не было ничего удивительного в том, что некоторые шахматные партии длились более 10 часов.
Чтобы ускорить игру, придумали и стали активно использовать специальные часы. Один игрок делал ход и нажимал кнопку на часах. Сопернику на обдумывание своего хода оставалось не более шести секунд. Если он не успевал, то через отведенное время на часах Фишера поднимался флажок. Это означало автоматическое поражение тому игроку, который не успел сделать ход.
Удивительный факт. Хоть среднее время игры сократилось в несколько раз, качество игры шахматистов при цейтноте времени и лихорадочной суете мыслей, уменьшилось незначительно.
Позже ученые доказали, что когда человеческий мозг ставят в режим цейтнота, то он за одну и ту же единицу времени начинает работать значительно эффективней.
Позднее этот феномен с успехом стали применять на работе руководители высшего звена и собственники крупных компаний, линейный персонал, а также государственные служащие разного ранга.
Рассмотрим преимущества и недостатки деятельности, ограниченной во времени, чтобы начать правильно внедрять ее в компании и не вредить выполняемым задачам.
Преимущества и недостатки
К положительной стороне работы в цейтноте можно отнести следующее.
1. Рабочий тонус персонала.
Без ограниченного временного ресурса для выполнения одной или нескольких задач большинство людей не могут продуктивно работать. Для такого психотипа сотрудников рамки цейтнота необходимы.
2. Делегирование обязанностей.
Важный пункт для руководителей среднего и высшего звена. Часто управленец в самом начале своей работы пытается всё делать сам, руководствуясь принципом: «Если хочешь, чтобы работа была выполнена максимально качественно, сделай ее сам».
Но по мере карьерного роста управленец начинает понимать, что для дальнейшего развития нужно учиться делегировать полномочия. В первую очередь это касается рутинных и технически понятных дел, которые можно передать подчиненным без вреда итогового качества задачи. Со временем делегируется более сложная работа.
3. Рациональное обновление перечня деловых и личных контактов.
Нахождение в цейтноте на работе приводит к ограниченному свободному времени. Личная жизнь и общение с друзьями, родственниками уходят на второй план. В такой ситуации человек начинает более бережно относиться к нерабочему времени и задумываться о приоритетности встреч: с кем стоит увидеться, а от какого общения лучше отказаться.
Цейтнот помогает делать более рациональный и правильный выбор на работе. Ведь в кратчайшие сроки человеку нужно определиться с направлением бизнеса и обозначить круг партнеров.
С помощью цейтнота можно обратить внимание на самые важные вещи, что-то вовремя изменить в лучшую сторону, исправить, более эффективно распорядиться своим временем. И чем более качественно менеджер начнет использовать этот ценный ресурс, тем больших результатов он достигнет.
4. Приоритетность задач.
Цейтнот позволяет взглянуть на проблему в целом, со стороны. В этот момент можно понять, в какой последовательности необходимо выполнять задачи из длинного списка накопившихся дел. Что стоит сделать в первую очередь, а что можно отложить на следующий день.
5. Выполнение большого количества задач в короткие сроки, которые невозможно сделать в обычном режиме.
Цейтнот рационально применять, когда проект по каким-либо причинам не успевают сдать в срок, а в случае его невыполнения компания понесет большие убытки в виде неустойки и потери репутации. Но важно помнить, что при злоупотреблении жестким цейтнотом, сотрудники могут быстро «выгореть».
Использование цейтнота позволяет эффективно работать в режиме многозадачности, сосредотачиваться на главном, быстрее достигать поставленных целей. Однако применять его нужно крайне осторожно и вдумчиво, предварительно проанализировав рабочую ситуацию, сложность задач, атмосферу в коллективе.
К недостаткам ограниченного рабочего времени относят.
1. Стресс.
Весьма непросто работать на пределе своих ресурсов и возможностей. Неправильное использование цейтнота приводит к моральному и эмоциональному выгоранию. Как следствие, человек вообще может уволиться с прежнего места или закрыть свой бизнес.
Чтобы минимизировать стресс от работы в условиях цейтнота, нужно ставить реальные посильные цели, грамотно планировать график и задачи.
Конечно, бывают ситуации, когда требуется несколько дней подряд работать в авральном режиме. Но если изначально правильно использовать время и силы, то такие неприятные моменты будут случаться крайне редко и без ущерба для здоровья.
2. Усталость хронического характера.
Этот пункт вытекает из предыдущего. Если постоянно ставить цейтноты, которые заставляют долго работать на пределе сил, то рано или поздно наступит состояние хронической усталости.
В такой ситуации менеджеру может понадобиться серьезное и длительное восстановление. Как физического здоровья, так и психоэмоционального. В некоторых особо тяжелых случаях, работник может восстанавливаться до одного года.
Хронической усталости сопутствуют нарушение сна, проблема с лишним весом, эмоциональное выгорание, которое усугубляется нежеланием ходить на работу и качественно выполнять свои обязанности.
У человека в состоянии хронической усталости часто возникают проблемы в семье, так как учащаются скандалы, ссоры с близкими из-за нерешенных рабочих вопросов и неудовлетворением жизненной позицией.
3. Индивидуальные особенности характера.
Не всем людям в равной мере подходит цейтнот на работе. Есть личности, которые более продуктивны, имея ограниченный временной ресурс, а есть люди, у которых производительность уменьшается в подобных условиях.
Цейтноту на работе более подвержены ответственные и дисциплинированные работники, перфекционисты и карьеристы. Опытный руководитель может с точностью определить, какому сотруднику стоит давать жесткий цейтнот по времени исполнения, а какому ― более щадящее временное ограничение.
Действия для эффективного применения
Рассмотрим действенные меры, которые направлены на повышение эффективности применения цейтнота на работе и минимизируют его недостатки.
1. Делить большие задачи на более мелкие.
Чтобы эффективно работать в режиме цейтнота, нужно большие задачи делить на средние, а средние на мелкие. Главное правило ― формировать подзадачи таким образом, чтобы справиться с ними в течение рабочего дня.
Если по времени подзадачи будут занимать больше суток, нужно делить их на более мелкие. Также важно оставлять время на форс-мажорные обстоятельства.
Пример. Руководитель дает работнику задание, которое при нормальных условиях выполняется шесть часов. При восьмичасовом рабочем дне у сотрудника остается два часа на форс-мажор. Этого вполне достаточно. Как показывает практика, что-то всегда идет не по плану.
Чтобы попасть в цейтнот, при составлении плана выполнения мелкой задачи не нужно детально прописывать каждый шаг работника. Должно остаться хоть небольшое поле для его самостоятельной деятельности и ответственности. Это обстоятельство будет дополнительно развивать его как специалиста в своей области.
Составлять план следует с вечера. При таком подходе мозг даже во время отдыха и сна будет подсознательно решать запланированные задачи. На следующий день можно просто подкорректировать вечерний план.
2. Правильно расставлять приоритеты.
Приоритет должен определяться при помощи двух главных критериев:
- доступность ресурсов, которые нужны для выполнения задачи;
- значимость и ценность достижения цели.
Если даже при таких критериях бизнес не развивается, следует выбрать другие цели.
Предпринимателям, руководителям нужно постоянно пересматривать уже существующие цели и вести поиск новых приоритетов, задач. Только при таком подходе можно сохранять конкурентное преимущество компании и эффективно достигать нужного результата.
3. Создавать сотрудникам условия для самомотивации.
Для того, чтобы компания развивалась наиболее результативно, следует создавать работникам условия для самомотивации. Сотрудникам должно быть интересно выполнять свои обязанности, понимать важность и значимость их труда.
Если постоянно контролировать подчиненных и не давать им проявляться, то в какой-то момент их заинтересовать в высокой производительности и достижении целей значительно уменьшится.
Хорошее решение для поднятия личной заинтересованности и мотивации работников ― создание специального корпоративного внутреннего портала. На таком ресурсе все сотрудники смогут обсуждать между собой интересующие их темы: провальные и удачные проекты, собственный опыт, практические советы.
Важная мотивационная информация в режиме реального времени будет доступна всем участникам. Особенно такой внутренний корпоративный портал будет полезен для тех компаний, где большинство сотрудников работают удаленно.
Работа в режиме цейтнота при правильном применении открывает большие возможности для бизнеса. Она помогает вовремя увидеть ошибку, изменить ее, сделать переориентацию. Бизнес в целом становится продуктивным и эффективным, так как сотрудники мобилизуются и получают больше ответственности.
Автор публикации
4.3
