Процессный подход к управлению

Процесс — это деятельность, которая преобразует входящие данные в выходящие, или, если говорить проще, — это любое пошаговое действие, сделанное для того, чтобы прийти к намеченной цели или завершить начатое.

Суть процессного подхода в управлении

Процессный подход к управлению организацией — это метод взглянуть на все операции организации и классифицировать их как частные бизнес-процессы. Причем простого описания недостаточно, необходимо приложить усилия к внедрению каждой отдельной операции в деятельность. Это больше похоже на последовательную цепочку манипуляций, где одно действие переходит в другое.

Схема процессного подхода в менеджменте выглядит так: ВХОД ― ПРОЦЕСС ― ВЫХОД. Описать данную цепочку можно следующим образом.

1. У нас есть потребность или желание сделать что-то — это триггер.

2. Затем нужны некоторые элементы для начала действий — это вход.

3. Далее необходимо работать над тем, что называется процесс или деятельность.

4. После завершения работы наступит конечный результат ― выход.

Такая схема применима не только в бизнесе, но и в реальном мире. Процессный подход можно найти в любой сфере жизни.

Почему нужно использовать процессный менеджмент

Процессный подход гарантирует, что каждый бизнес-процесс обеспечивает результаты для следующего, всегда работая над достижением одной и той же общей задачи. Управляя своей СМК (система менеджмента качества) с использованием процессно-ориентированного подхода, приходит понимание, что каждое действие должно иметь общую цель, которая объединяет их, например, удовлетворенность клиентов.

Еще важно понимать, что все эти операции зависят друг от друга и имеют различные функции процессного подхода в предоставлении того, что нужно клиенту. Как только получится разбить процессы, вы сможете понять, какие области, если таковые имеются, могут быть улучшены в каждом действии.

Специалисты Factor Quality всегда начинают проект с изучения всех рабочих операций, чтобы понять, в чем состоит суть процессного подхода организации. Даже простой опрос поможет им понять, какие действия не так важны для компании, как другие, есть ли единое видение или направление, и, наконец, как вы контролируете эффективность на протяжении всей своей деятельности. Хотя каждый отдел имеет свои собственные операции внутри, они могут не вписываться в систему менеджмента качества, потому что не являются ключом к успеху бизнеса. Опыт специалистов помогает сразу понять наличие ключевых действий для вашей СМК, на которых следует сосредоточиться.

Преимущества использования процессного подхода к организации

1. Ключевые операции, работающие синхронно, в конечном итоге приведут к положительной удовлетворенности клиентов.
2. Если результаты одной работы не будут выполнены хорошо и качественно, это повлияет на последующую деятельность.
3. В деталях каждой операции лежат улучшения, что повышает лояльность клиентов к вашему продукту или услуге.
4. Ожидается, что бизнес будет измерять производительность каждой операции, чтобы убедиться в их эффективности и обеспечить качество изделий или сервиса.

Важно осознавать, что любое действие обязано быть несложным в понимании и реализации для успешного достижения конечной цели.

Процессный подход к управлению в менеджменте имеет еще ряд плюсов в сопоставлении с традиционным функциональным подходом:

Фокусируется на интеграции, согласовании, увязке операций и организационных функций для эффективного достижения запланированных целей и задач.
Позволяет организации сосредоточиться на повышении своей результативности, сделав акцент на конечных продуктах и клиентах.
Способствует последовательной работе благодаря четко выверенным действиям, которые обеспечивают клиентам уверенность в особенностях и способностях компании.
Способствует плавному и прозрачному потоку операций и информации внутри компании.
Рассматривает трудовые манипуляции в качестве ценных активов и обращает внимание на регулярное повышение качества выполняемых действий и их результаты.
Способствует снижению затрат и сокращению времени цикла за счет постоянного совершенствования и эффективного использования ресурсов.
Облегчает вовлечение, расширение прав и возможностей людей, разъяснение их обязанностей, в том числе сводит к минимуму риск потенциальных конфликтов.

Процессный метод на практике ― не про операции, а про результаты и клиентов, но надо учитывать, что потребитель ― это тоже процесс. Потенциальный клиент использует продукт в роли входа для себя. Поэтому каждая операция является одновременно и поставщиком, и клиентом.

Принципы процессного подхода

Руководство основными бизнес-процессами прежде всего представляет собой следующие пункты:

Определение операций, которые больше всего воздействуют на потребителя и общую рентабельность фирмы.
Определение устойчивых результатов успешности этих видов деятельности.
Распределение обязанностей за наблюдением и улучшением каждого процесса.
Соблюдение необходимой процедурной нормативной базы с целью контролирования.
Производительные мероприятия по исключению проблем и других причин, из-за которых возникают пробелы в продуктивности работы.
Объединение процесса с запросами других процедур компании.
Регулирование центральных операций должно служить «верхним уровнем» СМК, что подразумевает под собой создание общей цели и системы действий, трудовых алгоритмов, обучения и т. д. Вместе с тем, решение об операциях и установлении планов по процессам обязаны базироваться на единых бизнес-целях и миссиях по созданию наивысшего качества.

Эффективная реализация данной методики начинается с определения того, как вы будете подбирать, направлять и развивать самые необходимые рабочие процессы, которые воздействуют на ваших покупателей и внутренние задачи администрирования. К этому относится перенос обязанностей на конкретных представителей компании. Коллектив успешно трудятся, когда операции тесно связаны с административной структурой предприятия. Собственники процессов начинают контролировать и улучшать их на ежедневной основе, беря на себя обязанность за их выполнение.

Возможно, тогда одна из первых операций, которую нужно установить, — это руководство важными рабочими моментами организации. Понятие процессного подхода к управлению в таком варианте будет обыгрываться как нельзя кстати.

Важные элементы концепции процессного подхода к управлению для завоевания прогресса в регулировке качества:

1. Установление хода работ для выполнения требуемых решений ― действие должно быть определено и подробно описано с указанием требуемых результатов.
2. Идентификация и количественная оценка входов и выходов ― входы операции будут включать человеческие ресурсы, энергию и материалы, в то время как выходы ― незавершенный продукт и готовый продукт или услугу.
3. Определение взаимодействия с различными организационными функциями ― элементы процесса будут взаимодействовать с различными функциональными областями, и они должны быть идентифицированы, а также количественно определены для эффективной процедуры управления качеством.
4. Оценка потенциальных рисков, результатов и воздействия — это касается того, как действие влияет на клиентов, поставщиков и других заинтересованных сторон на каждом этапе его реализации.
5. Установление ключевой ответственности ― для эффективного планирования и реализации нужно емко установить обязанности, компетенции и сферу охвата для любого человека.
6. Определение ключевых стейкхолдеров ― внутренние и внешние клиенты, контрагенты и другие стейкхолдеры, которые являются участниками процесса и его реализации.
7. Ресурсы процесса ― при создании процессного подхода требуется учитывать различные элементы, включая многочисленные этапы, задачи, потоки, тактику руководства, условия к обучению, инструменты, подходы, данные, материалы и различные средства, которые позволят эффективно реализовать операцию.

Грамотное использование вышеперечисленных фундаментальных принципов обеспечивает результативность достижения целей.

Как применить процессный подход в вашей компании

Создание СМК (системы менеджмента качества) с использованием положений ИСО 9001:2015 и цикла Деминга в виде базы позволит каждой организации идентифицировать и интегрировать связующие процессы в процессном подходе, требуемые для приобретения удовлетворенности клиентов, использовать риск-ориентированное мышление для регулярного отслеживания рисков и возможностей, управления процессами вашей системы менеджмента.

Требования к системе менеджмента делятся на четыре последовательных этапа:
Планировать. Создайте цели и действия, требуемые для приобретения итогов, опираясь на ТЗ заказчиков и организационной политикой. Это часто реализуется с использованием заявленных целей, трудовых документов и операций, необходимых для последовательного вывода процесса.
Делать. Обеспечьте доступность средств и материалов, требуемых для поддержания функционирования и мониторинга ваших действий. Данная манипуляция должна быть сделана с помощью управленческого анализа или других методов, определяющих потребности в ресурсах.
Проверять. Мониторинг, измерение и анализ производительности процессов и продуктов в соответствии с политикой, целями и требованиями, а также отчет о результатах. Используемые методы и сроки проведения такого анализа должны основываться на приоритетах, установленных организацией.
Действовать. Осуществлять деятельность, требуемую для приобретения рассчитанных показателей и ежедневного улучшения этих манипуляций. Аудиторы ожидают увидеть доказательства того, что корректирующие действия предпринимаются, когда измеримые цели и показатели эффективности опускаются ниже целевого или заранее определенного уровня действий.

Как применить процессный подход в вашей компании

Процессный подход относится к одному из основных направлений менеджмента и играет жизненно важную роль для любой компании, стремящейся к постоянному совершенствованию. Чтобы обеспечить наилучшие результаты от различных процессов, каждый из вышеперечисленных шагов должен быть реализован в вашей стратегии управления качеством.